স্পা শিডিউলিং যা জানায় কে উপলব্ধ আছে আর কোনো রুম খালি আছে কিনা

ভালেরিয়া প্লায়া দেল কারমেনে একটি ডে স্পা চালান, যেখানে দুটি ট্রিটমেন্ট রুম আছে এবং তিনজন মানুষ ম্যাসাজ দেন: তিনি নিজে, সিৎলালি, আর আব্রিল। ইস্টার সপ্তাহের আগে পর্যন্ত, তার স্পার শিডিউলিং ছিল ফ্রন্ট ডেস্কে রাখা একটা নোটবুক।

হলি স্যাটারডে-তে তিনি সিৎলালির সাথে ১১:০০-তে একটা রিল্যাক্সিং ম্যাসাজ আর আব্রিলের সাথে একই সময়ে হট স্টোনস বুক করলেন। সেশন চলাকালীন, WhatsApp-এ, এক পর্যটককে তার সাথে একটা ফেসিয়ালের জন্য হ্যাঁ বলে দিলেন, সেটাও ১১:০০-তে। ১১:০৫ নাগাদ তিন জন ক্লায়েন্ট রোব পরে বসে আছেন আর রুম আছে মাত্র দুটো, আর তাদের একজনকে ফ্রন্ট ডেস্কে চল্লিশ মিনিট অপেক্ষা করতে হলো। প্রতিটি থেরাপিস্টের নিজের অ্যাপয়েন্টমেন্টের হিসাব ঠিকই ছিল; কেউই ট্র্যাক করছিল না রুমগুলোর হিসাব।

স্পা শিডিউলিং সিস্টেম কী?

স্পা শিডিউলিং সিস্টেম হলো সেই বুকিং ক্যালেন্ডার যা প্রতিটি থেরাপিস্টের শিডিউল ট্র্যাক করে, এবং টিম যখন ট্রিটমেন্ট রুম শেয়ার করে, তখন যে কোনো সময়ে কতগুলো রুম খালি আছে তাও ট্র্যাক করে। এভাবে আপনার ক্লায়েন্ট যার সাথে চান তার সাথেই বুক করতে পারেন, আর এমন কোনো টাইম স্লট কেউ বুক করতে পারেন না যেখানে তাকে আসলে দেখার জায়গাই নেই। আপনি যদি স্পা সফটওয়্যার তুলনা করছেন, তাহলে প্রথমেই এই দুটো হিসাবের ব্যাপারে জিজ্ঞেস করুন।

Proyecta-তে, এটাই আপনার ড্যাশবোর্ডের Schedule সেকশন — যেখানে আপনার পেজে বুক হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো এসে জমা হয়। Team-এর অধীনে আপনি যে প্রতিটি ব্যক্তিকে যুক্ত করেন, তিনি ব্যবসার কর্মঘণ্টা সহ নিজের একটা ক্যালেন্ডার পান, এবং Hours-এ আপনি প্রত্যেকের কর্মঘণ্টা ঠিক করতে পারেন: যেমন, আব্রিল সোমবারে কাজ করেন না।

কোন সময়ে কে কাজ করছেন তা কীভাবে দেখবেন?

Calendar-এ, যেখানেই Schedule খোলে। Day ভিউতে প্রতিটি থেরাপিস্টের জন্য একটা কলাম থাকে, আর প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট ক্লায়েন্টের নাম আর সার্ভিস সহ একটা ব্লক হিসেবে দেখায়। এটা শুধু আপনার আসল কর্মঘণ্টাই দেখায় — খুব সকাল বা গভীর রাত দেখায় না।

ডেস্কটপে, Calendar-এর চারটা ভিউ আছে: Day; Week, যা একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য; Team, যেখানে পাশে মানুষদের তালিকা আর সাত দিন আড়াআড়িভাবে থাকে; আর Month, যা প্রতিদিন কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে তা দেখায়। Day ভিউতে, All ▾ বাটন দিয়ে আপনি কাকে দেখতে চান তা বেছে নিতে পারেন: যে সোমবারে আব্রিল অফ থাকেন, সেদিন তাকে আনচেক করে দেন। কোণার ঘড়ির চিহ্নে, Show appointments every: প্রতিটি ঘণ্টাকে ৩০ বা ১৫ মিনিটের সারিতে ভাগ করে দেয়। মোবাইলে আপনি Day আর Month পাবেন, সেই একই All ▾ সহ।

প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের রঙের মানে কী?

