Agenda voor je spa die zegt wie er werkt en of er nog een cabine vrij is
Een agenda voor je spa houdt de kalender van elke therapeut bij en, als je team cabines deelt, hoeveel er op elk moment nog vrij zijn. Bij Proyecta kiest je klant met wie ze een afspraak maakt, en het tijdstip zonder vrije cabine wordt niet meer aangeboden.
Valeria heeft een day spa in Playa del Carmen met twee cabines en drie mensen die masseren: zijzelf, Citlali en Abril. Tot aan Semana Santa was haar agenda voor de spa een schriftje bij de receptie.
Op Sábado de Gloria noteerde ze een ontspanningsmassage bij Citlali om 11:00 uur en hete steentjes bij Abril op hetzelfde tijdstip. Halverwege een sessie zei ze via WhatsApp ja tegen een toeriste die een facial bij haar wilde, ook om 11:00 uur. Om 11:05 uur stonden er drie klanten in badjas en waren er maar twee cabines, en een van hen moest veertig minuten wachten bij de receptie. Elke therapeut had haar eigen afspraak goed voor ogen; wat niemand bijhield, was het aantal cabines.
Wat is een agenda voor een spa?
Een agenda voor een spa is de afsprakenagenda die de kalender van elke therapeut bijhoudt en, wanneer het team cabines deelt, hoeveel er op elk moment nog vrij zijn. Daarmee boekt je klant bij wie ze zelf wil, en krijgt niemand een tijdstip toegewezen waarop er geen plek is om haar te behandelen. Vergelijk je software voor spa’s, vraag dan eerst naar die twee dingen.
Bij Proyecta is dat de sectie Agenda van je dashboard, dezelfde plek waar de afspraken vandaan komen die klanten op je pagina boeken. Elke persoon die je toevoegt in Team krijgt haar eigen agenda met de openingstijden van de zaak, en in Roosters stel je die van iedereen apart in: Abril werkt bijvoorbeeld niet op maandag.
Hoe zie je wie op welk moment werkt?
In Kalender, waar de Agenda standaard opent. De weergave Dag zet een kolom per therapeut neer en elke afspraak is een blokje met de naam van de klant en de dienst. Alleen je openingsuren worden getoond, niet de vroege ochtend of de nacht.
Op de computer heeft Kalender vier weergaven: Dag; Week, die van één persoon; Team, met de mensen onder elkaar en de zeven dagen naast elkaar; en Maand, met hoeveel afspraken elke dag heeft. In Dag laat de knop Iedereen ▾ je aanvinken wie je ziet: op de maandag dat Abril niet komt, haal je haar eruit. Bij het klokje in de hoek splitst Toon afspraken per: elk uur op in blokken van 30 of 15 minuten. Op de telefoon heb je Dag en Maand, met dezelfde Iedereen ▾.
Wat betekent de kleur van elke afspraak?
Met een gekleurde achtergrond is een afspraak Bevestigd. Met een gestippelde rand en zonder achtergrond staat hij In afwachting: het tijdstip is gereserveerd terwijl de online betaling binnenkomt. Zodra je hem markeert als Aanwezig wordt hij grijs met een vinkje, en als je hem als Niet aanwezig markeert, komt er een streep doorheen. Geannuleerde afspraken worden niet getoond, tenzij je Toon geannuleerde afspraken aanzet in het menu met de drie puntjes.
Het geld staat in een klein teken naast de naam: een pesotekentje is Betaald, een paar muntjes zijn Aanbetaling betaald en een zandloper is Betaling in afwachting.
Kan je klant haar eigen therapeut kiezen?
Ja. Wanneer twee of meer mensen de dienst geven die ze heeft gekozen, vraagt je pagina Bij wie?, eerst met Wie dan ook en dan met elke therapeut, haar foto en haar naam. Tikt ze op Citlali, dan ziet ze de uren van Citlali. Laat ze Wie dan ook staan, dan ziet ze de uren waarop minstens één van hen kan, de afspraak gaat naar de eerst beschikbare, en haar bevestiging zegt bij wie ze is ingepland.
