יומן תורים לספא שאומר לך מי מטפלת ואם נשארה קבינה

לוולריה יש דיי ספא בפלאיה דל קרמן עם שתי קבינות ושלוש מטפלות שעושות עיסויים: היא עצמה, סיטלאלי ואבריל. עד שבוע הפסחא, יומן התורים של הספא שלה היה פנקס בכניסה.

בשבת חג הפסחא היא רשמה עיסוי מרגיע עם סיטלאלי לשעה 11:00 ואבנים חמות עם אבריל לאותה שעה. באמצע הטיפול, בוואטסאפ, היא אמרה כן לתיירת שרצתה טיפול פנים איתה - גם ב-11:00. בשעה 11:05 היו שלוש לקוחות בחלוקים ושתי קבינות בלבד, ואחת מהן המתינה ארבעים דקות בכניסה. לכל מטפלת היה התור שלה מסודר, אבל אף אחת לא עקבה אחרי מספר הקבינות הפנויות.

מה זה יומן תורים לספא?

יומן תורים לספא הוא יומן הקביעות שעוקב אחרי הלוח זמנים של כל מטפלת, וכשהצוות משתף קבינות - גם אחרי כמה מהן פנויות בכל שעה. כך הלקוחה שלך קובעת תור עם מי שהיא רוצה, ואף אחד לא קובע לה שעה שאין בה איפה לטפל בה. אם משווים בין תוכנות לספא, כדאי לשאול קודם כול על שתי הספירות האלה.

ב-Proyecta זה חלק אג’נדה בפאנל שלך, אותו מקום שממנו מגיעים התורים שנקבעים בעמוד שלך. כל מי שמוסיפים בצוות מקבלת יומן תורים משלה עם שעות הפעילות של העסק, ובשעות פעילות מתאימים את השעות של כל אחת: אבריל, למשל, לא עובדת בימי שני.

איך רואים מי מטפלת בכל שעה?

ביומן, שהוא המקום שבו נפתחת האג’נדה. תצוגת יום מציגה עמודה לכל מטפלת, וכל תור הוא בלוק עם שם הלקוחה והשירות. מוצגות רק שעות הפעילות שלך, בלי שעות הבוקר המוקדמות ובלי הלילה.

במחשב, ליומן יש ארבע תצוגות: יום; שבוע, שמציגה מטפלת אחת; צוות, עם המטפלות בטור ושבעת הימים לרוחב; וחודש, עם מספר התורים שיש בכל יום. בתצוגת יום, הכפתור הכול ▾ נותן לסמן את מי לראות: ביום שני שאבריל לא מגיעה, מסירים אותה. בשעון שבפינה, הצג תורים בכל: מחלק כל שעה לשורות של 30 או של 15 דקות. בנייד יש יום וחודש, עם אותו הכול ▾.

מה המשמעות של הצבע של כל תור?

תור עם רקע צבעוני הוא תור מאושר. עם מסגרת מקווקוות ובלי רקע הוא בהמתנה: השעה שמורה בזמן שמגיע התשלום המקוון. כשמסמנים הגיעה הוא מתכהה לאפור עם סימן וי, ואם מסמנים לא הגיעה הוא מסומן בקו חוצה. תורים מבוטלים לא מופיעים, אלא אם מפעילים הצג תורים מבוטלים בתפריט שלוש הנקודות.

הסימון הכספי מופיע בסימן קטן לצד השם: סימן פסו הוא שולם, מטבעות הם מקדמה שולמה, ושעון חול הוא תשלום בהמתנה.

האם הלקוחה שלך יכולה לבחור את המטפלת שלה?

כן. כשיש שתי מטפלות או יותר שנותנות את השירות שהיא בחרה, העמוד שלך שואל אותה עם מי?, קודם עם כל אחת ואז עם כל מטפלת, התמונה והשם שלה. אם היא בוחרת בסיטלאלי, היא רואה את השעות של סיטלאלי. אם היא משאירה כל אחת, היא רואה את השעות שבהן לפחות אחת פנויה, התור ניתן למי שפנויה הראשונה, ובאישור כתוב עם מי יצא לה.

בפלאיה דל קרמן הרבה לקוחות מגיעות פעם בשנה וחוזרות שואלות על “זאת שעושה את האבנים החמות”. עכשיו הן מחפשות אותה בשמה.

