Lịch hẹn cho spa cho bạn biết ai phục vụ và còn phòng trống hay không

Valeria có một day spa ở Playa del Carmen với hai phòng và ba người làm massage: cô, Citlali và Abril. Cho đến tận Tuần Thánh, lịch hẹn spa của cô vẫn chỉ là một cuốn sổ tay ở quầy tiếp tân.

Vào Thứ Bảy Phục Sinh, cô ghi một lịch massage thư giãn với Citlali vào 11:00 và một lịch đá nóng với Abril cùng giờ đó. Giữa buổi, qua WhatsApp, cô đồng ý nhận một khách du lịch muốn làm facial với chính cô, cũng vào lúc 11:00. Đến 11:05, có ba khách đang mặc áo choàng chờ sẵn mà chỉ có hai phòng, và một người phải đợi bốn mươi phút ở quầy tiếp tân. Mỗi chuyên viên đều nắm rõ lịch hẹn của mình; điều không ai theo dõi là số phòng.

Lịch hẹn cho spa là gì?

Lịch hẹn cho spa là lịch đặt chỗ theo dõi thời gian biểu của từng chuyên viên, và khi cả đội dùng chung phòng, còn bao nhiêu phòng trống vào mỗi giờ. Nhờ đó khách của bạn có thể đặt với người họ muốn, và không ai bị xếp vào một giờ mà thực ra không còn chỗ để phục vụ. Nếu bạn đang so sánh các phần mềm cho spa, hãy hỏi trước về hai yếu tố này.

Trên Proyecta, đây là phần Lịch hẹn trong bảng điều khiển của bạn, cũng chính là nơi xuất phát các lịch hẹn mà khách đặt trên trang của bạn. Mỗi người bạn thêm vào Đội ngũ sẽ có lịch riêng theo giờ hoạt động của cơ sở, và trong Giờ làm việc bạn chỉnh giờ riêng cho từng người: ví dụ Abril không làm việc vào thứ Hai.

Làm sao để xem ai phục vụ vào giờ nào?

Vào Lịch, đó là nơi mục Lịch hẹn mở ra. Chế độ xem Ngày hiển thị một cột cho mỗi chuyên viên, và mỗi lịch hẹn là một ô có tên khách và dịch vụ. Chỉ giờ hoạt động của bạn được hiển thị, không có khoảng tối sớm hay đêm khuya.

Trên máy tính, Lịch có bốn chế độ xem: Ngày; Tuần, dành cho một người duy nhất; Đội ngũ, với các người theo chiều dọc và bảy ngày theo chiều ngang; và Tháng, cho biết mỗi ngày có bao nhiêu lịch hẹn. Ở chế độ Ngày, nút Tất cả ▾ cho bạn chọn xem ai: vào thứ Hai khi Abril không đến, bạn bỏ chọn cô ấy. Ở đồng hồ góc màn hình, Hiển thị lịch hẹn mỗi: chia mỗi giờ thành các dòng 30 hoặc 15 phút. Trên điện thoại bạn có Ngày và Tháng, với cùng nút Tất cả ▾.

Màu của mỗi lịch hẹn có nghĩa là gì?

Có màu nền là lịch hẹn Đã xác nhận. Viền chấm chấm và không có màu nền là Đang chờ: giờ đó đã được giữ trong lúc chờ thanh toán trực tuyến. Khi bạn đánh dấu Đã đến nó chuyển thành màu xám với dấu tích, và nếu đánh dấu Không đến nó sẽ bị gạch ngang. Các lịch hẹn đã hủy không hiện ra, trừ khi bạn bật Hiển thị đã hủy trong menu ba dấu chấm.

Phần tiền được đánh dấu bằng một ký hiệu nhỏ cạnh tên: dấu peso là Đã thanh toán, hình đồng xu là Đã đặt cọc, và hình cát chảy là Chờ thanh toán.

Khách của bạn có thể chọn chuyên viên không?

Có. Khi có hai người trở lên cùng cung cấp dịch vụ mà khách chọn, trang của bạn sẽ hỏi Bạn muốn ai phục vụ?, bắt đầu với Bất kỳ ai rồi liệt kê từng chuyên viên, kèm ảnh và tên. Nếu khách chọn Citlali, họ sẽ thấy giờ trống của Citlali. Nếu chọn Bất kỳ ai, họ sẽ thấy các giờ mà ít nhất một người có thể phục vụ, lịch hẹn sẽ được giao cho người trống đầu tiên, và phần xác nhận sẽ cho biết ai sẽ phục vụ họ.