ভরাট ব্যাকগ্রাউন্ড মানে Confirmed। ফাঁকা, ডট-বর্ডার মানে Pending: অনলাইন পেমেন্ট সম্পন্ন হওয়া পর্যন্ত স্লটটা ধরে রাখা হয়। আপনি একবার Attended চিহ্নিত করলে এটা একটা চেকমার্ক সহ ধূসর হয়ে যায়, আর No-show চিহ্নিত করলে এর ওপর দিয়ে একটা কাটা দাগ পড়ে। বাতিল হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্ট মোটেও দেখা যায় না, যদি না আপনি থ্রি-ডট মেনুতে Show cancelled চালু করেন।

পেমেন্টের অবস্থা নামের পাশে একটা ছোট চিহ্ন হিসেবে দেখায়: ডলার চিহ্ন মানে Paid, কয়েন মানে Deposit paid, আর ঘণ্টাচশমা (hourglass) মানে Payment pending।

আপনার ক্লায়েন্ট তার থেরাপিস্ট বেছে নিতে পারেন কি?

হ্যাঁ। তিনি যে সার্ভিস বেছেছেন তা যখন দুই বা তার বেশি জন অফার করেন, তখন আপনার পেজ জিজ্ঞেস করে With whom?, শুরুতে থাকে Anyone আর তারপর প্রতিটি থেরাপিস্টের ছবি আর নাম সহ তালিকা। তিনি সিৎলালিতে ট্যাপ করলে, সিৎলালির খোলা সময়গুলো দেখতে পান। Anyone-এ রেখে দিলে, তিনি সেই সব সময় দেখতে পান যখন অন্তত একজন খালি আছেন, অ্যাপয়েন্টমেন্ট যান তার কাছে যিনি প্রথমে উপলব্ধ, আর তার কনফার্মেশনে বলা থাকে তিনি কাকে পেয়েছেন।

প্লায়া দেল কারমেনে, অনেক ক্লায়েন্ট বছরে একবার আসেন আর ফিরে এসে জিজ্ঞেস করেন “যে হট স্টোনস করেন সেই লোকটার” কথা। এখন তারা নাম দিয়ে তাকে খুঁজে নিতে পারেন।

প্রত্যেকে কী কী অফার করেন তা Hours-এ সেট করা থাকে, প্রতিটি টিম মেম্বারের জন্য Services they perform-এর অধীনে। আব্রিল ফেসিয়াল করেন না, তাই ভালেরিয়া সেই বক্সটা আনচেক করে দিয়েছেন, আর এখন ফেসিয়ালের জন্য শুধু তিনি আর সিৎলালিই দেখায়।

এটা রুমগুলোর হিসাব কীভাবে রাখে?

আপনার টিমের শেয়ার করা একটা রিসোর্স দিয়ে। ভালেরিয়া তার স্পাকে বর্ণনা করেছিলেন তিনজন থেরাপিস্ট আর দুটো রুম সহ, আর তার শিডিউল সেই রুমগুলোকে ২ ক্যাপাসিটির একটা শেয়ার করা রিসোর্স হিসেবে রাখে: প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট একটা স্পট নিয়ে নেয়, কে করছেন তা বিবেচ্য না, আর দুটোই নেওয়া হয়ে গেলে, তার পেজে সেই ঘণ্টা তিনজন থেরাপিস্টের সাথেই উপলব্ধ হিসেবে দেখানো বন্ধ হয়ে যায়। আপনারটা এমন করে কিনা দেখতে, Hours-এ যান। আপনি যদি Resources your team shares দেখেন তার Capacity: appointments at once সহ, তাহলে এটা করে, আর সেই সংখ্যা আপনিই ঠিক করেন।

Day আর Week-এ, যে ঘণ্টায় কোনো রুম নেই সেখানে রিসোর্সের নাম আর “no room” সহ একটা স্ট্রাইপড ব্যান্ড দেখায়। এভাবেই আপনি বুঝতে পারেন কেন আব্রিলের কলাম খালি দেখালেও কেউ ১১:০০-তে তার সাথে বুক করতে পারছেন না।

রুমটা সেই Buffer after-এর সময়েও দখল থাকে যা আপনি Duration per service-এ প্রতিটি সার্ভিসের জন্য সেট করেন — ৫ থেকে ৬০ মিনিটের মধ্যে যা কিছু — চাদর বদলানো, রুম বাতাস করা, আর আলো কমানোর জন্য। আপনার ক্লায়েন্ট তার অ্যাপয়েন্টমেন্টে এটা দেখতে পান না, আর কেউ এই সময়ে বুক করতে পারেন না।

শিডিউল কি বলে দেয় প্রতিটি ক্লায়েন্ট কোন রুমে যাবেন?

