Kimin baktığını ve kabin kalıp kalmadığını söyleyen spa ajandası

Valeria’nın Playa del Carmen’de iki kabini ve masaj yapan üç kişisi olan bir day spa’sı var: kendisi, Citlali ve Abril. Paskalya Haftası’na kadar spa ajandası resepsiyondaki bir deftermiş.

Paskalya Cumartesi günü saat 11:00’e Citlali’yle rahatlatıcı masaj, aynı saate de Abril’le sıcak taş masajı yazdı. Seansın ortasında, WhatsApp’tan, kendisiyle cilt bakımı yaptırmak isteyen bir turiste de saat 11:00 için evet dedi. 11:05’te bornozlu üç müşteri ve iki kabin vardı; biri resepsiyonda kırk dakika bekledi. Her terapistin randevusu doğru kayıtlıydı; kimsenin tutmadığı şey kabinlerin hesabıydı.

Spa ajandası nedir?

Spa ajandası, her terapistin takvimini ve ekip kabinleri paylaşıyorsa her saat kaç kabinin boş olduğunu tutan randevu ajandasıdır. Böylece müşterin istediği kişiyle randevu alır ve kimse ona bakılacak yer olmayan bir saati ayırmaz. Spa yazılımlarını karşılaştırıyorsan önce bu iki hesabı sor.

Proyecta’da bu, panelindeki Ajanda bölümüdür; sayfanda alınan randevular da oradan gelir. Ekip’e eklediğin her kişi, işletmenin çalışma saatleriyle kendi ajandasını alır; Saatler’de ise herkesinkini ayarlarsın: Abril, örneğin, pazartesileri çalışmaz.

Her saat kimin baktığını nasıl görürsün?

Takvim’de; Ajanda açıldığında karşına çıkan bölüm de burasıdır. Gün görünümü her terapist için bir sütun açar ve her randevu, müşterinin adıyla hizmeti gösteren bir blok olarak görünür. Sadece çalışma saatlerin çizilir, gece yarısı ya da akşam saatleri gösterilmez.

Bilgisayarda Takvim’in dört görünümü vardır: Gün; tek kişiyi gösteren Hafta; kişilerin dikeyde, yedi günün yatayda sıralandığı Ekip; ve her günün kaç randevusu olduğunu gösteren Ay. Gün görünümünde, Tümü ▾ düğmesi kimleri göreceğini seçmene izin verir: Abril’in gelmediği pazartesi günü onu kaldırırsın. Köşedeki saatte, Randevuları şu aralıkla göster: her saati 30 veya 15 dakikalık satırlara böler. Telefonda Gün ve Ay vardır, aynı Tümü ▾ ile.

Her randevunun rengi ne anlama gelir?

Renkli zemini olan bir randevu Onaylandı demektir. Kesik çizgili kenarlığı olup zemini olmayan Beklemededir: online ödemesi gelene kadar saat ayrılmış durumdadır. Geldi olarak işaretlediğinde gri olur ve yanına bir onay işareti eklenir; Gelmedi olarak işaretlersen üzeri çizilir. İptal edilenler görünmez, üç nokta menüsünden İptal edilenleri göster’i açmadığın sürece.

Ödeme durumu, adın yanındaki küçük bir işaretle gösterilir: peso işareti Ödendi demektir, madeni para simgesi Kapora ödendi, kum saati ise Ödeme bekliyor anlamına gelir.

Müşterin terapistini seçebilir mi?

Evet. Seçtiği hizmeti veren birden fazla kişi olduğunda, sayfan ona Kiminle? diye sorar; önce Herhangi biri seçeneğini, ardından her terapisti fotoğrafı ve adıyla gösterir. Citlali’ye dokunursa Citlali’nin saatlerini görür. Herhangi biri’ni seçerse en az birinin uygun olduğu saatleri görür, randevu ilk boş olana verilir ve onay mesajında kime denk geldiği yazar.

Playa del Carmen’de birçok müşteri yılda bir kez gelir ve «sıcak taş yapan» diye sorarak geri döner. Şimdi onu adıyla arıyorlar.

