برنامهٔ نوبت‌دهی اسپا که می‌گوید چه کسی نوبتت را می‌گیرد و آیا اتاقی خالی داری
یک برنامهٔ نوبت‌دهی اسپا، تقویم هر درمانگر را ثبت می‌کند و اگر تیم شما اتاق‌ها را به‌صورت مشترک دارد، مشخص می‌کند در هر ساعت چند اتاق خالی است. در Proyecta مشتری شما انتخاب می‌کند با چه کسی نوبت بگیرد و ساعتی که اتاقی برایش نمانده، دیگر پیشنهاد داده نمی‌شود.
والریا یک دی‌اسپا در پلایا دل کارمن دارد با دو اتاق و سه نفر که ماساژ می‌دهند: خودش، سیتلالی و آبریل. تا پیش از هفتهٔ مقدس (Semana Santa)، تقویم نوبت‌دهی اسپای او فقط یک دفترچه در پذیرش بود.
در شنبهٔ فیض (Sábado de Gloria)، یک ماساژ آرامش‌بخش با سیتلالی برای ساعت ۱۱:۰۰ و یک جلسهٔ سنگ داغ با آبریل برای همان ساعت ثبت کرد. وسط یکی از جلسه‌ها، از طریق واتس‌اپ، به یک توریست که فیشیال با خودش می‌خواست -هم برای ساعت ۱۱:۰۰- بله گفت. ساعت ۱۱:۰۵ سه مشتری با لباس حمام ایستاده بودند و فقط دو اتاق وجود داشت؛ یکی از آن‌ها چهل دقیقه در پذیرش منتظر ماند. هر درمانگر نوبت خودش را درست می‌دانست؛ چیزی که هیچ‌کس حسابش را نگه نمی‌داشت، تعداد اتاق‌ها بود.
برنامهٔ نوبت‌دهی اسپا چیست؟
برنامهٔ نوبت‌دهی اسپا همان تقویم نوبت‌هاست که تقویم هر درمانگر را نگه می‌دارد و، وقتی تیم شما اتاق‌ها را مشترک استفاده می‌کند، مشخص می‌کند در هر ساعت چند اتاق خالی مانده. با این، مشتری شما با هر کسی که دوست دارد نوبت می‌گیرد و هیچ‌کس برایش ساعتی رزرو نمی‌شود که جایی برای پذیرفتنش نباشد. اگر در حال مقایسهٔ نرم‌افزارهای اسپا هستید، اول دربارهٔ همین دو حساب‌وکتاب بپرسید.
در Proyecta این همان بخش نوبت‌دهی در پنل شماست؛ همان جایی که نوبت‌های رزرو شده در صفحهٔ شما هم از آن سر می‌زنند. هر کسی که در تیم اضافه می‌کنید، تقویم مخصوص خودش را با ساعت کار کسب‌وکار دریافت می‌کند، و در ساعت‌ها ساعت کار هرکدام را تنظیم می‌کنید: آبریل، برای مثال، دوشنبه‌ها کار نمی‌کند.
چطور می‌بینید در هر ساعت چه کسی مسئول است؟
در تقویم، جایی که بخش نوبت‌دهی با آن باز می‌شود. نمای روز یک ستون برای هر درمانگر می‌گذارد و هر نوبت یک بلوک است با نام مشتری و خدمت. فقط ساعات کاری شما رسم می‌شوند، نه نیمه‌شب و نه شب.
روی کامپیوتر، تقویم چهار نما دارد: روز؛ هفته، که برای یک نفر است؛ تیم، با اسم افراد از بالا به پایین و هفت روز هفته در کنار هم؛ و ماه، با تعداد نوبت‌های هر روز. در نمای روز، دکمهٔ همه ▾ به شما اجازه می‌دهد انتخاب کنید چه کسی را می‌بینید: دوشنبه‌ای که آبریل نمی‌آید، او را از لیست حذف می‌کنید. در ساعت گوشهٔ صفحه، نمایش نوبت‌ها هر: هر ساعت را به ردیف‌های ۳۰ یا ۱۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کند. روی گوشی، روز و ماه را دارید، با همان همه ▾.
