Spa-Terminkalender, der dir sagt, wer behandelt und ob noch eine Kabine frei ist
Ein Spa-Terminkalender führt den Kalender jeder Therapeutin und, wenn sich dein Team Kabinen teilt, wie viele zu jeder Stunde noch frei sind. Bei Proyecta wählt deine Kundin aus, bei wem sie buchen möchte, und die Stunde ohne freie Kabine wird gar nicht erst angeboten.
Valeria hat einen Day Spa in Playa del Carmen mit zwei Kabinen und drei Personen, die Massagen geben: sie selbst, Citlali und Abril. Bis zur Karwoche war ihr Spa-Terminkalender ein Notizbuch an der Rezeption.
Am Karsamstag trug sie eine entspannende Massage mit Citlali für 11:00 Uhr ein und heiße Steine mit Abril zur gleichen Zeit. Mitten in der Behandlung sagte sie per WhatsApp einer Touristin zu, die ein Facial bei ihr wollte – ebenfalls um 11:00 Uhr. Um 11:05 Uhr standen drei Kundinnen im Bademantel da, aber es gab nur zwei Kabinen, und eine wartete vierzig Minuten in der Rezeption. Jede Therapeutin hatte ihren eigenen Termin im Griff; was niemand im Griff hatte, war die Zahl der freien Kabinen.
Was ist ein Spa-Terminkalender?
Ein Spa-Terminkalender ist der Buchungskalender, der den Kalender jeder Therapeutin führt und, wenn das Team sich Kabinen teilt, wie viele davon zu jeder Stunde noch frei sind. So bucht deine Kundin bei der Person, die sie möchte, und niemand reserviert ihr eine Stunde, in der es keine Kabine gibt, um sie zu behandeln. Wenn du gerade Spa-Software vergleichst, frag zuerst nach genau diesen beiden Dingen.
Bei Proyecta ist das der Bereich Terminkalender in deinem Panel, derselbe, aus dem die Termine stammen, die über deine Seite gebucht werden. Jede Person, die du unter Team hinzufügst, bekommt ihren eigenen Kalender mit den Öffnungszeiten des Betriebs, und unter Zeiten passt du die jeder Einzelnen an: Abril arbeitet zum Beispiel montags nicht.
Wie siehst du, wer zu welcher Stunde behandelt?
Unter Kalender – dort öffnet sich dein Terminkalender. Die Ansicht Tag zeigt eine Spalte pro Therapeutin, und jeder Termin ist ein Block mit dem Namen der Kundin und der Leistung. Angezeigt werden nur deine Öffnungszeiten, nicht die frühen Morgenstunden oder die Nacht.
Am Computer hat der Kalender vier Ansichten: Tag; Woche, die für eine einzelne Person ist; Team, mit den Personen untereinander und den sieben Wochentagen daneben; und Monat, mit der Anzahl der Termine pro Tag. In der Ansicht Tag lässt dich die Schaltfläche Alle ▾ ankreuzen, wen du sehen möchtest: Am Montag, an dem Abril nicht kommt, nimmst du sie einfach raus. Bei der Uhr in der Ecke teilt Termine anzeigen alle: jede Stunde in Zeilen von 30 oder 15 Minuten. Auf dem Handy hast du Tag und Monat, mit demselben Alle ▾.
Was bedeutet die Farbe jedes Termins?
Mit farbigem Hintergrund ist ein Termin Bestätigt. Mit gepunktetem Rand und ohne Hintergrund ist er Ausstehend: Die Stunde ist reserviert, während die Online-Zahlung noch eingeht. Markierst du ihn als Erschienen, wird er grau mit einem Häkchen, und markierst du ihn als Nicht erschienen, wird er durchgestrichen. Stornierte Termine werden nicht angezeigt, außer du aktivierst Stornierte anzeigen im Menü mit den drei Punkten.
Das Geld wird durch ein kleines Symbol neben dem Namen angezeigt: ein Pesozeichen bedeutet Bezahlt, Münzen bedeuten Anzahlung bezahlt und eine Sanduhr bedeutet Zahlung ausstehend.
Kann deine Kundin ihre Therapeutin auswählen?
Ja. Wenn zwei oder mehr Personen die gewählte Leistung anbieten, fragt deine Seite Bei wem?, zuerst mit Egal wer und dann mit jeder Therapeutin, ihrem Foto und ihrem Namen. Tippt sie auf Citlali, sieht sie Citlalis Zeiten. Lässt sie Egal wer stehen, sieht sie die Zeiten, in denen mindestens eine kann, der Termin geht an die erste freie Person, und die Bestätigung nennt, bei wem sie gelandet ist.
