Як бачити розклад дня у своїй електронній пошті, ще не виходячи з дому

Даніела — нутриціологиня, і її кабінет знаходиться в Сітакуаро. Записи до неї бронюють через сайт, тож щоранку, перед виходом, вона відкривала панель, щоб подивитися, що в неї сьогодні. Одного понеділка вона відкрила її вже в машині, на світлофорі, і не помітила, що пацієнтка на 9:00 так і не підтвердила запис. Вона приїхала о 8:50, пацієнтка не з’явилась — і той час пропав даремно.

Нічого не було зламано. Запис був у розкладі, не вистачало лише того, щоб хтось сказав їй про це о 7:00, без потреби самій йти й шукати. Це і є розклад дня поштою, і в Proyecta він вже готовий.

Що таке розклад дня поштою?

Це лист, який приходить раз на день із сьогоднішніми записами, впорядкованими за часом. У Proyecta він називається Твій розклад на сьогодні, і ти отримуєш його на пошту власника бізнесу — ту саму, куди вже приходять сповіщення про нові бронювання.

Тобі не треба відкривати панель чи пам’ятати, що щось перевірити. Читаєш це на телефоні за завтраком — і вже знаєш, яким буде день.

Що містить лист?

Кожен запис — це окремий рядок, і в ньому є все, що потрібно, щоб щось вирішити ще до виходу з дому:

Час запису, або «Весь день», якщо фіксованого часу немає.
Ім’я клієнта. Якщо людина не залишила ім’я, буде написано «Клієнт без імені».
Послуга, а якщо людей більше однієї — скільки саме. Якщо твій бізнес має кілька філій, також вказано яку.
«На підтвердження» — коли запис досі чекає твого підтвердження.
Стан оплати: Оплачено, Передоплата внесена, Очікує оплати, Оплата в салоні, Пакет або Абонемент.

Внизу є кнопка Відкрити мій розклад, яка веде прямо до твого розкладу. Якщо в тебе кілька календарів, наприклад один на кожного фахівця, записи групуються під іменем кожного з них. Якщо календар один, заголовки не додаються.

Тема листа вже повідомляє головне, навіть не відкриваючи його: «Твій розклад на сьогодні в Consultorio Daniela: 4 записи».

О котрій годині приходить і коли не приходить?

За замовчуванням він приходить о 7:00 ранку за часом твого бізнесу. Якщо система дала збій саме о цій годині, лист усе одно надійде протягом наступних трьох годин, але не пізніше: розклад на сьогодні, що приходить о четвертій дня, вже марний, тож він не відправляється.

І приходить тільки в ті дні, коли є записи. У неділю без жодного запису ти не отримаєш порожнього листа зі словами «сьогодні записів немає». Якщо записів немає — немає й листа.

Також він не приходить двічі за один день. Навіть якщо система перезапуститься, сьогоднішній підсумок надсилається лише один раз.

Як його увімкнути чи вимкнути?

Він увімкнений за замовчуванням. Щоб вимкнути, заходиш у Розклад, далі в Налаштування, і в розділі «Сповіщення для тебе» є перемикач Щоденний підсумок розкладу, а поруч — година, о якій він приходить. У самому листі в кінці теж є інструкція, як його вимкнути.

Там же видно, на яку пошту приходять твої сповіщення. Якщо написано, що пошта не вказана, сповіщення не надходять, і варто це виправити ще до понеділка, коли мав прийти підсумок.

Що змінилося в кабінеті Даніели?

Три речі, і жодна складна.

Перше: «На підтвердження» вже не проходить непоміченим. Листа в понеділок позначає запис на 9:00 вже з 7:00 ранку, і саме о цій годині вона пише пацієнтці у WhatsApp, щоб спитати, чи та справді прийде. Пацієнтка відповідає, що не може, і Даніела пропонує цей час іншій людині.

Друге: вона знає, хто вже заплатив. Її первинна консультація вимагає передоплати, і в листі видно «Передоплата внесена» біля імені. Повторні консультації позначені «Оплата в салоні», тож вона вже знає, що отримати наприкінці.

Третє — те, чого Даніела не очікувала: лист отримує й її асистентка Ірма, бо вона зареєстрована як адміністраторка сторінки. Обидві приходять до кабінету, знаючи одне й те саме, без того, щоб Даніела надсилала їй розклад повідомленням.

Чи це замінює перевірку мого розкладу?

Ні. Це знімок стану на 7:00 ранку. Якщо хтось забронює час на 11:00 чи скасує на 10:00, сьогоднішній лист про це не знає; для цього є окремі сповіщення про кожне бронювання та скасування, які приходять одразу, у момент події. Підсумок потрібен, щоб почати день. А для всього, що трапляється протягом дня, головним залишається твій розклад.

Якщо записів багато, лист показує перші 80 і в кінці повідомляє, скільки ще є в розкладі («І ще 4 записи в твоєму розкладі»).

Як налаштувати це для свого бізнесу?

Опиши свій бізнес у Proyecta своїми словами. Наприклад: “сторінка для мого кабінету нутриціології в Сітакуаро, з моїми послугами й цінами, онлайн-записом з передоплатою за першу консультацію і кнопкою WhatsApp”.

Коли твою сторінку опубліковано й записи увімкнено, підсумок о 7:00 вже працює. Завтра, коли з’явиться твій перший запис, перевір пошту раніше, ніж відкриєш щось інше. Почни на proyecta.dev.