Kimin ne verdiği Saatler’de, her kişinin Verdiği hizmetler bölümünde işaretlenir. Abril cilt bakımı yapmıyor, bu yüzden Valeria o kutucuğun işaretini kaldırdı ve cilt bakımında artık sadece kendisi ile Citlali görünüyor.

Kabinlerin sayısını nasıl takip eder?

Ekibin paylaştığı bir alanla. Valeria spa’sını üç terapist ve iki kabinle tanımladı; ajandası da kabinleri kapasitesi 2 olan bir alan olarak tutuyor: kim bakarsa baksın her randevu bir yer kaplar, ikisi de dolduğunda o saat üçünün sayfasında da sunulmaktan çıkar. Seninkinin bunu takip edip etmediğini görmek için Saatler’e gir. Ekibin paylaştığı alanlar bölümünü, Kapasite: aynı anda randevu ile görüyorsan takip ediyor demektir, bu sayıyı sen değiştirirsin.

Gün ve Hafta görünümlerinde, kabin kalmayan saat, alanın adı ve «yer yok» yazan taralı bir şerit gösterir. Böylece Abril’in sütunu boş görünse de saat 11:00’de ondan neden randevu alınamadığını anlarsın.

Kabin, her hizmete Hizmete göre süre’de eklediğin, çarşafları değiştirmek, havalandırmak ve ışığı kısmak için 5 ile 60 dakika arasında ayarlayabileceğin Sonrasında hazırlık süresince de dolu kalır. Müşterin bu süreyi randevusunda görmez ve kimse bu süre içinde randevu alamaz.

Ajanda hangi müşterinin hangi kabine gideceğini söyler mi?

Hayır. Kaç kabinin dolu olduğunu sayar ama hangisinin kime düştüğünü söylemez; bunu resepsiyonda sen ayarlamaya devam edersin. Şeridi Ekip ya da Ay görünümünde de göstermez.

Alan, Proyecta ajandanı senin tarif ettiklerinle kurduğunda oluşur: Saatler’den kapasitesini değiştirirsin ama yeni bir alan ekleyemezsin. Her kabine kendi ajandasını verirsen (Yeni ajanda ile, Alan türünde), her randevu tek bir ajandayı kaplar; terapistinkini ya da kabininkini, ikisini birden değil.

WhatsApp’tan gelen randevuyu nasıl kaydedersin?

Ajandanın üstündeki Yeni randevu ile, ya da randevuyu alacak kişinin sütununda boş bir saate dokunarak; form o kişi ve o saatle açılır. Müşterinin adını yazar, hizmeti seçer ve Randevu kaydet’e dokunursun. O saatte artık kabin kalmadıysa randevu kaydedilmez ve sana «Bu saat bu ajandada boş, ama ekibinin paylaştığı alan bu saatte zaten dolu» mesajı gösterilir.

Valeria’ya bu uyarı, bir cumartesi saat 11:00 için istenen başka bir cilt bakımında çıktı. Müşteriye, Citlali’nin masajının hazırlık süresiyle birlikte bittiği 12:15’i önerdi ve müşteri kabul etti.

Boş saat sana ayrıca, Citlali’nin öğle yemeği ya da Abril’in doktora gittiği sabah için Saat blokla seçeneğini de sunar. Biri hastalanırsa randevularını başka birinin sütununa sürüklersin; ajanda her değişikliği onaylamanı ister ve müşteriye yeni saati haber vermeyi önerir.

Bunu spa’ma nasıl kurarım?

İşletmeni Proyecta’ya kendi kelimelerinle anlat. Şöyle bir şey: “Playa del Carmen’deki day spa’m için rahatlatıcı masaj, sıcak taş masajı ve cilt bakımı hizmetleri olan, her birinin kendi fiyatı ve süresi olan bir sayfa; üç terapistiz, Valeria, Citlali ve Abril, ve iki kabinimiz var; Abril cilt bakımı yapmıyor; her terapistle online randevu ve WhatsApp butonu olsun”.

Bugün, telefonundaki kronometreyle, bir müşteri çıktıktan sonra kabinin bir sonraki için hazır olmasına kadar geçen süreyi ölç. Bunu üç kez yap ve en uzununu al: işte bu senin Sonrasında hazırlık sayın. proyecta.dev’den başla.