Agenda per spa che ti dice chi riceve e se c'è una cabina libera
Un'agenda per spa tiene il calendario di ogni terapista e, se il tuo team condivide le cabine, quante ne restano libere a ogni ora. Su Proyecta la tua cliente scelta con chi prenotare, e l'orario senza cabina smette di essere offerto.
Valeria ha un day spa a Playa del Carmen con due cabine e tre persone che fanno massaggi: lei, Citlali e Abril. Fino a Pasqua, la sua agenda per spa era un quaderno alla reception.
Il Sabato Santo ha annotato un massaggio relax con Citlali alle 11:00 e delle pietre calde con Abril alla stessa ora. A metà seduta, su WhatsApp, ha detto di sì a una turista che voleva un facciale con lei, anche quello alle 11:00. Alle 11:05 c’erano tre clienti in vestaglia e due cabine, e una ha aspettato quaranta minuti in reception. Ogni terapista aveva il proprio appuntamento sotto controllo; quello che nessuno teneva sotto controllo erano le cabine.
Cos’è un’agenda per spa?
Un’agenda per spa è l’agenda degli appuntamenti che tiene il calendario di ogni terapista e, quando il team condivide le cabine, quante ne restano libere a ogni ora. Così la tua cliente prenota con chi vuole, e a nessuno viene riservato un orario in cui non c’è dove riceverla. Se stai confrontando software per spa, chiedi prima proprio di questi due aspetti.
Su Proyecta è la sezione Agenda del tuo pannello, la stessa da cui arrivano gli appuntamenti prenotati sulla tua pagina. Ogni persona che aggiungi in Team riceve la propria agenda con l’orario dell’attività, e in Orari regoli quello di ciascuno: Abril, per esempio, non lavora il lunedì.
Come vedi chi riceve a ogni ora?
In Calendario, che è la schermata con cui si apre l’Agenda. La vista Giorno mette una colonna per terapista e ogni appuntamento è un blocco con il nome della cliente e il servizio. Vengono disegnate solo le tue ore di apertura, senza la notte né la mattina presto.
Sul computer, Calendario ha quattro vedute: Giorno; Settimana, che è quella di una sola persona; Team, con le persone in verticale e i sette giorni in orizzontale; e Mese, con quanti appuntamenti ha ogni giorno. In Giorno, il pulsante Tutti ▾ ti permette di selezionare chi vedere: il lunedì in cui Abril non viene, la togli. Nell’orologio nell’angolo, Mostra appuntamenti ogni: divide ogni ora in righe da 30 o da 15 minuti. Sul cellulare hai Giorno e Mese, con lo stesso Tutti ▾.
Cosa significa il colore di ogni appuntamento?
Con sfondo colorato è un appuntamento Confermato. Con il bordo punteggiato e senza sfondo è In attesa: l’orario è riservato mentre arriva il pagamento online. Quando lo segni come Presente diventa grigio con un segno di spunta, e se lo segni come Assente resta barrato. Quelli annullati non compaiono, a meno che tu non attivi Mostra annullati nel menu dei tre puntini.
Il pagamento va in un’etichetta piccola vicino al nome: un simbolo del peso è Pagato, delle monete sono Acconto pagato e una clessidra è Pagamento in sospeso.
La tua cliente può scegliere il suo terapista?
Sì. Quando due o più persone offrono il servizio che ha scelto, la tua pagina le chiede Con chi?, prima con Chiunque e poi con ogni terapista, la sua foto e il suo nome. Se tocca Citlali, vede gli orari di Citlali. Se lascia Chiunque, vede gli orari in cui almeno una è disponibile, l’appuntamento viene assegnato alla prima libera e la conferma dice con chi le è capitato.
A Playa del Carmen molte clienti vengono una volta all’anno e tornano chiedendo “quella delle pietre calde”. Ora la cercano per nome.
Cosa offre ciascuno si indica in Orari, in Servizi che svolge di ogni persona. Abril non fa facciali, così Valeria le ha rimosso quella spunta e nel facciale ora compaiono solo lei e Citlali.
Come tiene il conto delle cabine?
Con uno spazio condiviso dal tuo team. Valeria ha descritto la sua spa con tre terapiste e due cabine, e la sua agenda tiene le cabine come uno spazio con capacità 2: ogni appuntamento occupa un posto, chiunque lo riceva, e quando entrambi sono occupati quell’ora smette di essere offerta sulla tua pagina con tutte e tre. Per sapere se la tua lo fa, entra in Orari. Se vedi Spazi condivisi dal tuo team con la sua Capacità: appuntamenti contemporanei, sì, e quel numero lo cambi tu.
In Giorno e Settimana, l’ora senza cabina mostra una fascia rigata con il nome dello spazio e “nessun posto disponibile”. Così capisci perché nessuno può prenotare alle 11:00 con Abril anche se la sua colonna sembra vuota.
La cabina resta occupata anche durante la Preparazione successiva che imposti per ogni servizio in Durata per servizio, da 5 a 60 minuti, per cambiare le lenzuola, arieggiare e abbassare la luce. La tua cliente non la vede nel suo appuntamento, e nessuno può prenotare in quel lasso di tempo.
L’agenda ti dice in quale cabina va ogni cliente?
No. Conta quante cabine sono occupate, ma non quale tocca a ciascuno; quello continui a organizzarlo tu alla reception. Non disegna nemmeno la fascia in Team né in Mese.
Lo spazio si crea quando Proyecta compone la tua agenda con quanto hai descritto: da Orari ne cambi la capacità, ma non ne aggiungi uno nuovo. E se dai a ogni cabina la propria agenda (con Nuova agenda, di tipo Spazio), ogni appuntamento occupa una sola agenda, quella della terapista o quella della cabina, mai entrambe.
Come annoti l’appuntamento che ti arriva su WhatsApp?
Con Nuovo appuntamento, in alto nell’agenda, oppure toccando un orario vuoto nella colonna di chi lo riceverà, e il modulo si apre con quella persona e quell’orario. Scrivi il nome della cliente, scegli il servizio e tocchi Annota appuntamento. Se a quell’ora non c’è più cabina disponibile, non lo annota e ti avvisa: “Questo orario è libero in questa agenda, ma lo spazio condiviso dal tuo team è già occupato a quell’ora”.
A Valeria è apparso questo avviso con un altro facciale richiesto per un sabato alle 11:00. Ha offerto alla cliente le 12:15, quando finisce il massaggio di Citlali con la sua preparazione, e la cliente ha detto di sì.
L’orario vuoto ti offre anche Blocca orario, per la pausa pranzo di Citlali o la mattina in cui Abril va dal medico. E se qualcuno si ammala, trascini i suoi appuntamenti nella colonna di un’altra persona; l’agenda ti chiede di confermare ogni cambio e ti offre di avvisare la cliente del nuovo orario.
Come lo attivo nella mia spa?
Descrivi la tua attività su Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “una pagina per il mio day spa a Playa del Carmen con massaggio relax, pietre calde e facciale, ognuno con il suo prezzo e la sua durata; siamo tre terapiste, Valeria, Citlali e Abril, e abbiamo due cabine; Abril non fa facciali; appuntamenti online con ogni terapista e pulsante WhatsApp”.
Oggi, con il cronometro del cellulare, misura il tempo da quando esce una cliente a quando la cabina è pronta per la prossima. Fallo tre volte e tieni il tempo più lungo: quello è il tuo numero di Preparazione successiva. Inizia su proyecta.dev.