رنگ هر نوبت چه معنایی دارد؟
پس‌زمینهٔ رنگی یعنی نوبت تأییدشده است. حاشیهٔ نقطه‌چین و بدون پس‌زمینه یعنی در انتظار است: ساعت کنار گذاشته شده تا پرداخت آنلاینش برسد. وقتی حاضر شد را علامت می‌زنید، خاکستری می‌شود و یک تیک می‌خورد، و اگر نیامد را بزنید، خط می‌خورد. نوبت‌های لغوشده نمایش داده نمی‌شوند، مگر این‌که نمایش لغوشده‌ها را در منوی سه‌نقطه روشن کنید.
وضعیت پرداخت با یک نشان کوچک کنار اسم نشان داده می‌شود: علامت پزو یعنی پرداخت‌شده، چند سکه یعنی پیش‌پرداخت شده و یک ساعت شنی یعنی پرداخت در انتظار.
آیا مشتری می‌تواند درمانگرش را انتخاب کند؟
بله. وقتی دو نفر یا بیشتر همان خدمتی را که انتخاب شده انجام می‌دهند، صفحهٔ شما از او می‌پرسد با کی؟، اول با گزینهٔ هرکسی و بعد با اسم و عکس هر درمانگر. اگر روی سیتلالی بزند، ساعت‌های سیتلالی را می‌بیند. اگر هرکسی را انتخاب کند، ساعت‌هایی را می‌بیند که حداقل یک نفر آزاد است، نوبت به اولین کسی که آزاد باشد داده می‌شود و در تأییدیه‌اش نوشته می‌شود که نوبتش با چه کسی افتاده.
در پلایا دل کارمن بسیاری از مشتری‌ها فقط یک بار در سال می‌آیند و دفعهٔ بعد دنبال «همان کسی که سنگ داغ انجام می‌داد» می‌گردند. حالا می‌توانند مستقیم با اسمش جستجویش کنند.
خدماتی که هر کس انجام می‌دهد در ساعت‌ها، در بخش خدماتی که انجام می‌دهد مربوط به هر نفر مشخص می‌شود. آبریل فیشیال انجام نمی‌دهد، به همین دلیل والریا آن تیک را از او برداشت و حالا در فیشیال فقط اسم خودش و سیتلالی می‌آید.
حساب اتاق‌ها را چطور نگه می‌دارد؟
با یک فضای مشترک در تیم شما. والریا اسپای خودش را با سه درمانگر و دو اتاق توضیح داد، و تقویمش اتاق‌ها را به‌صورت یک فضا با ظرفیت ۲ ذخیره می‌کند: هر نوبت یک جا را اشغال می‌کند، فرق نمی‌کند چه کسی آن را بگیرد، و وقتی هر دو جا پر شد، آن ساعت در صفحه‌اش با هر سه درمانگر از دسترس خارج می‌شود. برای این‌که بفهمید مال شما هم این‌طور کار می‌کند یا نه، به ساعت‌ها بروید. اگر فضاهایی که تیم شما مشترک استفاده می‌کند را با ظرفیت: نوبت‌های هم‌زمان می‌بینید، یعنی بله، و این عدد را خودتان تغییر می‌دهید.
در روز و هفته، ساعتی که اتاق ندارد با یک نوار راه‌راه همراه با اسم فضا و عبارت «جا نیست» نشان داده می‌شود. این‌طور می‌فهمید چرا هیچ‌کس نمی‌تواند ساعت ۱۱:۰۰ با آبریل نوبت بگیرد، حتی اگر ستونش خالی به نظر برسد.
