누가 담당하는지, 룸이 남아있는지 알려주는 스파 예약 시스템

발레리아는 플라야델카르멘에서 룸 두 개와 마사지를 해주는 세 사람—본인, 시틀라리, 아브릴—으로 데이스파를 운영한다. 성주간 전까지는 스파 예약 시스템이 그저 리셉션의 공책 한 권이었다.

성토요일에는 11시에 시틀라리와 하는 릴랙싱 마사지와 같은 시간 아브릴과 하는 핫스톤 마사지를 적어두었다. 그런데 한창 시술 중일 때 WhatsApp으로 한 관광객에게 역시 11시에 본인과 페이셜을 하자고 답했다. 11시 5분, 가운을 입은 손님 세 명과 룸 두 개가 있었고, 한 명은 리셉션에서 40분을 기다렸다. 테라피스트마다 자기 예약은 정확히 알고 있었지만, 룸의 개수를 세는 사람은 아무도 없었다.

스파 예약 시스템이란 무엇인가?

스파 예약 시스템은 테라피스트 개개인의 일정을 관리하면서, 팀이 룸을 함께 쓰는 경우라면 시간마다 몇 개가 비어 있는지도 함께 관리하는 예약 캘린더다. 이렇게 하면 손님은 원하는 사람과 예약할 수 있고, 아무도 손님에게 룸이 없는 시간을 내주지 않는다. 스파용 소프트웨어를 비교하고 있다면 이 두 가지를 먼저 확인해야 한다.

Proyecta에서는 패널의 예약 섹션이 이 역할을 한다. 손님이 당신의 페이지에서 예약하면 바로 여기에 나타난다. 팀에 등록한 사람마다 매장 영업시간에 맞춘 자기만의 일정을 갖게 되고, 근무시간에서 각자의 일정을 조정한다. 예를 들어 아브릴은 월요일에 근무하지 않는다.

시간마다 누가 담당하는지는 어떻게 확인할까?

예약을 열면 바로 나타나는 캘린더에서다. 일별 보기는 테라피스트마다 열을 하나씩 만들고, 각 예약은 손님 이름과 서비스가 적힌 블록으로 표시된다. 새벽이나 밤 시간은 빼고 영업시간만 그려진다.

컴퓨터에서는 캘린더에 네 가지 보기가 있다. 일별; 한 사람만 보는 주별; 사람을 세로로, 일주일 7일을 가로로 배치하는 팀; 그리고 날마다 예약이 몇 건인지 보여주는 월별이다. 일별 보기에서 전체 ▾ 버튼으로 누구를 볼지 체크할 수 있다. 아브릴이 쉬는 월요일이라면 체크를 해제하면 된다. 구석의 시계 아이콘에 있는 **예약 표시 간격:**은 매 시간을 30분 또는 15분 단위로 나눈다. 휴대폰에서는 일별과 월별을 쓸 수 있고 같은 전체 ▾ 버튼이 있다.

예약마다 다른 색은 무슨 의미일까?

배경에 색이 채워져 있으면 확정됨 상태다. 점선 테두리에 배경이 없으면 대기중으로, 온라인 결제가 들어올 때까지 시간을 잡아둔 상태다. 참석함으로 표시하면 체크 표시와 함께 회색이 되고, 불참으로 표시하면 취소선이 그려진다. 취소된 예약은 점 세 개 메뉴에서 취소된 예약 표시를 켜지 않는 한 보이지 않는다.

결제 상태는 이름 옆의 작은 표시로 나타난다. 페소 기호는 결제완료, 동전 모양은 선결제완료, 모래시계는 결제대기다.

손님이 직접 테라피스트를 고를 수 있을까?

그렇다. 손님이 고른 서비스를 둘 이상이 제공할 경우, 당신의 페이지는 **누구와 하시겠어요?**라고 묻는데, 먼저 누구든지가 나오고 이어서 테라피스트별로 사진과 이름이 뜬다. 시틀라리를 선택하면 시틀라리의 시간대가 보인다. 누구든지를 그대로 두면 적어도 한 명이 가능한 시간대가 보이고, 예약은 가장 먼저 비는 사람에게 배정되며, 확정 메시지에 누가 담당하는지 알려준다.

플라야델카르멘에서는 손님들이 일 년에 한 번 왔다가 다시 돌아와 ‘핫스톤 해주던 분’을 찾는 일이 많았다. 이제는 이름으로 찾는다.

각자 어떤 서비스를 제공하는지는 근무시간에서, 각 사람의 담당 서비스에 체크해 설정한다. 아브릴은 페이셜을 하지 않으므로 발레리아는 그 체크를 해제했고, 이제 페이셜에는 본인과 시틀라리만 나온다.

