घर से निकलने से पहले अपने ईमेल में दिन की अपॉइंटमेंट्स कैसे देखें

डेनिएला न्यूट्रिशनिस्ट हैं और ज़िताक्वारो में उनका क्लिनिक है। उनकी अपॉइंटमेंट्स लोग उनकी वेबसाइट से बुक करते हैं, इसलिए हर सुबह, निकलने से पहले, वह पैनल खोलकर देखती थीं कि दिन में क्या है। एक सोमवार उन्होंने इसे गाड़ी में, रेड लाइट पर खोला, और यह नहीं देखा कि 9:00 बजे की एक मरीज़ अभी भी अनकन्फर्म्ड थी। वह 8:50 बजे पहुंचीं, मरीज़ कभी नहीं आई और वह समय बर्बाद हो गया।

कुछ भी खराब नहीं था। अपॉइंटमेंट उनके शेड्यूल में थी, बस इतना चाहिए था कि कोई उन्हें सुबह 7:00 बजे यह बता दे, बिना उन्हें खुद जाकर देखना पड़े। यही है दिन की अपॉइंटमेंट्स वाला ईमेल, और Proyecta में यह पहले से तैयार है।

ईमेल में दिन की अपॉइंटमेंट्स क्या है?

यह एक ईमेल है जो आपको दिन में एक बार आता है, आज की अपॉइंटमेंट्स के साथ, समय के हिसाब से क्रम में। Proyecta में इसे आज का आपका शेड्यूल कहते हैं और यह आपके बिज़नेस के मालिक वाले ईमेल पर आता है, जहां नई बुकिंग के नोटिफिकेशन भी पहले से आते हैं।

आपको पैनल खोलने या कुछ चेक करना याद रखने की ज़रूरत नहीं है। इसे अपने मोबाइल पर नाश्ता करते हुए पढ़ लें, और आपको पता चल जाएगा कि दिन कैसा रहने वाला है।

ईमेल में क्या होता है?

हर अपॉइंटमेंट एक लाइन है, और उस लाइन में वह सब है जो आपको निकलने से पहले कोई फ़ैसला लेने के लिए चाहिए:

1. अपॉइंटमेंट का समय, या «पूरे दिन» अगर कोई तय समय नहीं है।
2. ग्राहक का नाम। अगर व्यक्ति ने अपना नाम नहीं दिया, तो «बिना नाम का ग्राहक» लिखा आता है।
3. सेवा, और अगर एक से ज़्यादा लोग आ रहे हैं, तो कितने। अगर आपके बिज़नेस की कई शाखाएं हैं, तो कौन सी शाखा भी।
4. «कन्फर्म करना बाकी», जब अपॉइंटमेंट अभी भी आपके कन्फर्मेशन का इंतज़ार कर रही हो।
5. पेमेंट की स्थिति: पेड, एडवांस पेड, पेमेंट बाकी, बिज़नेस में पे करेगा, पैकेज या मेंबरशिप।

नीचे एक बटन है, मेरा शेड्यूल खोलें, जो आपको सीधे आपके शेड्यूल पर ले जाता है। अगर आपके पास कई कैलेंडर हैं, जैसे हर प्रोफेशनल के लिए एक, तो अपॉइंटमेंट्स हर एक के नाम के नीचे समूह में दिखती हैं। अगर आपके पास सिर्फ एक है, तो कोई हेडिंग नहीं दिखती।

ईमेल का सब्जेक्ट बिना खोले ही सबसे ज़रूरी बात बता देता है: «Consultorio Daniela में आज का शेड्यूल: 4 अपॉइंटमेंट्स»।

यह किस समय आता है और कब नहीं आता?

डिफ़ॉल्ट रूप से यह सुबह 7:00 बजे आता है, आपके बिज़नेस के समय के हिसाब से। अगर सिस्टम में उस समय कोई दिक्कत आई, तो यह अगले तीन घंटों के भीतर भी भेज दिया जाता है, लेकिन उससे देर में नहीं: दोपहर चार बजे आज का शेड्यूल किसी काम का नहीं है, इसलिए वह भेजा ही नहीं जाता।

और यह सिर्फ उन दिनों आता है जब आपकी कोई अपॉइंटमेंट हो। जिस रविवार कोई अपॉइंटमेंट न हो, उस दिन आपको «आज आपका कुछ नहीं है» कहने वाला खाली ईमेल नहीं मिलता। अगर अपॉइंटमेंट नहीं है, तो ईमेल भी नहीं है।

यह आपको एक ही दिन में दो बार भी नहीं आता। सिस्टम रीस्टार्ट हो जाए तो भी, आज का सारांश सिर्फ एक बार भेजा जाता है।

इसे ऑन या ऑफ कैसे करें?