اتاق همچنین در طول آماده‌سازی بعد از که برای هر خدمت در مدت‌زمان هر خدمت تعیین می‌کنید، اشغال می‌ماند؛ از ۵ تا ۶۰ دقیقه، برای عوض کردن ملافه، هوا دادن به اتاق و کم کردن نور. مشتری شما این زمان را در نوبتش نمی‌بیند، و هیچ‌کس نمی‌تواند داخل آن نوبت بگیرد.
آیا تقویم می‌گوید هر مشتری در کدام اتاق است؟
نه. تعداد اتاق‌های اشغال‌شده را می‌شمارد، اما نمی‌گوید کدام یک به چه کسی می‌رسد؛ آن را همچنان خودتان در پذیرش مشخص می‌کنید. همچنین این نوار را در تیم و ماه رسم نمی‌کند.
فضا زمانی ساخته می‌شود که Proyecta تقویم شما را بر اساس توضیحی که دادید می‌سازد: از بخش ساعت‌ها فقط ظرفیتش را تغییر می‌دهید، اما فضای تازه‌ای اضافه نمی‌کنید. و اگر به هر اتاق تقویم مخصوص خودش را بدهید (با تقویم جدید، از نوع فضا)، هر نوبت فقط یک تقویم را اشغال می‌کند، یا تقویم درمانگر یا تقویم اتاق، هیچ‌وقت هر دو را با هم.
نوبتی را که از طریق واتس‌اپ می‌آید چطور ثبت می‌کنید؟
با نوبت جدید، بالای تقویم، یا با زدن روی یک ساعت خالی در ستون کسی که آن را می‌گیرد، و فرم با همان شخص و همان ساعت باز می‌شود. اسم مشتری را می‌نویسید، خدمت را انتخاب می‌کنید و روی ثبت نوبت می‌زنید. اگر در آن ساعت دیگر اتاقی نمانده باشد، ثبت نمی‌شود و به شما می‌گوید: «این ساعت در این تقویم خالی است، اما فضایی که تیم شما مشترک استفاده می‌کند در این ساعت پر است».
والریا همین پیام را برای یک فیشیال دیگر، که برای یک شنبه ساعت ۱۱:۰۰ درخواست شده بود، دید. به مشتری ساعت ۱۲:۱۵ را پیشنهاد داد، یعنی وقتی ماساژ سیتلالی همراه با آماده‌سازی‌اش تمام می‌شود، و مشتری قبول کرد.
ساعت خالی همچنین گزینهٔ مسدود کردن ساعت را به شما می‌دهد، برای ناهار سیتلالی یا صبحی که آبریل باید پیش دکتر برود. و اگر کسی مریض شد، نوبت‌هایش را به ستون یک نفر دیگر می‌کشید؛ تقویم از شما می‌خواهد هر تغییر را تأیید کنید و پیشنهاد می‌دهد به مشتری دربارهٔ ساعت جدید خبر دهید.
چطور این را در اسپای خودم پیاده کنم؟
کسب‌وکار خودتان را در Proyecta با کلمات خودتان توضیح دهید. چیزی شبیه این: “یک صفحه برای دی‌اسپای من در پلایا دل کارمن با ماساژ آرامش‌بخش، سنگ داغ و فیشیال، هرکدام با قیمت و مدت‌زمان خودش؛ ما سه درمانگر هستیم، والریا، سیتلالی و آبریل، و دو اتاق داریم؛ آبریل فیشیال انجام نمی‌دهد؛ نوبت آنلاین با هر درمانگر و دکمهٔ واتس‌اپ”.
همین امروز، با کرنومتر گوشی، زمانی را که از رفتن یک مشتری تا آماده شدن اتاق برای مشتری بعدی طول می‌کشد اندازه بگیرید. این کار را سه بار تکرار کنید و طولانی‌ترین زمان را نگه دارید: همین عدد، آماده‌سازی بعد از شماست. کار را در proyecta.dev شروع کنید.