Un agenda de spa qui te dit qui s'occupe de toi et s'il reste une cabine

Valeria a un day spa à Playa del Carmen avec deux cabines et trois personnes qui donnent des massages : elle, Citlali et Abril. Jusqu’à la Semaine sainte, son agenda de spa était un cahier à la réception.

Le Samedi saint, elle a noté un massage relaxant avec Citlali à 11h00 et des pierres chaudes avec Abril à la même heure. En plein milieu d’une séance, par WhatsApp, elle a dit oui à une touriste qui voulait un soin du visage avec elle, aussi à 11h00. À 11h05, il y avait trois clientes en peignoir et deux cabines, et l’une d’elles a attendu quarante minutes à la réception. Chaque thérapeute avait bien son rendez-vous ; ce que personne ne suivait, c’était le compte des cabines.

Qu’est-ce qu’un agenda de spa ?

Un agenda de spa, c’est l’agenda de rendez-vous qui tient le calendrier de chaque thérapeute et, quand l’équipe partage des cabines, combien il en reste de libres à chaque heure. Avec ça, ta cliente réserve avec qui elle veut, et personne ne lui réserve une heure où il n’y a nulle part où la recevoir. Si tu compares des logiciels pour spa, commence par demander si ces deux comptes sont bien tenus.

Sur Proyecta, c’est la section Agenda de ton panneau, celle-là même d’où sortent les rendez-vous réservés sur ta page. Chaque personne que tu ajoutes dans Équipe reçoit son propre agenda avec les horaires du commerce, et dans Horaires tu ajustes celui de chacun : Abril, par exemple, ne travaille pas le lundi.

Comment vois-tu qui travaille à chaque heure ?

Dans Calendrier, qui est ce qui s’ouvre quand tu arrives sur l’Agenda. La vue Jour met une colonne par thérapeute, et chaque rendez-vous est un bloc avec le nom de la cliente et le service. Seules tes heures d’ouverture sont affichées, ni l’aube ni la nuit.

Sur l’ordinateur, Calendrier a quatre vues : Jour ; Semaine, qui est celle d’une seule personne ; Équipe, avec les personnes en lignes et les sept jours en colonnes ; et Mois, avec le nombre de rendez-vous de chaque jour. En Jour, le bouton Tous ▾ te permet de cocher qui tu veux voir : le lundi où Abril ne vient pas, tu la décoches. Dans l’horloge du coin, Afficher les rendez-vous toutes les : découpe chaque heure en lignes de 30 ou de 15 minutes. Sur le mobile, tu as Jour et Mois, avec le même Tous ▾.

Que signifie la couleur de chaque rendez-vous ?

Avec un fond de couleur, c’est un rendez-vous Confirmé. Avec la bordure en pointillés et sans fond, il est En attente : l’heure est réservée en attendant que le paiement en ligne arrive. Quand tu le marques Présent, il devient gris avec une coche, et si tu le marques Absent, il est barré. Les annulés ne s’affichent pas, à moins que tu n’actives Afficher les annulés dans le menu à trois points.

L’argent apparaît dans une petite marque à côté du nom : un signe pesos veut dire Payé, des pièces veulent dire Acompte payé et un sablier veut dire Paiement en attente.

Ta cliente peut-elle choisir sa thérapeute ?

Oui. Quand deux personnes ou plus proposent le service qu’elle a choisi, ta page lui demande Avec qui ?, d’abord avec N’importe qui, puis avec chaque thérapeute, sa photo et son nom. Si elle touche Citlali, elle voit les horaires de Citlali. Si elle laisse N’importe qui, elle voit les horaires où au moins une personne est disponible, le rendez-vous est attribué à la première libre, et sa confirmation indique avec qui elle est tombée.

À Playa del Carmen, beaucoup de clientes viennent une fois par an et reviennent en demandant « celle des pierres chaudes ». Maintenant, elles la cherchent par son nom.

