Agendă pentru spa care îți spune cine te îngrijește și dacă mai ai cabină liberă
O agendă pentru spa ține calendarul fiecărui terapeut și, dacă echipa ta împarte cabinele, câte rămân libere la fiecare oră. În Proyecta, clienta ta alege cu cine să rezerve, iar ora fără cabină nu mai este oferită.
Valeria are un day spa în Playa del Carmen, cu două cabine și trei persoane care fac masaj: ea, Citlali și Abril. Până la Paște, agenda ei pentru spa era un caiet la recepție.
În Sâmbăta Mare a notat un masaj relaxant cu Citlali la 11:00 și pietre calde cu Abril la aceeași oră. La jumătatea ședinței, pe WhatsApp, i-a spus da unei turiste care voia un facial cu ea, tot la 11:00. La 11:05 erau trei cliente în halat și două cabine, iar una a așteptat patruzeci de minute la recepție. Fiecare terapeut își avea programarea notată corect; ce nu ținea nimeni la zi era socoteala cabinelor.
Ce este o agendă pentru spa?
O agendă pentru spa este agenda de programări care ține calendarul fiecărui terapeut și, atunci când echipa împarte cabinele, câte rămân libere la fiecare oră. Cu asta, clienta ta rezervă cu cine vrea, și nimeni nu îi dă o oră în care nu există unde să fie îngrijită. Dacă compari softuri pentru spa, întreabă mai întâi de aceste două evidențe.
În Proyecta este secțiunea Agendă din panoul tău, aceeași din care provin programările făcute pe pagina ta. Fiecare persoană pe care o adaugi în Echipă primește propria agendă cu programul afacerii, iar în Program ajustezi programul fiecăreia: Abril, de exemplu, nu lucrează lunea.
Cum vezi cine te îngrijește la fiecare oră?
În Calendar, ecranul cu care se deschide Agenda. Vizualizarea Zi pune o coloană pentru fiecare terapeut, iar fiecare programare este un bloc cu numele clientei și serviciul. Se desenează doar orele tale de lucru, fără dimineața devreme sau noaptea.
Pe computer, Calendarul are patru vizualizări: Zi; Săptămână, care este cea pentru o singură persoană; Echipă, cu persoanele pe verticală și cele șapte zile pe orizontală; și Lună, cu câte programări are fiecare zi. În Zi, butonul Toți ▾ te lasă să bifezi pe cine vezi: lunea în care nu vine Abril, o scoți din listă. În ceasul din colț, Arată programările la fiecare: împarte fiecare oră în intervale de 30 sau de 15 minute. Pe telefon ai Zi și Lună, cu același Toți ▾.
Ce înseamnă culoarea fiecărei programări?
Cu fundal colorat este o programare Confirmată. Cu marginea punctată și fără fundal este În așteptare: ora este rezervată cât se așteaptă plata online. Când o marchezi A venit, devine gri cu o bifă, iar dacă o marchezi Nu a venit, rămâne tăiată cu o linie. Cele anulate nu apar, decât dacă activezi Arată anulate din meniul cu trei puncte.
Banii apar într-un semn mic lângă nume: un simbol de pesos înseamnă Plătită, câteva monede înseamnă Avans plătit, iar o clepsidră înseamnă Plată în așteptare.
Clienta ta poate să își aleagă terapeutul?
Da. Când două sau mai multe persoane oferă serviciul ales, pagina ta o întreabă Cu cine?, mai întâi cu opțiunea Oricare și apoi cu fiecare terapeut, cu poza și numele ei. Dacă apasă pe Citlali, vede orele lui Citlali. Dacă lasă Oricare, vede orele în care cel puțin una este disponibilă, programarea i se dă primei persoane libere, iar confirmarea îi spune cu cine a nimerit.
În Playa del Carmen multe cliente vin o dată pe an și se întorc întrebând de «cea cu pietrele calde». Acum o caută pe nume.
