誰が対応できるか、個室が空いているかまで教えてくれるスパ予約表
スパ予約表は各セラピストのカレンダーを管理し、チームで個室を共有している場合は、各時間帯に空いている個室の数も把握します。Proyectaなら、お客様は誰に予約するか選べて、個室が空いていない時間は表示されなくなります。
バレリアはプラヤ・デル・カルメンでデイスパを経営していて、個室は2つ、マッサージを担当するのは彼女自身とシトラリ、アブリルの3人。聖週間までは、スパの予約表は受付に置いたノートだった。
聖土曜日、11時にシトラリのリラックスマッサージと、同じ11時にアブリルのホットストーンを書き込んだ。施術の最中にWhatsAppで、自分にフェイシャルを受けたいという観光客からの依頼にも、同じく11時でOKと返事をした。11時5分には、ガウンを着たお客様が3人、個室は2つ。1人は受付で40分待たされた。セラピストそれぞれは自分の予約をきちんと把握していたが、個室の数を数えている人は誰もいなかった。
スパ予約表とは?
スパ予約表とは、各セラピストのカレンダーを管理し、チームが個室を共有している場合は各時間帯に空いている個室の数も把握する予約システムのことだ。これがあれば、お客様は希望する担当者に予約でき、対応できる場所がない時間帯を押さえられてしまうこともない。スパ向けソフトウェアを比較しているなら、まずこの2つの管理ができるかを聞いてみよう。
Proyectaでは、管理画面の予約表セクションがこれに当たり、お客様がページから予約した内容もここに反映される。チームに追加した一人ひとりが、営業時間に基づく自分専用の予約表を持ち、スケジュールで各人の勤務時間を調整できる。例えばアブリルは月曜日は出勤していない、といった設定だ。
各時間帯に誰が対応しているかはどう確認する?
カレンダーで確認できる。予約表を開くとまずここが表示される。日ビューではセラピストごとに列が並び、各予約はお客様の名前とサービス名が入ったブロックで表示される。表示されるのは営業時間のみで、早朝や夜は表示されない。
パソコンでは、カレンダーに4つのビューがある。日、1人分だけを表示する週、縦に担当者、横に7日間を並べるチーム、そして各日の予約件数がわかる月だ。日ビューでは全員 ▾ボタンで表示する担当者にチェックを入れられる。アブリルが来ない月曜日は外しておけばいい。隅にある時計アイコンの予約の表示間隔:で、1時間を30分区切りか15分区切りの行に分けられる。携帯では日と月があり、同じ**全員 ▾**が使える。
予約の色は何を意味する?
色のついた背景は確定済みの予約。点線の枠で背景がないものは保留中で、オンライン決済が届くまでその時間帯が仮押さえされている状態だ。来店済みにすると灰色になってチェックマークが付き、来店なしにすると取り消し線が入る。キャンセルされた予約は、三点メニューのキャンセル済みを表示をオンにしない限り表示されない。
お金に関するステータスは名前の横の小さなマークでわかる。ペソの記号は支払い済み、コインのマークは前払い済み、砂時計は支払い保留中を示す。
お客様は自分で担当のセラピストを選べる?
選べる。選んだサービスを2人以上が担当できる場合、ページにはどなたがいいですか?という質問が表示され、まずどなたでも、続いて各セラピストが写真と名前付きで並ぶ。シトラリをタップすれば、シトラリの空き時間が表示される。どなたでもを選んだままにすれば、少なくとも1人が対応できる時間が表示され、予約は最初に空いている担当者に割り当てられ、確認メールには誰が担当になったかが記載される。
プラヤ・デル・カルメンでは、1年に1回だけ来て「ホットストーンをやってくれた人」をまた指名したいお客様が多い。今はその人を名前で検索できる。
各担当者が提供できるサービスはスケジュールの、各人の対応サービスで設定する。アブリルはフェイシャルをやらないので、バレリアはそのチェックを外した。今、フェイシャルの候補には彼女自身とシトラリだけが表示される。
個室の数はどう管理する?
チームで共有する「スペース」として管理する。バレリアは自分のスパをセラピスト3人、個室2つと説明し、予約表は個室を定員2のスペースとして記録している。どの担当者が対応するかにかかわらず、各予約が1枠を消費し、2つとも埋まっているとその時間はページに表示されなくなる(3人とも対象だ)。自分のスパでも管理されているか確認するには、スケジュールを開いてみよう。チームが共有するスペースという項目があって定員:同時対応数が表示されていれば管理されている状態で、この数字は自分で変更できる。
日と週ビューでは、個室が空いていない時間帯に、スペースの名前と「空きなし」という表示が入った斜線のバーが表示される。これで、アブリルの列が空いて見えても11時に誰も予約できない理由がわかる。
個室は、各サービスのサービスごとの所要時間で設定する施術後の準備時間(5分から60分)の間も使用中のままになる。シーツを替え、空気を入れ替え、照明を落とすための時間だ。お客様の予約画面にはこの時間は表示されないが、その間は誰も予約を入れられない。
予約表は、どのお客様がどの個室に入るかまで教えてくれる?
いいえ。使用中の個室の数は数えてくれるが、どれが誰のものかまでは教えてくれない。それは受付で引き続き自分で割り振る必要がある。また、チームと月ビューにはこのバーは表示されない。
このスペースは、Proyectaがあなたの説明に基づいて予約表を作成する際に設定される。スケジュールから定員を変更することはできるが、新しいスペースを追加することはできない。また、個室それぞれに専用の予約表を持たせたい場合は(種類をスペースにした新規予約表で)、各予約はセラピストか個室、どちらか一方の予約表だけを占有する形になり、両方を同時に占有することはない。
WhatsAppで来た予約はどう登録する?
予約表の上にある新規予約か、担当者の列の空いている時間帯をタップすればいい。どちらの場合もその担当者とその時間であらかじめ入力された状態でフォームが開く。お客様の名前を入力し、サービスを選んで予約を登録をタップするだけだ。その時間にもう個室の空きがない場合は登録されず、「この予約表ではこの時間は空いていますが、チームが共有するスペースはすでにその時間埋まっています」と表示される。
バレリアは、土曜日の11時に別のフェイシャルが依頼されたときにこの表示を見た。彼女はお客様に、シトラリのマッサージと準備時間が終わる12時15分を提案し、お客様はそれでいいと答えた。
空いている時間帯には時間をブロックという選択肢もあり、シトラリの昼食休憩やアブリルが通院する午前中などに使える。誰かが体調を崩したときは、その人の予約を別の担当者の列にドラッグするだけでいい。予約表は変更ごとに確認を求め、お客様に新しい時間を知らせるかどうかも選べる。
自分のスパで使うにはどうする?
Proyectaに、自分の言葉でお店について説明するだけでいい。例えばこんな感じだ。「プラヤ・デル・カルメンにあるデイスパのページを作りたい。リラックスマッサージ、ホットストーン、フェイシャルがあって、それぞれ料金と所要時間が違う。セラピストは3人、バレリア、シトラリ、アブリルで、個室は2つ。アブリルはフェイシャルをやらない。各セラピストを指定してのオンライン予約と、WhatsAppボタンも欲しい」。
今日のうちに、携帯のストップウォッチでお客様が出てから次のお客様を迎えられる状態になるまでの時間を測ってみよう。3回測って、一番長かった時間を使う。それが施術後の準備時間の数字になる。proyecta.devから始めてみよう。