In Playa del Carmen kommen viele Kundinnen einmal im Jahr und fragen bei der Rückkehr nach „der mit den heißen Steinen”. Jetzt suchen sie sie namentlich.
Was jede Person anbietet, legst du unter Zeiten fest, im Feld Angebotene Leistungen der jeweiligen Person. Abril macht keine Faciales, also hat Valeria ihr dort das Häkchen entfernt, und beim Facial erscheinen jetzt nur noch sie selbst und Citlali.
Wie behält der Terminkalender die Kabinen im Blick?
Mit einem Raum, den sich dein Team teilt. Valeria beschrieb ihren Spa mit drei Therapeutinnen und zwei Kabinen, und ihr Terminkalender speichert die Kabinen als einen Raum mit einer Kapazität von 2: Jeder Termin belegt einen Platz, egal wer ihn durchführt, und wenn beide belegt sind, wird diese Stunde auf ihrer Seite bei allen drei Therapeutinnen nicht mehr angeboten. Um zu wissen, ob deiner das auch macht, geh zu Zeiten. Siehst du dort Von deinem Team geteilte Räume mit ihrer Kapazität: Termine gleichzeitig, dann ja – und diese Zahl änderst du selbst.
In Tag und Woche zeigt die Stunde ohne Kabine einen schraffierten Streifen mit dem Namen des Raums und „kein Platz frei”. So verstehst du, warum um 11:00 Uhr niemand bei Abril buchen kann, obwohl ihre Spalte leer aussieht.
Die Kabine bleibt auch während der Vorbereitung danach belegt, die du jeder Leistung unter Dauer pro Leistung zuweist, zwischen 5 und 60 Minuten, um Laken zu wechseln, zu lüften und das Licht zu dimmen. Deine Kundin sieht diese Zeit nicht in ihrem Termin, und niemand kann innerhalb davon buchen.
Sagt dir der Terminkalender, in welcher Kabine jede Kundin ist?
Nein. Er zählt, wie viele Kabinen belegt sind, aber nicht, welche zu wem gehört; das regelst du weiterhin selbst an der Rezeption. Auch in Team und Monat zeigt er den Streifen nicht an.
Der Raum wird angelegt, wenn Proyecta deinen Terminkalender anhand deiner Beschreibung erstellt: Unter Zeiten änderst du seine Kapazität, aber du fügst keinen neuen hinzu. Und wenn du jeder Kabine ihren eigenen Kalender gibst (mit Neuer Kalender vom Typ Raum), belegt jeder Termin nur einen Kalender – entweder den der Therapeutin oder den der Kabine, niemals beide.
Wie trägst du den Termin ein, der dir per WhatsApp geschickt wird?
Mit Neuer Termin oben im Terminkalender, oder indem du auf eine freie Stunde in der Spalte der Person tippst, die behandeln wird – das Formular öffnet sich dann schon mit dieser Person und dieser Uhrzeit. Du trägst den Namen der Kundin ein, wählst die Leistung und tippst auf Termin eintragen. Wenn zu dieser Stunde keine Kabine mehr frei ist, trägt er ihn nicht ein und zeigt dir: „Diese Zeit ist in diesem Kalender frei, aber der Raum, den sich dein Team teilt, ist zu dieser Stunde bereits belegt.”
Valeria bekam diese Meldung bei einem weiteren Facial, das für einen Samstag um 11:00 Uhr angefragt wurde. Sie bot der Kundin 12:15 Uhr an, wenn Citlalis Massage inklusive Vorbereitung endet, und die Kundin sagte zu.
Die leere Stunde bietet dir auch Zeit blockieren an, etwa für Citlalis Mittagspause oder den Vormittag, an dem Abril zum Arzt geht. Und wenn jemand krank wird, ziehst du ihre Termine in die Spalte einer anderen Person; der Terminkalender bittet dich, jede Änderung zu bestätigen, und bietet an, die Kundin über die neue Zeit zu informieren.
Wie richte ich das in meinem Spa ein?
Beschreibe dein Geschäft bei Proyecta mit deinen eigenen Worten. Etwa so: „eine Seite für meinen Day Spa in Playa del Carmen mit entspannender Massage, heißen Steinen und Facial, jede mit ihrem eigenen Preis und ihrer eigenen Dauer; wir sind drei Therapeutinnen, Valeria, Citlali und Abril, und haben zwei Kabinen; Abril macht keine Faciales; Online-Termine bei jeder Therapeutin und ein WhatsApp-Button”.
Nimm noch heute mit der Stoppuhr auf deinem Handy die Zeit, die vom Verlassen einer Kundin bis zur Kabine, die für die nächste bereit ist, vergeht. Mach das dreimal und behalte die längste Zeit: Das ist deine Zahl für Vorbereitung danach. Leg los auf proyecta.dev.