Agenda para spa que te diz quem atende e se ainda tem cabine livre
Uma agenda para spa guarda o calendário de cada terapeuta e, se sua equipe compartilha cabines, quantas ainda estão livres a cada hora. Na Proyecta, sua cliente escolhe com quem reservar e o horário sem cabine deixa de ser oferecido.
Valeria tem um day spa em Playa del Carmen com duas cabines e três pessoas que fazem massagem: ela, Citlali e Abril. Até a Semana Santa, sua agenda para spa era um caderninho na recepção.
No Sábado de Aleluia, ela marcou uma massagem relaxante com Citlali às 11h e umas pedras quentes com Abril no mesmo horário. No meio da sessão, pelo WhatsApp, ela disse sim para uma turista que queria um facial com ela, também às 11h. Às 11h05 havia três clientes de roupão e duas cabines, e uma delas esperou quarenta minutos na recepção. Cada terapeuta sabia certinho o horário da própria cliente; o que ninguém controlava era quantas cabines estavam ocupadas.
O que é uma agenda para spa?
Uma agenda para spa é a agenda de atendimentos que guarda o calendário de cada terapeuta e, quando a equipe compartilha cabines, quantas ainda estão livres a cada hora. Com isso, a cliente reserva com quem quiser, e ninguém reserva um horário em que não há onde atendê-la. Se você está comparando softwares para spa, pergunte primeiro por essas duas contagens.
Na Proyecta é a seção Agenda do seu painel, a mesma de onde saem os horários reservados na sua página. Cada pessoa que você adiciona em Equipe recebe sua própria agenda com o horário do negócio, e em Horários você ajusta o de cada uma: a Abril, por exemplo, não trabalha às segundas-feiras.
Como você vê quem atende em cada horário?
No Calendário, que é onde a Agenda abre. A visualização Dia coloca uma coluna por terapeuta, e cada atendimento é um bloco com o nome da cliente e o serviço. Só aparecem os horários de funcionamento, sem madrugada nem noite.
No computador, o Calendário tem quatro visualizações: Dia; Semana, que mostra uma única pessoa; Equipe, com as pessoas na vertical e os sete dias na horizontal; e Mês, com o número de atendimentos de cada dia. Em Dia, o botão Todos ▾ deixa você marcar quem aparece: na segunda-feira em que a Abril não vem, você a retira. No relógio do canto, Mostrar atendimentos a cada: divide cada hora em linhas de 30 ou de 15 minutos. No celular você tem Dia e Mês, com o mesmo Todos ▾.
O que significa a cor de cada atendimento?
Com fundo colorido é um atendimento Confirmado. Com a borda pontilhada e sem fundo está Pendente: o horário fica reservado enquanto chega o pagamento online. Quando você marca Compareceu, ele fica cinza com um check, e se marcar Não compareceu, fica riscado. Os cancelados não aparecem, a menos que você ative Mostrar cancelados no menu dos três pontinhos.
O dinheiro aparece numa marquinha ao lado do nome: um símbolo de pesos é Pago, umas moedinhas são Sinal pago e um relógio de areia é Pagamento pendente.
Sua cliente pode escolher a terapeuta?
Sim. Quando duas ou mais pessoas oferecem o serviço escolhido, sua página pergunta Com quem?, primeiro com Qualquer uma e depois com cada terapeuta, sua foto e seu nome. Se ela tocar em Citlali, vê os horários da Citlali. Se deixar em Qualquer uma, vê os horários em que pelo menos uma está disponível, o atendimento é atribuído à primeira livre, e a confirmação diz com quem ela ficou.
Em Playa del Carmen, muitas clientes vêm uma vez por ano e voltam perguntando pela «moça das pedras quentes». Agora elas a procuram pelo nome.
O que cada uma oferece é marcado em Horários, em Serviços que atende de cada pessoa. A Abril não faz faciais, então Valeria tirou essa marcação, e no facial agora só aparecem ela e a Citlali.
Como ela controla as cabines?
Com um espaço compartilhado pela equipe. Valeria descreveu o spa com três terapeutas e duas cabines, e sua agenda guarda as cabines como um espaço com capacidade para 2: cada atendimento ocupa uma vaga, seja quem for a terapeuta, e quando as duas estão ocupadas, esse horário deixa de ser oferecido na página com as três. Para saber se a sua faz isso, entre em Horários. Se você vir Espaços compartilhados pela equipe com a Capacidade: atendimentos por vez, sim, e esse número é você quem muda.
Em Dia e Semana, o horário sem cabine traz uma faixa riscada com o nome do espaço e «sem vaga». Assim você entende por que ninguém consegue reservar às 11h com a Abril, mesmo que a coluna dela pareça vazia.
A cabine também fica ocupada durante o Preparo depois que você definir para cada serviço em Duração por serviço, de 5 a 60 minutos, para trocar os lençóis, ventilar o ambiente e baixar a luz. Sua cliente não vê isso no atendimento dela, e ninguém pode reservar dentro desse intervalo.
A agenda diz em qual cabine fica cada cliente?
Não. Ela conta quantas cabines estão ocupadas, mas não qual toca a cada uma; isso continua sendo você quem organiza na recepção. Também não desenha a faixa em Equipe nem em Mês.
O espaço é montado quando a Proyecta cria sua agenda a partir do que você descreveu: em Horários você muda a capacidade dele, mas não adiciona um novo. E se você der a cada cabine sua própria agenda (com Nova agenda, do tipo Espaço), cada atendimento ocupa só uma agenda, a da terapeuta ou a da cabine, nunca as duas.
Como você anota o atendimento que chega pelo WhatsApp?
Com Novo atendimento, no topo da agenda, ou tocando num horário vazio na coluna de quem vai atender, e o formulário abre já com essa pessoa e esse horário. Você escreve o nome da cliente, escolhe o serviço e toca em Anotar atendimento. Se não houver mais cabine disponível nesse horário, ele não é anotado e aparece a mensagem «Esse horário está livre nesta agenda, mas o espaço compartilhado pela equipe já está ocupado nesse horário».
Para Valeria, esse aviso apareceu com outro facial pedido para um sábado às 11h. Ela ofereceu à cliente as 12h15, quando termina a massagem da Citlali com o preparo, e a cliente aceitou.
O horário vazio também oferece Bloquear horário, para o almoço da Citlali ou a manhã em que a Abril vai ao médico. E se alguém adoecer, você arrasta os atendimentos dela para a coluna de outra pessoa; a agenda pede para confirmar cada mudança e oferece avisar a cliente sobre o novo horário.
Como eu coloco isso no meu spa?
Descreva seu negócio na Proyecta com suas próprias palavras. Algo assim: “uma página para o meu day spa em Playa del Carmen com massagem relaxante, pedras quentes e facial, cada um com seu preço e sua duração; somos três terapeutas, Valeria, Citlali e Abril, e temos duas cabines; a Abril não faz faciais; agendamento online com cada terapeuta e botão de WhatsApp”.
Hoje mesmo, com o cronômetro do celular, meça o tempo desde que uma cliente sai até a cabine ficar pronta para a próxima. Faça isso três vezes e fique com o tempo mais longo: esse é o seu número de Preparo depois. Comece em proyecta.dev.