Spakalender som visar vem som tar emot och om det finns ledigt behandlingsrum

Valeria har en day spa i Playa del Carmen med två behandlingsrum och tre personer som ger massage: hon själv, Citlali och Abril. Fram till påskveckan var hennes spakalender ett anteckningsblock i receptionen.

På påsklördagen skrev hon in en avkopplande massage med Citlali kl. 11:00 och en massage med varma stenar med Abril vid samma tid. Mitt i en session sa hon via WhatsApp ja till en turist som ville ha en ansiktsbehandling med henne, även den kl. 11:00. Kl. 11:05 stod tre kunder i badrock och det fanns bara två behandlingsrum, och en av dem fick vänta fyrtio minuter i receptionen. Varje terapeut hade sin egen bokning under kontroll; det ingen höll räkning på var behandlingsrummen.

Vad är en spakalender?

En spakalender är den bokningskalender som håller koll på varje terapeuts schema och, när teamet delar behandlingsrum, hur många som är lediga vid varje tid. Med den kan din kund boka med vem hon vill, och ingen bokar in henne på en tid då det inte finns plats att ta emot henne. Jämför du olika spa-system, fråga först om de klarar båda dessa två saker.

I Proyecta är det avsnittet Agenda i din panel, samma ställe där bokningarna från din sida hamnar. Varje person du lägger till under Team får sin egen kalender med företagets öppettider, och under Schema justerar du varje persons tider: Abril, till exempel, jobbar inte på måndagar.

Hur ser du vem som tar emot vid varje tid?

Under Kalender, som är vyn Agenda öppnar i. Vyn Dag visar en kolumn per terapeut, och varje bokning är ett block med kundens namn och tjänsten. Bara dina öppettider ritas ut, inte den tidiga morgonen eller natten.

På datorn har Kalender fyra vyer: Dag; Vecka, som visar en enda person; Team, med personerna nedåt och veckans sju dagar i bredd; och Månad, med hur många bokningar varje dag har. I Dag-vyn låter knappen Alla ▾ dig kryssa för vem du vill se: måndagen Abril inte jobbar tar du bort henne. Vid klockan i hörnet delar Visa bokningar var: varje timme i rader på 30 eller 15 minuter. På mobilen har du Dag och Månad, med samma Alla ▾.

Vad betyder färgen på varje bokning?

Med färgad bakgrund är en bokning Bekräftad. Med prickad kant och ingen bakgrund är den Väntande: tiden är reserverad medan betalningen online är på väg in. När du markerar Närvarade blir den grå med en bock, och om du markerar Uteblev blir den genomstruken. Avbokade bokningar visas inte, om du inte sätter på Visa avbokade i menyn med de tre punkterna.

Betalningsstatusen syns som en liten markering bredvid namnet: ett pesotecken betyder Betald, ett par mynt betyder Förskott betalt, och ett timglas betyder Betalning väntar.

Kan din kund välja sin terapeut?

Ja. När två eller fler personer utför tjänsten hon valt frågar din sida Med vem?, först med Vem som helst och sedan varje terapeut med foto och namn. Trycker hon på Citlali ser hon Citlalis lediga tider. Lämnar hon Vem som helst ser hon tiderna då minst en kan ta emot henne, bokningen går till den första lediga, och bekräftelsen säger vem hon fick.

I Playa del Carmen kommer många kunder en gång om året och kommer tillbaka och frågar efter ”hon med de varma stenarna”. Nu söker de henne med namn.

Vad var och en erbjuder markeras under Schema, i Tjänster som utförs för varje person. Abril gör inte ansiktsbehandlingar, så Valeria tog bort den bocken för henne, och nu dyker bara hon själv och Citlali upp vid ansiktsbehandlingen.

Hur hålls räkningen på behandlingsrummen?

Med ett utrymme som ditt team delar. Valeria beskrev sin spa med tre terapeuter och två behandlingsrum, och hennes kalender sparar rummen som ett utrymme med kapacitet 2: varje bokning tar upp en plats, oavsett vem som utför den, och när båda är upptagna slutar den tiden erbjudas på hennes sida med alla tre. För att veta om din gör det, gå in på Schema. Ser du Utrymmen som ditt team delar med sin Kapacitet: bokningar samtidigt, så gör den det, och det talet ändrar du själv.

I Dag och Vecka visas tiden utan ledigt rum som ett randigt fält med utrymmets namn och ”ingen plats”. Så förstår du varför ingen kan boka klockan 11:00 med Abril trots att hennes kolumn ser tom ut.

Behandlingsrummet förblir också upptaget under Förberedelse efter, den tid du ställer in för varje tjänst i Varaktighet per tjänst, från 5 till 60 minuter, för att byta lakan, vädra och dämpa ljuset. Din kund ser den inte i sin bokning, och ingen kan boka inom den.

Säger kalendern vilket behandlingsrum varje kund får?

Nej. Den räknar hur många behandlingsrum som är upptagna, men inte vilket som tillhör vem; det ordnar du fortfarande själv i receptionen. Den ritar heller inte ut fältet i Team eller i Månad.

Utrymmet skapas när Proyecta bygger din kalender utifrån det du beskrev: från Schema ändrar du kapaciteten, men lägger inte till ett nytt. Och om du ger varje behandlingsrum sin egen kalender (med Ny kalender, av typen Utrymme), tar varje bokning bara upp en kalender, terapeutens eller rummets, aldrig båda.

Hur skriver du in bokningen som kommer via WhatsApp?

Med Ny bokning, ovanför kalendern, eller genom att trycka på en ledig tid i kolumnen för den som ska utföra den, och då öppnas formuläret med den personen och den tiden ifylld. Du skriver kundens namn, väljer tjänsten och trycker på Boka. Om det inte längre finns ett ledigt behandlingsrum vid den tiden skrivs den inte in, och du får meddelandet ”Den här tiden är ledig i den här kalendern, men utrymmet som ditt team delar är redan upptaget vid den tiden”.

Valeria fick detta meddelande när ännu en ansiktsbehandling begärdes till en lördag klockan 11:00. Hon erbjöd kunden 12:15, när Citlalis massage är klar med sin förberedelsetid, och kunden sa ja.

Den lediga tiden erbjuder också Blockera tid, för Citlalis lunch eller morgonen Abril går till doktorn. Och om någon blir sjuk drar du hennes bokningar till en annan kolumn; kalendern ber dig bekräfta varje ändring och erbjuder sig att meddela kunden om den nya tiden.

Hur sätter jag det igång i min spa?

Beskriv ditt företag i Proyecta med dina egna ord. Något i stil med: ”en sida för min day spa i Playa del Carmen med avkopplande massage, varma stenar och ansiktsbehandling, varje tjänst med sitt eget pris och sin egen längd; vi är tre terapeuter, Valeria, Citlali och Abril, och vi har två behandlingsrum; Abril gör inte ansiktsbehandlingar; bokning online med varje terapeut och en WhatsApp-knapp”.

Ta idag tiden, med mobilens tidtagarur, från att en kund går tills behandlingsrummet är redo för nästa. Gör det tre gånger och håll dig till den längsta: det är ditt tal för Förberedelse efter. Börja på proyecta.dev.