Cách xem lịch hẹn trong ngày qua email trước khi ra khỏi nhà

Daniela là chuyên gia dinh dưỡng và có phòng khám ở Zitácuaro. Khách đặt lịch hẹn qua trang web của cô, nên mỗi sáng, trước khi ra khỏi nhà, cô đều mở bảng điều khiển để xem lịch trình. Một thứ Hai, cô mở nó ngay trên xe, khi đang chờ đèn đỏ, và không để ý rằng một bệnh nhân hẹn lúc 9:00 vẫn chưa xác nhận. Cô đến lúc 8:50, bệnh nhân đó không bao giờ xuất hiện, và giờ hẹn đó mất trắng.

Không có gì bị hỏng cả. Lịch hẹn vẫn nằm trong sổ của cô, điều duy nhất còn thiếu là có ai đó báo cho cô lúc 7:00 mà không cần cô phải tự đi tìm. Đó chính là lịch hẹn trong ngày gửi qua email, và trên Proyecta tính năng này đã có sẵn.

Lịch hẹn trong ngày gửi qua email là gì?

Đây là một email gửi đến bạn một lần mỗi ngày, liệt kê các lịch hẹn của hôm nay theo thứ tự giờ. Trên Proyecta, email này có tên Lịch hẹn hôm nay của bạn và được gửi đến địa chỉ email của chủ doanh nghiệp — chính là nơi bạn vẫn nhận các thông báo về lịch hẹn mới.

Bạn không cần mở bảng điều khiển hay nhớ phải kiểm tra gì cả. Bạn đọc nó trên điện thoại trong lúc ăn sáng, và vậy là biết ngay hôm nay sẽ diễn ra thế nào.

Email này có gì?

Mỗi lịch hẹn là một dòng, và dòng đó có đủ thông tin để bạn quyết định điều gì đó trước khi ra khỏi nhà:

Giờ hẹn, hoặc «Cả ngày» nếu không có giờ cố định.
Tên khách hàng. Nếu khách không để lại tên, sẽ hiện «Khách không có tên».
Dịch vụ, và nếu có nhiều hơn một người đến, sẽ ghi rõ có bao nhiêu người. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, cũng ghi rõ là chi nhánh nào.
«Chờ xác nhận», khi lịch hẹn vẫn đang chờ bạn xác nhận.
Tình trạng thanh toán: Đã thanh toán, Đã đặt cọc, Chưa thanh toán, Thanh toán tại nơi, Gói dịch vụ hoặc Thành viên.

Phía dưới có một nút, Mở lịch hẹn của tôi, đưa bạn đến thẳng lịch hẹn. Nếu bạn có nhiều lịch, chẳng hạn một lịch cho mỗi nhân viên, các lịch hẹn sẽ được nhóm lại theo tên của từng người. Nếu bạn chỉ có một lịch, sẽ không có tiêu đề nhóm.

Dòng chủ đề của email đã cho bạn biết điều quan trọng nhất mà không cần mở ra: «Tu agenda de hoy en Consultorio Daniela: 4 citas».

Email đến vào lúc nào, và khi nào thì không đến?

Theo mặc định, email đến vào 7:00 sáng, theo giờ của doanh nghiệp bạn. Nếu hệ thống gặp trục trặc vào giờ đó, nó vẫn gửi trong ba giờ tiếp theo, nhưng không trễ hơn: một lịch hẹn hôm nay gửi vào bốn giờ chiều thì chẳng còn ích gì, nên sẽ không được gửi.

Và nó chỉ đến vào những ngày bạn có lịch hẹn. Một ngày Chủ nhật không ai đặt lịch, bạn sẽ không nhận một email trống nói «hôm nay bạn không có gì». Không có lịch hẹn, không có email.

Email cũng không gửi hai lần trong cùng một ngày. Dù hệ thống có khởi động lại, bản tóm tắt của hôm nay vẫn chỉ được gửi một lần duy nhất.

Làm sao để bật hoặc tắt?

Tính năng này đã được bật sẵn. Để tắt, vào Agenda, rồi Ajustes, và trong «Avisos para ti» có công tắc Resumen diario de tu agenda, kèm giờ gửi bên cạnh. Chính email đó cũng có hướng dẫn tắt tính năng ở phần cuối.

Ngay tại đó bạn cũng thấy các thông báo đang được gửi đến địa chỉ email nào. Nếu hệ thống báo rằng bạn chưa có email, các thông báo sẽ không đến được, và bạn nên khắc phục trước khi mong chờ bản tóm tắt vào thứ Hai.

Điều gì đã thay đổi tại phòng khám của Daniela?

Ba điều, không điều nào phức tạp.

Điều đầu tiên: «Chờ xác nhận» không còn lọt khỏi tầm mắt của cô nữa. Email thứ Hai đánh dấu lịch hẹn lúc 9:00 ngay từ 7:00 sáng, và vào giờ đó cô nhắn WhatsApp cho bệnh nhân để hỏi xem có đến không. Bệnh nhân trả lời là không đến được, và Daniela nhường giờ đó cho người khác.

Điều thứ hai: cô biết ai đã thanh toán. Buổi khám đầu tiên yêu cầu đặt cọc, và trong email cô thấy «Đã đặt cọc» bên cạnh tên khách. Các buổi tái khám thì ghi «Thanh toán tại nơi», nên cô đã biết sẵn phải thu tiền gì vào cuối buổi.

Điều thứ ba là điều Daniela không ngờ tới: trợ lý của cô, Irma, cũng nhận được email này, vì cô được đăng ký là quản trị viên của trang web. Cả hai đến phòng khám với cùng thông tin, mà Daniela không cần phải gửi lịch hẹn qua tin nhắn cho Irma nữa.

Tính năng này có thay thế việc kiểm tra lịch hẹn không?

Không. Đây chỉ là một bức ảnh chụp tại thời điểm 7:00 sáng. Nếu có ai đặt lịch lúc 11:00 hoặc hủy lịch lúc 10:00, email của hôm nay sẽ không biết điều đó; để nắm được những việc này, đã có thông báo riêng cho từng lượt đặt và từng lượt hủy, gửi đến ngay khi xảy ra. Bản tóm tắt chỉ giúp bạn bắt đầu ngày mới. Còn với những gì diễn ra trong ngày, lịch hẹn của bạn vẫn là nơi quyết định cuối cùng.

Nếu bạn có nhiều lịch hẹn, email sẽ liệt kê 80 lịch hẹn đầu tiên và ở cuối cho bạn biết còn bao nhiêu nữa trong lịch của bạn («Và còn 4 lịch hẹn nữa trong lịch của bạn»).

Làm sao để áp dụng tính năng này cho doanh nghiệp của tôi?

Hãy mô tả doanh nghiệp của bạn trên Proyecta bằng chính lời của bạn. Chẳng hạn như: “một trang web cho phòng khám dinh dưỡng của tôi ở Zitácuaro, có dịch vụ và giá cả, đặt lịch hẹn trực tuyến với đặt cọc cho buổi khám đầu tiên và nút WhatsApp”.

Khi trang web của bạn đã được xuất bản và tính năng đặt lịch đã được kích hoạt, bản tóm tắt lúc 7:00 sáng đã sẵn sàng hoạt động. Ngày mai, khi đã có lịch hẹn đầu tiên, hãy kiểm tra email trước khi mở bất cứ thứ gì khác. Bắt đầu tại proyecta.dev.