מה שכל אחת נותנת מסומן בשעות פעילות, בשירותים שמטפלת של כל אחת. אבריל לא עושה טיפולי פנים, אז וולריה הסירה לה את הסימון הזה, וכיום בטיפול הפנים מופיעות רק היא וסיטלאלי.

איך היומן עוקב אחרי הקבינות?

עם מרחב שהצוות שלך משתף. וולריה תיארה את הספא שלה עם שלוש מטפלות ושתי קבינות, והיומן שלה שומר את הקבינות כמרחב עם תפוסה של 2: כל תור תופס מקום אחד, לא משנה מי מטפלת, וכשהשניים תפוסים, השעה מפסיקה להיות מוצעת בעמוד שלה עם כל השלוש. כדי לדעת אם היומן שלך עושה את זה, אפשר להיכנס לשעות פעילות. אם רואים חללים משותפים לצוות עם תפוסה: תורים במקביל, זה קיים, ואת המספר הזה אפשר לשנות.

ביום ובשבוע, השעה בלי קבינה מסומנת ברצועה מקווקוות עם שם המרחב ו”אין מקום”. כך מבינים למה אף אחת לא יכולה לקבוע תור ב-11:00 עם אבריל, אפילו שהעמודה שלה נראית ריקה.

הקבינה נשארת תפוסה גם במשך ההכנה אחרי שקובעים לכל שירות במשך זמן לפי שירות, בין 5 ל-60 דקות, כדי להחליף סדינים, לאוורר ולהנמיך את האור. הלקוחה שלך לא רואה אותה בתור שלה, ואף אחת לא יכולה לקבוע תור בתוכה.

האם היומן אומר לך לאיזו קבינה הולכת כל לקוחה?

לא. הוא סופר כמה קבינות תפוסות, אבל לא איזו קבינה מיועדת לכל אחת; את הסידור הזה עדיין עושים בכניסה, באופן ידני. הוא גם לא מציג את הרצועה בתצוגת צוות או חודש.

המרחב נבנה כש-Proyecta מכינה את היומן שלך לפי מה שתיארת: משעות פעילות אפשר לשנות את התפוסה שלו, אבל לא להוסיף מרחב חדש. ואם רוצים לתת לכל קבינה יומן משלה (עם אג’נדה חדשה, מסוג מרחב), כל תור יתפוס יומן אחד בלבד - של המטפלת או של הקבינה, לא של שניהם.

איך רושמים תור שמגיע בוואטסאפ?

עם תור חדש, בחלק העליון של היומן, או בלחיצה על שעה פנויה בעמודה של מי שתטפל, והטופס נפתח עם אותה מטפלת ואותה שעה. כותבים את שם הלקוחה, בוחרים את השירות ולוחצים על קבע תור. אם באותה שעה אין יותר קבינה פנויה, התור לא נרשם והיומן אומר: “השעה הזו פנויה ביומן הזה, אבל המרחב שהצוות שלך משתף כבר תפוס בשעה הזו”.

לוולריה קפצה ההתראה הזו עם עוד טיפול פנים שבוקש לשבת בשעה 11:00. היא הציעה ללקוחה את השעה 12:15, כשמסתיים העיסוי של סיטלאלי כולל ההכנה שלאחריו, והלקוחה אמרה כן.

השעה הפנויה גם מציעה חסימת שעה, לארוחת הצהריים של סיטלאלי או לבוקר שבו אבריל הולכת לרופא. ואם מישהי מתחלה, אפשר לגרור את התורים שלה לעמודה של מטפלת אחרת; היומן מבקש אישור לכל שינוי ומציע להודיע ללקוחה על השעה החדשה.

איך מטמיעים את זה בספא שלי?

את העסק מתארים ב-Proyecta במילים שלך. למשל: “עמוד לדיי ספא שלי בפלאיה דל קרמן עם עיסוי מרגיע, אבנים חמות וטיפול פנים, כל אחד עם המחיר ומשך הזמן שלו; אנחנו שלוש מטפלות, וולריה, סיטלאלי ואבריל, ויש לנו שתי קבינות; אבריל לא עושה טיפולי פנים; תורים מקוונים עם כל מטפלת וכפתור וואטסאפ”.

היום, עם הטיימר של הנייד, מודדים את הזמן משעה שלקוחה עוזבת ועד שהקבינה מוכנה לבאה בתור. עושים את זה שלוש פעמים ושומרים את הזמן הארוך ביותר: זה המספר שלך להכנה אחרי. אפשר להתחיל ב-proyecta.dev.