룸 개수는 어떻게 관리할까?

팀이 함께 쓰는 ‘공간’이라는 개념으로 관리한다. 발레리아는 테라피스트 세 명과 룸 두 개가 있는 스파라고 설명했고, 그의 예약 시스템은 룸을 정원 2명짜리 공간으로 저장해둔다. 누가 담당하든 예약 하나가 자리 하나를 차지하고, 두 자리가 다 차면 그 시간은 세 명 모두의 페이지에서 더 이상 제공되지 않는다. 당신의 시스템도 그런지 알아보려면 근무시간에 들어가 보라. 팀이 공유하는 공간과 그 정원: 동시 예약 수가 보인다면 맞고, 그 숫자는 직접 바꿀 수 있다.

일별과 주별 보기에서 룸이 없는 시간에는 공간 이름과 ‘자리 없음’이 적힌 빗금 띠가 나타난다. 그래서 아브릴의 칸이 비어 보여도 왜 11시에는 아무도 예약할 수 없는지 알 수 있다.

룸은 또한 서비스별 소요시간에서 각 서비스에 설정한 사후 준비시간(5분~60분) 동안에도 계속 사용 중인 상태가 된다. 시트를 갈고, 환기를 하고, 조명을 낮추는 시간이다. 손님의 예약에는 이 시간이 보이지 않지만, 그 안에는 아무도 예약할 수 없다.

예약 시스템이 손님이 어느 룸으로 가는지도 알려줄까?

아니다. 몇 개의 룸이 차 있는지는 세어주지만, 누가 어느 룸을 쓰는지는 알려주지 않는다. 그건 여전히 리셉션에서 직접 배정해야 한다. 그리고 팀이나 월별 보기에는 이 빗금 띠가 그려지지 않는다.

이 공간은 당신이 설명한 내용을 바탕으로 Proyecta가 당신의 일정을 만들 때 함께 생긴다. 근무시간에서는 정원을 바꿀 수 있지만 새로운 공간을 추가할 수는 없다. 그리고 각 룸에도 자체 일정을 따로 주면(유형을 공간으로 하는 새 일정으로), 예약 하나는 테라피스트의 일정이든 룸의 일정이든 단 하나만 차지하고 절대 둘 다 차지하지 않는다.

WhatsApp으로 들어온 예약은 어떻게 적어둘까?

캘린더 위쪽의 새 예약 버튼을 누르거나, 담당할 사람의 칸에서 빈 시간을 터치하면 된다. 그러면 그 사람과 그 시간이 채워진 상태로 양식이 열린다. 손님 이름을 쓰고 서비스를 고른 뒤 예약 등록을 누르면 끝이다. 그 시간에 룸이 더 없다면 등록되지 않고 ‘이 일정에서는 해당 시간이 비어 있지만, 팀이 공유하는 공간은 이미 그 시간에 차 있습니다’라는 안내가 뜬다.

발레리아에게는 토요일 11시에 또 다른 페이셜 요청이 들어왔을 때 이 안내가 나타났다. 그는 손님에게 시틀라리의 마사지와 준비시간이 끝나는 12시 15분을 제안했고, 손님은 좋다고 했다.

빈 시간을 누르면 시간 차단 옵션도 나온다. 시틀라리의 식사 시간이나 아브릴이 병원에 가는 아침 같은 경우에 쓴다. 누군가 아파서 쉬게 되면 그 사람의 예약을 다른 사람의 칸으로 끌어다 놓으면 된다. 캘린더는 변경 사항마다 확인을 요청하고, 손님에게 새 시간을 알려줄지도 물어본다.

내 스파에는 어떻게 적용할까?

당신의 언어로 Proyecta에 당신의 비즈니스를 설명해보라. 예를 들면 이런 식이다: “플라야델카르멘에 있는 내 데이스파를 위한 페이지가 필요해요. 릴랙싱 마사지, 핫스톤, 페이셜이 있고 각각 가격과 소요시간이 달라요. 테라피스트는 발레리아, 시틀라리, 아브릴 세 명이고 룸은 두 개예요. 아브릴은 페이셜을 하지 않아요. 각 테라피스트별로 온라인 예약을 받고 WhatsApp 버튼도 넣어주세요”.

지금 바로 휴대폰 스톱워치로 손님이 나간 순간부터 다음 손님을 위해 룸이 준비되는 순간까지 시간을 재보라. 세 번을 재서 가장 길게 나온 시간을 쓰면 된다. 그게 당신의 사후 준비시간 숫자다. proyecta.dev에서 시작해보라.