यह पहले से ऑन है। इसे बंद करने के लिए शेड्यूल में जाएं, फिर सेटिंग्स में, और «आपके लिए नोटिफिकेशन» में आपको आपके शेड्यूल का डेली समरी वाला स्विच मिलेगा, साथ में उस समय के साथ जिस पर यह आता है। इसी ईमेल के आखिर में इसे बंद करने की जानकारी भी दी होती है।

वहीं आपको यह भी दिखता है कि आपके नोटिफिकेशन किस ईमेल पर आ रहे हैं। अगर वहां लिखा है कि आपका ईमेल मिसिंग है, तो नोटिफिकेशन आपके पास नहीं पहुंचेंगे, और सोमवार के समरी का इंतज़ार करने से पहले इसे ठीक कर लेना बेहतर है।

डेनिएला के क्लिनिक में क्या बदला?

तीन चीज़ें, कोई भी मुश्किल नहीं।

पहली: «कन्फर्म करना बाकी» अब उनसे छूटता नहीं। सोमवार का ईमेल 9:00 बजे की अपॉइंटमेंट को सुबह 7:00 बजे से ही मार्क कर देता है, और उस समय वह मरीज़ को WhatsApp पर लिखकर पूछती हैं कि क्या वह आ रही है। मरीज़ जवाब देती है कि वह नहीं आ सकती, और डेनिएला उस समय किसी और को ऑफर कर देती हैं।

दूसरी: उन्हें पता रहता है कि किसने पहले ही पे कर दिया है। उनकी पहली बार वाली कंसल्टेशन में एडवांस मांगा जाता है, और ईमेल में नाम के साथ «एडवांस पेड» दिखता है। फॉलो-अप वालों में «बिज़नेस में पे करेगा» लिखा आता है, तो उन्हें पहले से पता रहता है कि आखिर में क्या चार्ज करना है।

तीसरी वह है जिसकी डेनिएला को उम्मीद नहीं थी: उनकी असिस्टेंट इरमा को भी यह ईमेल मिलता है, क्योंकि वह वेबसाइट की एडमिनिस्ट्रेटर के तौर पर जुड़ी हुई हैं। दोनों एक ही जानकारी के साथ क्लिनिक पहुंचती हैं, बिना डेनिएला को शेड्यूल मैसेज में भेजे।

क्या यह मेरी शेड्यूल चेक करने की जगह ले लेता है?

नहीं। यह सुबह 7:00 बजे की एक तस्वीर है। अगर कोई 11:00 बजे बुकिंग करता है या 10:00 बजे कैंसिल करता है, तो आज का ईमेल इसे नहीं जानता; इसके लिए हर बुकिंग और हर कैंसिलेशन के अलग नोटिफिकेशन हैं, जो उसी समय अलग से आते हैं। समरी दिन शुरू करने के लिए है। दिन के दौरान जो होता है, उसके लिए आपका शेड्यूल ही आख़िरी सच है।

अगर आपकी बहुत सारी अपॉइंटमेंट्स हैं, तो ईमेल पहली 80 दिखाता है और आखिर में बताता है कि आपके शेड्यूल में और कितनी हैं («और आपके शेड्यूल में 4 अपॉइंटमेंट्स और हैं»)।

अपने बिज़नेस में इसे कैसे शुरू करूं?

Proyecta में अपने बिज़नेस को अपने शब्दों में बताएं। कुछ ऐसा: “ज़िताक्वारो में मेरे न्यूट्रिशन क्लिनिक के लिए एक वेबसाइट, मेरी सेवाओं और कीमतों के साथ, पहली कंसल्टेशन के लिए एडवांस के साथ ऑनलाइन अपॉइंटमेंट्स, और WhatsApp बटन”।

आपकी वेबसाइट पब्लिश होने और अपॉइंटमेंट्स ऑन होने के साथ, सुबह 7:00 बजे वाला समरी पहले से ऑन आता है। कल, जब आपकी पहली अपॉइंटमेंट शेड्यूल हो जाए, तो कुछ और खोलने से पहले अपना ईमेल चेक करें। proyecta.dev से शुरू करें।