Jak zobaczyć harmonogram dnia w mailu, zanim wyjdziesz z domu

Daniela jest dietetyczką i prowadzi swój gabinet w Zitácuaro. Jej wizyty rezerwują klienci przez stronę, więc każdego ranka, przed wyjściem z domu, otwierała panel, żeby sprawdzić, co ją czeka. W jeden poniedziałek otworzyła go już w samochodzie, na światłach, i nie zauważyła, że pacjentka na 9:00 wciąż nie potwierdziła wizyty. Dotarła na miejsce o 8:50, pacjentka się nie zjawiła i ten termin przepadł.

Nic nie było zepsute. Wizyta była w jej kalendarzu, brakowało tylko tego, żeby ktoś jej o tym powiedział o 7:00, bez konieczności samodzielnego sprawdzania. To właśnie jest harmonogram dnia wysyłany mailem, a w Proyecta jest już gotowy.

Co to jest harmonogram dnia na mail?

To mail, który przychodzi raz dziennie z wizytami zaplanowanymi na dziś, ułożonymi według godziny. W Proyecta nazywa się Twój harmonogram na dziś i trafia na adres mailowy właściciela firmy — ten sam, na który już przychodzą powiadomienia o nowych rezerwacjach.

Nie musisz otwierać panelu ani pamiętać, żeby coś sprawdzić. Czytasz go na telefonie przy śniadaniu i już wiesz, jak wygląda dzień.

Co zawiera ten mail?

Każda wizyta to jeden wiersz, a w nim wszystko, czego potrzebujesz, żeby coś zdecydować, zanim wyjdziesz z domu:

1. Godzina wizyty albo «Cały dzień», jeśli nie ma ustalonej godziny.
2. Imię klienta. Jeśli osoba nie podała imienia, pojawia się «Klient bez imienia».
3. Usługa, a jeśli przychodzi więcej niż jedna osoba — ile ich jest. Jeśli Twoja firma ma kilka lokali, również który z nich.
4. «Do potwierdzenia», kiedy wizyta wciąż czeka na Twoje potwierdzenie.
5. Status płatności: Zapłacono, Zaliczka zapłacona, Płatność w toku, Płatność na miejscu, Pakiet lub Karnet.

Na dole jest przycisk Otwórz mój kalendarz, który przenosi Cię prosto do Twojego kalendarza. Jeśli masz kilka kalendarzy, na przykład jeden dla każdego specjalisty, wizyty są pogrupowane pod nazwą każdego z nich. Jeśli masz tylko jeden, nagłówki się nie pojawiają.

Temat maila mówi najważniejsze jeszcze zanim go otworzysz: «Twój harmonogram na dziś w Consultorio Daniela: 4 wizyty».

O której przychodzi i kiedy nie przychodzi?

Domyślnie przychodzi o 7:00 rano, w czasie Twojej firmy. Jeśli system miał w tym momencie jakiś problem, mail i tak zostanie wysłany w ciągu kolejnych trzech godzin, ale nie później: harmonogram dnia wysłany o czwartej po południu nie ma już sensu, więc po tym czasie się go nie wysyła.

I przychodzi tylko w dniach, w których masz wizyty. W niedzielę, kiedy nikt się nie zapisał, nie dostajesz pustego maila z informacją «dziś nic nie masz». Jeśli nie ma wizyt, nie ma maila.

Nie przychodzi też dwa razy tego samego dnia. Nawet jeśli system się zresetuje, dzisiejsze podsumowanie zostaje wysłane tylko raz.

Jak go włączyć albo wyłączyć?

Jest włączony domyślnie. Aby go wyłączyć, wejdź w Kalendarz, potem w Ustawienia, a w sekcji «Powiadomienia dla Ciebie» znajdziesz przełącznik Dzienne podsumowanie kalendarza, z godziną wysyłki podaną z boku. Na końcu samego maila też znajduje się instrukcja, jak go wyłączyć.

W tym samym miejscu widzisz, na jaki adres mailowy trafiają Twoje powiadomienia. Jeśli widzisz informację, że brakuje Twojego maila, powiadomienia do Ciebie nie docierają — warto to naprawić, zanim zaczniesz czekać na poniedziałkowe podsumowanie.

Co się zmieniło w gabinecie Danieli?

Trzy rzeczy, żadna skomplikowana.

Pierwsza: etykieta «Do potwierdzenia» już jej nie umyka. Poniedziałkowy mail oznacza wizytę na 9:00 już od 7:00, a o tej właśnie godzinie Daniela pisze do pacjentki na WhatsApp, żeby zapytać, czy na pewno przyjdzie. Pacjentka odpowiada, że nie może, a Daniela proponuje ten termin komuś innemu.

Druga: wie, kto już zapłacił. Jej pierwsza konsultacja wymaga zaliczki, a w mailu widzi «Zaliczka zapłacona» przy imieniu. Przy wizytach kontrolnych widnieje «Płatność na miejscu», więc od razu wie, co jeszcze trzeba rozliczyć na końcu.

Trzecia to ta, której Daniela się nie spodziewała: jej asystentka Irma dostaje ten mail też, bo jest zarejestrowana jako administratorka strony. Obie docierają do gabinetu, znając to samo, bez tego, żeby Daniela musiała przesyłać jej harmonogram w wiadomości.

Czy to zastępuje sprawdzanie kalendarza?

Nie. To zdjęcie sytuacji z 7:00 rano. Jeśli ktoś zarezerwuje wizytę o 11:00 albo odwoła ją o 10:00, dzisiejszy mail o tym nie wie — od tego są osobne powiadomienia o każdej rezerwacji i każdym odwołaniu, które przychodzą na bieżąco. Podsumowanie służy do tego, żeby dobrze zacząć dzień. A to, co dzieje się w jego trakcie, wciąż pokazuje Twój kalendarz.

Jeśli masz dużo wizyt, mail wypisuje pierwsze 80, a na końcu informuje, ile jeszcze masz w kalendarzu («I jeszcze 4 wizyty w Twoim kalendarzu»).

Jak to uruchomić w mojej firmie?

Opisz swoją firmę w Proyecta własnymi słowami. Na przykład tak: „strona dla mojego gabinetu dietetycznego w Zitácuaro, z moimi usługami i cenami, wizytami online z zaliczką za pierwszą konsultację i przyciskiem WhatsApp”.

Kiedy Twoja strona jest opublikowana i masz włączone wizyty, podsumowanie o 7:00 jest już aktywne. Jutro, gdy zapisana zostanie Twoja pierwsza wizyta, sprawdź mail, zanim otworzysz coś innego. Zacznij na proyecta.dev.