In Playa del Carmen komen veel klanten maar één keer per jaar en bij terugkomst vragen ze naar ‘die met de hete steentjes’. Nu zoeken ze haar op naam.
Wat elke therapeut geeft, stel je in bij Roosters, onder Diensten die ze geeft van elke persoon. Abril doet geen facials, dus Valeria heeft dat vinkje bij haar weggehaald, en bij de facial staan nu alleen zijzelf en Citlali.
Hoe houdt het de cabines bij?
Met een ruimte die je team deelt. Valeria beschreef haar spa met drie therapeuten en twee cabines, en haar agenda bewaart de cabines als een ruimte met een capaciteit van 2: elke afspraak neemt een plek in, wie hem ook geeft, en zodra beide bezet zijn, wordt dat tijdstip niet meer aangeboden op haar pagina bij geen van de drie. Om te weten of jouw agenda dit ook doet, ga naar Roosters. Zie je Ruimtes die je team deelt met een Capaciteit: afspraken tegelijk, dan wel, en dat getal pas jij zelf aan.
In Dag en Week krijgt het tijdstip zonder cabine een gestreepte balk met de naam van de ruimte en ‘geen plek’. Zo begrijp je waarom niemand om 11:00 uur bij Abril kan boeken, ook al lijkt haar kolom leeg.
De cabine blijft ook bezet tijdens de Voorbereiding na afloop die je per dienst instelt bij Duur per dienst, van 5 tot 60 minuten, om de lakens te verwisselen, te luchten en het licht te dimmen. Je klant ziet dit niet bij haar afspraak, en niemand kan binnen die tijd boeken.
Zegt de agenda je in welke cabine elke klant terechtkomt?
Nee. Het telt hoeveel cabines bezet zijn, maar niet wie waar terechtkomt; dat blijf jij zelf regelen bij de receptie. De balk wordt ook niet getoond in Team of in Maand.
De ruimte wordt aangemaakt wanneer Proyecta je agenda opstelt op basis van wat je hebt beschreven: vanuit Roosters pas je de capaciteit aan, maar je voegt er geen nieuwe toe. En geef je elke cabine haar eigen agenda (met Nieuwe agenda, van het type Ruimte), dan neemt elke afspraak maar één agenda in beslag, die van de therapeut of die van de cabine, nooit beide.
Hoe noteer je de afspraak die via WhatsApp binnenkomt?
Met Nieuwe afspraak, boven de agenda, of door op een leeg tijdstip te tikken in de kolom van wie de behandeling gaat geven, waarna het formulier opent met die persoon en dat tijdstip al ingevuld. Je typt de naam van de klant, kiest de dienst en tikt op Afspraak noteren. Is er op dat moment geen cabine meer vrij, dan wordt hij niet genoteerd en krijg je de melding: ‘Dit tijdstip is vrij in deze agenda, maar de ruimte die je team deelt is op dat moment al bezet.’
Valeria kreeg die melding bij nog een facial, aangevraagd voor een zaterdag om 11:00 uur. Ze bood de klant 12:15 aan, wanneer de massage van Citlali met voorbereiding klaar is, en de klant zei ja.
Het lege tijdstip biedt je ook Tijdslot blokkeren, voor de lunch van Citlali of de ochtend dat Abril naar de dokter moet. En als iemand ziek wordt, versleep je haar afspraken naar de kolom van een ander; de agenda vraagt je elke wijziging te bevestigen en biedt aan de klant over het nieuwe tijdstip te laten weten.
Hoe zet ik dit op in mijn spa?
Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Zoiets als: “een pagina voor mijn day spa in Playa del Carmen met ontspanningsmassage, hete steentjes en facial, elk met zijn eigen prijs en duur; we zijn met drie therapeuten, Valeria, Citlali en Abril, en we hebben twee cabines; Abril doet geen facials; online afspraken bij elke therapeut en een WhatsApp-knop”.
Neem vandaag met de stopwatch van je telefoon de tijd op vanaf het moment dat een klant weggaat tot de cabine klaar is voor de volgende. Doe dit drie keer en houd de langste tijd aan: dat is jouw cijfer voor Voorbereiding na afloop. Begin op proyecta.dev.