Agenda para spa que te dice quién atiende y si te queda cabina

Valeria tiene un day spa en Playa del Carmen con dos cabinas y tres personas que dan masaje: ella, Citlali y Abril. Hasta Semana Santa, su agenda para spa era una libreta en la recepción.

El Sábado de Gloria anotó un masaje relajante con Citlali a las 11:00 y unas piedras calientes con Abril a la misma hora. A media sesión, por WhatsApp, le dijo que sí a una turista que quería un facial con ella, también a las 11:00. A las 11:05 había tres clientas en bata y dos cabinas, y una esperó cuarenta minutos en la recepción. Cada terapeuta tenía bien su cita; lo que nadie llevaba era la cuenta de las cabinas.

¿Qué es una agenda para spa?

Una agenda para spa es la agenda de citas que lleva el calendario de cada terapeuta y, cuando el equipo comparte cabinas, cuántas quedan libres a cada hora. Con eso tu clienta reserva con quien quiere, y nadie le aparta una hora en la que no hay dónde atenderla. Si estás comparando software para spa, pregunta primero por esas dos cuentas.

En Proyecta es la sección Agenda de tu panel, la misma de donde salen las citas que reservan en tu página. Cada persona que agregas en Equipo recibe su propia agenda con el horario del negocio, y en Horarios ajustas el de cada quien: Abril, por ejemplo, no trabaja los lunes.

¿Cómo ves quién atiende a cada hora?

En Calendario, que es donde abre la Agenda. La vista Día pone una columna por terapeuta y cada cita es un bloque con el nombre de la clienta y el servicio. Sólo se dibujan tus horas de atención, sin la madrugada ni la noche.

En la computadora, Calendario tiene cuatro vistas: Día; Semana, que es la de una sola persona; Equipo, con las personas hacia abajo y los siete días a lo ancho; y Mes, con cuántas citas tiene cada día. En Día, el botón Todos ▾ te deja palomear a quién ves: el lunes que no viene Abril, la quitas. En el reloj de la esquina, Mostrar citas cada: parte cada hora en renglones de 30 o de 15 minutos. En el celular tienes Día y Mes, con el mismo Todos ▾.

¿Qué significa el color de cada cita?

Con fondo de color es una cita Confirmada. Con el borde punteado y sin fondo está Pendiente: la hora está apartada mientras llega su pago en línea. Cuando la marcas Asistió se pone gris con una palomita, y si la marcas No asistió queda tachada. Las canceladas no salen, a menos que prendas Mostrar canceladas en el menú de los tres puntos.

El dinero va en una marca chiquita junto al nombre: un signo de pesos es Pagada, unas monedas son Anticipo pagado y un reloj de arena es Pago pendiente.

¿Tu clienta puede escoger a su terapeuta?

Sí. Cuando dos o más personas dan el servicio que escogió, tu página le pregunta ¿Con quién?, primero con Cualquiera y luego con cada terapeuta, su foto y su nombre. Si toca a Citlali, ve las horas de Citlali. Si deja Cualquiera, ve las horas en que al menos una puede, la cita se le da a la primera libre y su confirmación dice con quién le tocó.

En Playa del Carmen muchas clientas vienen una vez al año y regresan preguntando por «la de las piedras calientes». Ahora la buscan por su nombre.

Lo que da cada quien se marca en Horarios, en Servicios que atiende de cada persona. Abril no hace faciales, así que Valeria le quitó esa palomita y en el facial ya sólo salen ella y Citlali.

¿Cómo lleva la cuenta de las cabinas?

Con un espacio que comparte tu equipo. Valeria describió su spa con tres terapeutas y dos cabinas, y su agenda guarda las cabinas como un espacio con cupo de 2: cada cita ocupa un lugar, la atienda quien la atienda, y cuando los dos están tomados esa hora deja de ofrecerse en su página con las tres. Para saber si la tuya lo lleva, entra a Horarios. Si ves Espacios que comparte tu equipo con su Cupo: citas a la vez, sí, y ese número lo cambias tú.

En Día y Semana, la hora sin cabina trae una franja rayada con el nombre del espacio y «sin lugar». Así entiendes por qué nadie puede reservar a las 11:00 con Abril aunque su columna se vea vacía.

La cabina también se queda ocupada durante la Preparación después que le pongas a cada servicio en Duración por servicio, de 5 a 60 minutos, para cambiar sábanas, ventilar y bajar la luz. Tu clienta no la ve en su cita, y nadie puede reservar dentro de ella.

¿La agenda te dice en qué cabina va cada clienta?

No. Cuenta cuántas cabinas están ocupadas, pero no cuál le toca a cada quien; eso lo sigues acomodando tú en la recepción. Tampoco dibuja la franja en Equipo ni en Mes.

El espacio se arma cuando Proyecta hace tu agenda con lo que describiste: desde Horarios cambias su cupo, pero no agregas uno nuevo. Y si le das a cada cabina su propia agenda (con Nueva agenda, de tipo Espacio), cada cita ocupa una sola agenda, la de la terapeuta o la de la cabina, nunca las dos.

¿Cómo anotas la cita que te llega por WhatsApp?

Con Nueva cita, arriba de la agenda, o tocando una hora vacía en la columna de quien la va a atender, y el formulario abre con esa persona y esa hora. Escribes el nombre de la clienta, escoges el servicio y tocas Anotar cita. Si a esa hora ya no queda cabina, no la anota y te dice «Ese horario está libre en esta agenda, pero el espacio que comparte tu equipo ya está ocupado a esa hora».

A Valeria le salió ese aviso con otro facial pedido para un sábado a las 11:00. Le ofreció a la clienta las 12:15, cuando termina el masaje de Citlali con su preparación, y la clienta dijo que sí.

La hora vacía también te ofrece Bloquear horario, para la comida de Citlali o la mañana en que Abril va al doctor. Y si alguien se enferma, arrastras sus citas a la columna de otra; la agenda te pide confirmar cada cambio y te ofrece avisarle a la clienta del nuevo horario.

¿Cómo lo pongo en mi spa?

Describe tu negocio en Proyecta con tus palabras. Algo así: “una página para mi day spa en Playa del Carmen con masaje relajante, piedras calientes y facial, cada uno con su precio y su duración; somos tres terapeutas, Valeria, Citlali y Abril, y tenemos dos cabinas; Abril no hace faciales; citas en línea con cada terapeuta y botón de WhatsApp”.

Hoy, con el cronómetro del celular, toma el tiempo desde que sale una clienta hasta que la cabina queda lista para la siguiente. Hazlo tres veces y quédate con la más larga: ése es tu número de Preparación después. Empieza en proyecta.dev.