能告诉你谁来服务、还有没有空理疗室的SPA预约系统

Valeria在普拉亚德尔卡曼经营着一家day spa,店里有两间理疗室,三个人负责按摩:她自己、Citlali和Abril。直到那年圣周之前,她的SPA预约系统还只是前台的一本记事簿。

圣周六那天,她在11:00给Citlali安排了一个放松按摩,又在同一时间给Abril安排了热石按摩。做到一半时,她在WhatsApp上答应了一位游客——同样是11:00——要和她本人做面部护理。11:05的时候,三位顾客穿着浴袍站在那儿,可理疗室只有两间,其中一位在前台足足等了四十分钟。每位理疗师都把自己的预约记得清清楚楚,可谁也没留意理疗室还剩几间。

什么是SPA预约系统?

SPA预约系统是一种预约日历工具,它既记录每位理疗师的日程,也在团队共用理疗室时,记录每个时段还剩几间空着。有了它,顾客可以指定自己想要的人来预约,也不会有人把一个根本没地方可用的时段派给她。如果你正在比较各家的SPA软件,先问清楚这两件事。

在Proyecta里,这就是你后台面板里的预约板块,顾客在你页面上预约的记录都会出现在这里。你在团队里添加的每个人都会有自己的日程,默认沿用店铺的营业时间,而在排班里你可以单独调整每个人的时间——比如Abril周一不上班。

怎么看每个时段是谁在服务?

在日历里——也就是打开预约后最先看到的页面。日视图会给每位理疗师一列,每个预约都是一个方块,上面写着顾客的名字和服务项目。日历只画出你营业的时间段,凌晨和深夜都不会显示。

在电脑上,日历有四种视图:日;周,是单人视图;团队,人员纵向排列,一周七天横向展开;还有月,显示每天有多少个预约。在日视图里,全部 ▾ 按钮可以勾选你想看谁:比如Abril周一不上班,就把她去掉。角落的小时钟图标里,预约时间间隔显示为： 可以把每个小时再细分成30分钟或15分钟一行。手机上只有日和月两种视图,同样有全部 ▾。

预约方块的颜色代表什么?

有颜色底色的,是已确认的预约。只有虚线边框、没有底色的,是待确认:这个时段先占着,等顾客的线上付款到账。你把它标成已到店后,方块会变灰并打上勾;标成未到的话,就会加上删除线。取消的预约不会显示,除非你在三个点的菜单里打开显示已取消。

金额状态用名字旁边的一个小图标表示:一个比索符号代表已付款,几个硬币代表已付定金,沙漏代表待付款。

顾客可以自己选理疗师吗?

可以。当有两个人以上能提供她选的服务时,你的页面会问她和哪位预约?,选项里先是都可以,然后是每位理疗师各自的照片和名字。如果她点了Citlali,看到的就是Citlali的空闲时段。如果她选了都可以,看到的就是至少有一位理疗师能接待的时段,预约会分给最先有空的那位,确认信息里会写明到底是谁来接待她。

在普拉亚德尔卡曼,很多顾客一年只来一次,回来时会问”那个做热石按摩的”是谁。现在,她们可以直接按名字找人了。

每个人能提供哪些服务,是在排班里、每个人的可提供的服务那一项设置的。Abril不做面部护理,所以Valeria把她这一项的勾去掉了,现在面部护理只会显示她自己和Citlali。

理疗室的数量是怎么算的?

靠一个团队共用的空间来算。Valeria向系统描述了她的SPA:三位理疗师,两间理疗室,于是系统把这两间理疗室记成一个容量为2的共用空间:不管是谁接待,每个预约都会占一个名额,两个名额都满了之后,那个时段就会从她三位理疗师的预约页面上一起消失。要看你的系统有没有这么算,去排班里看看。如果你看到团队共用空间,下面写着容量：同时可接待数,那就说明有,这个数字你自己可以改。

在日和周视图里,没有理疗室的时段会出现一条斜纹条,上面写着空间的名字和”无空位”。这样你就能明白,为什么11:00那会儿没人能约Abril,尽管她那一列看着是空的。

理疗室在你给每个服务设置的使用后准备时间里也算占用状态,这个时间可以在每个服务的时长里设置,从5分钟到60分钟,用来换床单、通风、调暗灯光。顾客在自己的预约里看不到这段时间,但谁也不能在这段时间里预约进来。

系统会告诉你每位顾客用哪间理疗室吗?

不会。它只计算有多少间理疗室被占用了,不会具体分配谁用哪一间,这部分还是要你在前台自己安排。而且,团队视图和月视图里也不会画那条斜纹提示。

这个共用空间是Proyecta根据你的描述搭建系统时就建好的:在排班里你可以改它的容量,但不能自己新加一个。如果你想给每间理疗室单独建一个日程(用新建日程,类型选空间),那每个预约就只会占用一个日程——理疗师的或理疗室的,不会同时占两个。

WhatsApp上来的预约,怎么手动登记?

点预约上方的新建预约,或者直接点接待人那一列里的空白时段,表单会自动带上这个人和这个时间。输入顾客的名字,选好服务,点记录预约就行。如果那个时段已经没有理疗室了,系统不会记上,还会提示你:“这个时段在这份日程里是空的,但团队共用的空间在这个时段已经满了”。

Valeria就在一个周六11:00的面部护理预约上收到过这个提示。她给顾客改约到了12:15——正好是Citlali的按摩加上准备时间结束的时间点——顾客答应了。

点空白时段时,系统也会给你锁定时段的选项,比如Citlali吃午饭的时间,或者Abril去看医生的那个上午。要是有人突然生病了,你可以把她的预约拖到另一位的列里;系统会让你逐条确认改动,并且可以顺手通知顾客新的时间。

我要怎么把这个用在我的SPA上?

用你自己的话跟Proyecta描述你的生意就行。比如这样:“给我在普拉亚德尔卡曼的day spa做一个页面,服务有放松按摩、热石按摩和面部护理,每种都有各自的价格和时长;我们有三位理疗师,Valeria、Citlali和Abril,有两间理疗室;Abril不做面部护理;需要可以指定理疗师的线上预约,还要有WhatsApp按钮”。

现在就拿起手机的计时器,算一算从顾客离开到理疗室准备好接待下一位之间要多久。测三次,取最长的那个数字,那就是你的使用后准备时间。现在就去proyecta.dev开始吧。