Ce que fait chacune se marque dans Horaires, dans Services assurés de chaque personne. Abril ne fait pas de soins du visage, alors Valeria lui a retiré cette coche, et pour le soin du visage, il ne reste plus qu’elle et Citlali.

Comment l’agenda tient-il le compte des cabines ?

Avec un espace que ton équipe partage. Valeria a décrit son spa avec trois thérapeutes et deux cabines, et son agenda garde les cabines comme un espace avec une capacité de 2 : chaque rendez-vous occupe une place, peu importe qui s’en occupe, et quand les deux sont prises, cette heure n’est plus proposée sur sa page avec les trois thérapeutes. Pour savoir si le tien le fait, va dans Horaires. Si tu vois Espaces partagés par ton équipe avec sa Capacité : rendez-vous en même temps, c’est oui, et ce chiffre, c’est toi qui le changes.

Dans Jour et Semaine, l’heure sans cabine disponible porte une bande hachurée avec le nom de l’espace et « complet ». Tu comprends ainsi pourquoi personne ne peut réserver à 11h00 avec Abril, même si sa colonne paraît vide.

La cabine reste aussi occupée pendant la Préparation après que tu règles pour chaque service dans Durée par service, de 5 à 60 minutes, pour changer les draps, aérer et baisser la lumière. Ta cliente ne la voit pas sur son rendez-vous, et personne ne peut réserver pendant ce temps.

L’agenda te dit-il dans quelle cabine va chaque cliente ?

Non. Il compte combien de cabines sont occupées, mais pas laquelle revient à qui ; ça, c’est toi qui continues à l’organiser à la réception. Il n’affiche pas non plus la bande dans Équipe ni dans Mois.

L’espace se crée quand Proyecta construit ton agenda à partir de ce que tu as décrit : depuis Horaires, tu changes sa capacité, mais tu n’en ajoutes pas un nouveau. Et si tu donnes à chaque cabine son propre agenda (avec Nouvel agenda, de type Espace), chaque rendez-vous occupe un seul agenda, celui de la thérapeute ou celui de la cabine, jamais les deux.

Comment notes-tu le rendez-vous qui t’arrive par WhatsApp ?

Avec Nouveau rendez-vous, en haut de l’agenda, ou en touchant une heure vide dans la colonne de la personne qui va s’en occuper, et le formulaire s’ouvre avec cette personne et cette heure. Tu écris le nom de la cliente, tu choisis le service et tu appuies sur Noter le rendez-vous. S’il ne reste plus de cabine à cette heure, il ne l’enregistre pas et te dit « Ce créneau est libre dans cet agenda, mais l’espace partagé par ton équipe est déjà occupé à cette heure ».

Cet avertissement est apparu pour Valeria avec un autre soin du visage demandé pour un samedi à 11h00. Elle a proposé à la cliente 12h15, quand se termine le massage de Citlali avec sa préparation, et la cliente a dit oui.

L’heure vide te propose aussi Bloquer le créneau, pour le déjeuner de Citlali ou la matinée où Abril va chez le médecin. Et si quelqu’un tombe malade, tu glisses ses rendez-vous vers la colonne d’une autre ; l’agenda te demande de confirmer chaque changement et te propose de prévenir la cliente du nouvel horaire.

Comment je mets ça en place dans mon spa ?

Décris ton commerce sur Proyecta avec tes propres mots. Quelque chose comme : « une page pour mon day spa à Playa del Carmen avec massage relaxant, pierres chaudes et soin du visage, chacun avec son prix et sa durée ; nous sommes trois thérapeutes, Valeria, Citlali et Abril, et nous avons deux cabines ; Abril ne fait pas de soins du visage ; rendez-vous en ligne avec chaque thérapeute et bouton WhatsApp ».

Aujourd’hui, avec le chronomètre de ton téléphone, mesure le temps entre la sortie d’une cliente et le moment où la cabine est prête pour la suivante. Fais-le trois fois et garde le plus long : c’est ton chiffre de Préparation après. Commence sur proyecta.dev.