Agenda spa yang memberitahumu siapa yang melayani dan apakah ruang perawatan masih tersedia

Valeria punya day spa di Playa del Carmen dengan dua ruang perawatan dan tiga orang yang memberikan pijat: dirinya sendiri, Citlali, dan Abril. Sampai sebelum Pekan Suci, agenda spa-nya cuma buku catatan di meja depan.

Pada Sabtu Suci, dia mencatat pijat relaksasi dengan Citlali pukul 11:00 dan batu panas dengan Abril di jam yang sama. Di tengah sesi, lewat WhatsApp, dia bilang ya ke seorang turis yang ingin facial dengannya, juga pukul 11:00. Pukul 11:05 ada tiga klien berbalut jubah mandi dan hanya dua ruang perawatan, dan salah satunya menunggu empat puluh menit di meja depan. Setiap terapis tahu betul jadwalnya sendiri; yang tidak ada yang menghitung adalah ruang perawatannya.

Apa itu agenda spa?

Agenda spa adalah agenda reservasi yang mencatat kalender setiap terapis dan, kalau timmu berbagi ruang perawatan, berapa banyak yang masih kosong di setiap jam. Dengan itu, kliennu memesan dengan siapa yang dia mau, dan tidak ada yang mengalokasikan jam yang sebenarnya tidak punya tempat untuk melayaninya. Kalau kamu sedang membandingkan software spa, tanyakan dulu soal dua hal itu.

Di Proyecta, ini ada di bagian Agenda pada panelmu, tempat yang sama tempat munculnya reservasi yang dipesan orang di halamanmu. Setiap orang yang kamu tambahkan di Tim mendapat agendanya sendiri dengan jam operasional bisnismu, dan di Jam Kerja kamu atur jam masing-masing orang: Abril, misalnya, tidak bekerja hari Senin.

Bagaimana cara melihat siapa yang melayani di setiap jam?

Di Kalender, tempat Agenda terbuka. Tampilan Hari menampilkan satu kolom per terapis, dan setiap reservasi menjadi satu blok dengan nama klien dan layanannya. Hanya jam operasionalmu yang ditampilkan, tanpa dini hari maupun malam.

Di komputer, Kalender punya empat tampilan: Hari; Minggu, yaitu tampilan satu orang saja; Tim, dengan nama-nama orang tersusun ke bawah dan tujuh hari terbentang ke samping; dan Bulan, dengan jumlah reservasi di setiap hari. Di tampilan Hari, tombol Semua ▾ membiarkanmu mencentang siapa saja yang ingin dilihat: hari Senin ketika Abril tidak masuk, kamu bisa menghilangkannya. Di ikon jam pada pojok, Tampilkan reservasi setiap: membagi tiap jam menjadi baris 30 atau 15 menit. Di ponsel kamu punya Hari dan Bulan, dengan Semua ▾ yang sama.

Apa arti warna pada setiap reservasi?

Dengan latar berwarna, artinya reservasi itu Dikonfirmasi. Dengan garis tepi putus-putus dan tanpa latar warna, statusnya Tertunda: jamnya sudah dialokasikan sambil menunggu pembayaran onlinenya masuk. Begitu kamu menandainya Hadir, warnanya berubah abu-abu dengan tanda centang, dan kalau kamu menandainya Tidak Hadir, tulisannya jadi tercoret. Yang dibatalkan tidak muncul, kecuali kamu menyalakan Tampilkan yang Dibatalkan di menu tiga titik.

Informasi pembayaran ditandai dengan ikon kecil di samping nama: tanda peso artinya Lunas, ikon koin artinya Uang Muka Dibayar, dan ikon jam pasir artinya Pembayaran Tertunda.

Bisakah klienmu memilih terapisnya sendiri?

Bisa. Kalau dua orang atau lebih memberikan layanan yang dia pilih, halamanmu akan bertanya Dengan siapa?, dimulai dengan pilihan Siapa saja, lalu diikuti setiap terapis beserta foto dan namanya. Kalau dia memilih Citlali, dia akan melihat jam-jam Citlali. Kalau dia membiarkan Siapa saja, dia akan melihat jam-jam ketika setidaknya satu terapis bisa, reservasinya diberikan ke yang pertama kosong, dan konfirmasinya menyebutkan siapa yang kebagian melayaninya.

Di Playa del Carmen, banyak klien datang sekali setahun dan balik lagi menanyakan “yang pakai batu panas itu”. Sekarang mereka mencarinya langsung dengan namanya.