না। এটা কতগুলো রুম নেওয়া হয়েছে তা গুনে রাখে, কিন্তু কোনটা কাকে দেওয়া হবে তা নয় — সেটা আপনাকে ফ্রন্ট ডেস্কে নিজেই ঠিক করতে হয়। এটা Team বা Month ভিউতে স্ট্রাইপড ব্যান্ডও দেখায় না।

আপনার বর্ণনা থেকে Proyecta যখন আপনার শিডিউল তৈরি করে তখন রিসোর্সটাও তৈরি হয়ে যায়: Hours থেকে আপনি এর ক্যাপাসিটি বদলাতে পারেন, কিন্তু নতুন একটা যুক্ত করতে পারেন না। আর আপনি যদি প্রতিটি রুমকে নিজের ক্যালেন্ডার দেন (New calendar দিয়ে, Resource টাইপের), তাহলে প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট মাত্র একটা ক্যালেন্ডার নেয় — থেরাপিস্টের বা রুমের, কখনো দুটো একসাথে না।

WhatsApp-এ আসা একটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট কীভাবে লগ করবেন?

শিডিউলের উপরে থাকা New appointment দিয়ে, বা যিনি সেটা নেবেন তার কলামের একটা খালি স্লটে ট্যাপ করে, আর ফর্মটা তখন সেই ব্যক্তি আর সেই সময়ে সেট হয়েই খোলে। আপনি ক্লায়েন্টের নাম টাইপ করেন, সার্ভিস বেছে নেন, আর Log appointment-এ ট্যাপ করেন। সেই ঘণ্টায় রুম খালি না থাকলে, এটা লগ করবে না, আর আপনাকে বলবে “This time is free on this calendar, but the resource your team shares is already booked for that hour.”

শনিবার ১১:০০-তে চাওয়া আরেকটা ফেসিয়ালের ক্ষেত্রে ভালেরিয়া এই সতর্কবার্তা পেয়েছিলেন। তিনি ক্লায়েন্টকে বদলে ১২:১৫ অফার করেছিলেন, সিৎলালির ম্যাসাজ আর তার বাফার টাইম শেষ হওয়ার পর, আর ক্লায়েন্ট হ্যাঁ বলেছিলেন।

একটা খালি স্লট আপনাকে Block time-ও দেয়, সিৎলালির লাঞ্চ ব্রেকের জন্য বা যে সকালে আব্রিলের ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকে তার জন্য। আর কেউ অসুস্থ হয়ে গেলে, আপনি তার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো টেনে অন্য একজনের কলামে নিয়ে যেতে পারেন; শিডিউল প্রতিটি বদলের জন্য আপনার কাছে নিশ্চিতকরণ চায় আর ক্লায়েন্টকে নতুন সময়ের কথা জানানোর সুযোগ দেয়।

আমার স্পার জন্য এটা কীভাবে সেট আপ করব?

আপনার নিজের ভাষায় Proyecta-কে আপনার ব্যবসা বর্ণনা করুন। এমন কিছু: “প্লায়া দেল কারমেনে আমার ডে স্পার জন্য একটা পেজ, যেখানে রিল্যাক্সিং ম্যাসাজ, হট স্টোনস, আর ফেসিয়াল আছে, প্রতিটির নিজস্ব দাম আর সময়সীমা সহ; আমরা তিনজন থেরাপিস্ট, ভালেরিয়া, সিৎলালি, আর আব্রিল, আর আমাদের দুটো ট্রিটমেন্ট রুম আছে; আব্রিল ফেসিয়াল করেন না; প্রতিটি থেরাপিস্টের সাথে অনলাইন বুকিং আর একটা WhatsApp বাটন।”

আজই, আপনার ফোনের স্টপওয়াচ দিয়ে, মাপুন একজন ক্লায়েন্ট বেরিয়ে যাওয়ার পর থেকে রুমটা পরের জনের জন্য তৈরি হতে কতটা সময় লাগে। তিনবার করুন আর সবচেয়ে বেশি সময়টা রাখুন: এটাই আপনার Buffer after সংখ্যা। শুরু করুন proyecta.dev-এ।