Ce oferă fiecare se marchează în Program, la Servicii pe care le oferă fiecărei persoane. Abril nu face faciale, așa că Valeria i-a scos acea bifă, iar la facial apar acum doar ea și Citlali.
Cum ține socoteala cabinelor?
Cu un spațiu partajat de echipa ta. Valeria a descris spa-ul ei cu trei terapeuți și două cabine, iar agenda ei ține cabinele ca un spațiu cu capacitate de 2: fiecare programare ocupă un loc, indiferent cine o face, iar când cele două locuri sunt ocupate, ora respectivă nu mai este oferită pe pagina ei pentru niciuna dintre cele trei. Ca să afli dacă a ta ține evidența asta, intră în Program. Dacă vezi Spații partajate de echipa ta cu Capacitate: programări simultane, atunci da, și acel număr îl schimbi tu.
În Zi și Săptămână, ora fără cabină are o bandă hașurată cu numele spațiului și «fără loc». Așa înțelegi de ce nimeni nu poate rezerva la 11:00 cu Abril, chiar dacă coloana ei pare liberă.
Cabina rămâne ocupată și pe durata Pregătirii de după, pe care o stabilești pentru fiecare serviciu în Durata pe serviciu, între 5 și 60 de minute, pentru schimbat cearșafurile, aerisit și micșorat lumina. Clienta ta nu o vede în programarea ei, și nimeni nu poate rezerva în acest interval.
Agenda îți spune în ce cabină merge fiecare clientă?
Nu. Numără câte cabine sunt ocupate, dar nu care îi revine fiecăreia; asta încă o organizezi tu la recepție. Nici nu desenează banda în Echipă sau în Lună.
Spațiul se creează atunci când Proyecta îți face agenda pe baza a ceea ce ai descris: din Program schimbi capacitatea lui, dar nu adaugi unul nou. Și dacă dai fiecărei cabine propria agendă (cu Agendă nouă, de tip Spațiu), fiecare programare ocupă o singură agendă, fie a terapeutului, fie a cabinei, niciodată pe amândouă.
Cum notezi programarea care îți ajunge pe WhatsApp?
Cu Programare nouă, din partea de sus a agendei, sau apăsând pe o oră liberă din coloana persoanei care o va face, iar formularul se deschide cu acea persoană și acea oră. Scrii numele clientei, alegi serviciul și apeși Notează programarea. Dacă la ora respectivă nu mai e nicio cabină liberă, nu se notează, iar sistemul îți spune «Ora aceasta este liberă în această agendă, dar spațiul partajat de echipa ta este deja ocupat la ora respectivă».
Valeriei i-a apărut acel mesaj pentru un alt facial cerut într-o sâmbătă la 11:00. I-a oferit clientei ora 12:15, când se termină masajul lui Citlali împreună cu pregătirea, iar clienta a fost de acord.
Ora liberă îți oferă și opțiunea Blochează programul, pentru pauza de masă a lui Citlali sau dimineața în care Abril merge la doctor. Și dacă cineva se îmbolnăvește, tragi programările ei în coloana alteia; agenda îți cere să confirmi fiecare schimbare și îți oferă să anunțe clienta despre noul orar.
Cum pun asta în spa-ul meu?
Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile cuvinte. Ceva de genul: “o pagină pentru day spa-ul meu din Playa del Carmen, cu masaj relaxant, pietre calde și facial, fiecare cu prețul și durata lui; suntem trei terapeuți, Valeria, Citlali și Abril, și avem două cabine; Abril nu face faciale; programări online cu fiecare terapeut și buton de WhatsApp”.
Chiar azi, cu cronometrul telefonului, măsoară timpul de la momentul în care pleacă o clientă până când cabina e pregătită pentru următoarea. Fă asta de trei ori și reține timpul cel mai lung: acela este numărul tău de Pregătire de după. Începe pe proyecta.dev.