Layanan yang diberikan masing-masing orang ditandai di Jam Kerja, pada bagian Layanan yang Ditangani setiap orang. Abril tidak melakukan facial, jadi Valeria menghilangkan centang itu, dan sekarang untuk facial hanya muncul dirinya sendiri dan Citlali.

Bagaimana sistem ini menghitung ruang perawatan?

Dengan sebuah ruang yang dibagikan timmu. Valeria mendeskripsikan spa-nya dengan tiga terapis dan dua ruang perawatan, dan agendanya menyimpan ruang-ruang perawatan itu sebagai satu ruang dengan kapasitas 2: setiap reservasi memakai satu tempat, siapa pun yang melayani, dan begitu keduanya terpakai, jam itu berhenti ditawarkan di halamannya untuk ketiga terapis. Untuk mengetahui apakah punyamu juga begitu, masuk ke Jam Kerja. Kalau kamu melihat Ruang yang Dibagikan Tim dengan Kapasitas: reservasi sekaligus, berarti iya, dan angka itu bisa kamu ubah sendiri.

Di Hari dan Minggu, jam yang sudah tidak punya ruang perawatan muncul dengan garis-garis miring bertuliskan nama ruang itu dan “tidak ada tempat”. Jadi kamu paham mengapa tidak ada yang bisa reservasi pukul 11:00 dengan Abril meskipun kolomnya terlihat kosong.

Ruang perawatan juga tetap terpakai selama Persiapan Setelahnya yang kamu atur untuk setiap layanan di Durasi per Layanan, dari 5 sampai 60 menit, untuk mengganti seprai, membersihkan udara, dan meredupkan lampu. Kliennu tidak melihat waktu ini di reservasinya, dan tidak ada yang bisa memesan di dalamnya.

Apakah agenda ini memberitahu klien masuk ke ruang perawatan mana?

Tidak. Sistem ini menghitung berapa banyak ruang perawatan yang terpakai, tapi tidak menentukan mana yang jadi bagian siapa; itu tetap kamu atur sendiri di meja depan. Garis rayanya juga tidak muncul di Tim maupun Bulan.

Ruang itu dibuat begitu Proyecta menyusun agendamu berdasarkan apa yang kamu ceritakan: dari Jam Kerja kamu bisa mengubah kapasitasnya, tapi tidak menambahkan ruang baru. Dan kalau kamu memberi setiap ruang perawatan agendanya sendiri (lewat Agenda Baru, dengan tipe Ruang), setiap reservasi hanya memakai satu agenda, baik milik terapis atau milik ruang perawatan, tidak pernah keduanya.

Bagaimana cara mencatat reservasi yang masuk lewat WhatsApp?

Dengan Reservasi Baru, di bagian atas agenda, atau dengan mengetuk jam kosong di kolom orang yang akan melayani, dan formulirnya langsung terbuka dengan orang dan jam tersebut. Kamu menulis nama klien, memilih layanan, lalu mengetuk Catat Reservasi. Kalau jam itu sudah tidak ada ruang perawatan, sistem tidak mencatatnya dan memberi tahu “Jam ini kosong di agenda ini, tapi ruang yang dibagikan timmu sudah terpakai di jam tersebut”.

Valeria mendapat peringatan itu saat ada facial lain yang dipesan untuk hari Sabtu pukul 11:00. Dia menawarkan klien itu pukul 12:15, saat pijat Citlali selesai beserta masa persiapannya, dan kliennya setuju.

Jam kosong juga menawarkanmu Blokir Jam, untuk jam makan siang Citlali atau pagi ketika Abril pergi ke dokter. Dan kalau ada yang sakit, kamu bisa menyeret reservasinya ke kolom orang lain; agenda ini akan meminta konfirmasi untuk setiap perubahan dan menawarkan untuk memberi tahu klien soal jam barunya.

Bagaimana cara menerapkannya di spa-ku?

Ceritakan bisnismu ke Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Kira-kira begini: “halaman untuk day spa-ku di Playa del Carmen dengan pijat relaksasi, batu panas, dan facial, masing-masing dengan harga dan durasinya sendiri; kami bertiga terapis, Valeria, Citlali, dan Abril, dan kami punya dua ruang perawatan; Abril tidak melakukan facial; reservasi online dengan masing-masing terapis dan tombol WhatsApp”.

Hari ini, pakai stopwatch di ponselmu, hitung waktu sejak seorang klien keluar sampai ruang perawatan siap untuk klien berikutnya. Lakukan tiga kali dan ambil yang paling lama: itulah angka Persiapan Setelahnya-mu. Mulai di proyecta.dev.