Ở Playa del Carmen, nhiều khách chỉ đến một lần mỗi năm và khi trở lại họ hỏi về “người làm đá nóng ấy”. Giờ đây họ có thể tìm đúng người theo tên.

Dịch vụ mà mỗi người đảm nhận được đánh dấu trong Giờ làm việc, ở phần Dịch vụ phục vụ của từng người. Abril không làm facial, vì vậy Valeria đã bỏ chọn mục đó, và giờ dịch vụ facial chỉ còn hiện cô và Citlali.

Làm sao để theo dõi số phòng?

Bằng một không gian chung cho cả đội. Valeria đã mô tả spa của mình với ba chuyên viên và hai phòng, và lịch hẹn của cô lưu các phòng như một không gian có sức chứa là 2: mỗi lịch hẹn chiếm một chỗ, bất kể ai phục vụ, và khi cả hai chỗ đều đầy, giờ đó sẽ không còn được hiển thị để đặt trên trang của cô với cả ba chuyên viên. Để biết trang của bạn có theo dõi điều này hay không, vào Giờ làm việc. Nếu bạn thấy Không gian chung của đội ngũ với Sức chứa: số lịch hẹn cùng lúc, thì có, và con số đó do bạn thay đổi.

Ở chế độ Ngày và Tuần, giờ không còn phòng sẽ hiện một vùng kẻ sọc với tên không gian và chữ “hết chỗ”. Nhờ đó bạn hiểu tại sao không ai có thể đặt lịch vào 11:00 với Abril dù cột của cô trông có vẻ trống.

Phòng cũng vẫn bị chiếm trong khoảng Thời gian chuẩn bị sau mà bạn đặt cho từng dịch vụ trong Thời lượng theo dịch vụ, từ 5 đến 60 phút, để thay khăn trải, thông thoáng không khí và giảm ánh sáng. Khách của bạn không thấy khoảng này trong lịch hẹn của họ, và không ai có thể đặt lịch trong khoảng đó.

Lịch hẹn có cho bạn biết khách nào vào phòng nào không?

Không. Nó tính số phòng đang được sử dụng, nhưng không xác định phòng nào thuộc về ai; việc đó bạn vẫn phải sắp xếp ở quầy tiếp tân. Vùng kẻ sọc cũng không xuất hiện ở chế độ Đội ngũ hay Tháng.

Không gian này được tạo ra khi Proyecta xây dựng lịch hẹn của bạn dựa trên những gì bạn đã mô tả: từ Giờ làm việc bạn có thể thay đổi sức chứa của nó, nhưng không thêm một không gian mới. Và nếu bạn cho mỗi phòng một lịch riêng (bằng Lịch mới, loại Không gian), mỗi lịch hẹn sẽ chỉ chiếm một lịch duy nhất, của chuyên viên hoặc của phòng, không bao giờ cả hai.

Làm sao để ghi lịch hẹn đến từ WhatsApp?

Bằng Lịch hẹn mới, ở phía trên lịch, hoặc chạm vào một giờ trống trong cột của người sẽ phục vụ, và biểu mẫu sẽ mở ra sẵn với người và giờ đó. Bạn nhập tên khách, chọn dịch vụ và chạm Ghi lịch hẹn. Nếu vào giờ đó không còn phòng, hệ thống sẽ không ghi lịch và báo cho bạn: “Giờ này còn trống trong lịch này, nhưng không gian chung của đội ngũ đã đầy vào giờ đó”.

Valeria gặp thông báo này với một yêu cầu facial khác vào thứ Bảy lúc 11:00. Cô đề nghị khách đổi sang 12:15, khi buổi massage của Citlali cùng thời gian chuẩn bị kết thúc, và khách đồng ý.

Giờ trống cũng cho bạn tùy chọn Chặn giờ, để dùng cho giờ ăn trưa của Citlali hoặc buổi sáng Abril đi khám bác sĩ. Và nếu có ai bị bệnh, bạn kéo các lịch hẹn của người đó sang cột của người khác; lịch hẹn sẽ yêu cầu bạn xác nhận từng thay đổi và đề nghị thông báo cho khách về giờ mới.

Làm sao để áp dụng điều này cho spa của tôi?

Hãy mô tả doanh nghiệp của bạn trên Proyecta bằng chính lời của bạn. Chẳng hạn: “một trang cho day spa của tôi ở Playa del Carmen với dịch vụ massage thư giãn, đá nóng và facial, mỗi dịch vụ có giá và thời lượng riêng; chúng tôi có ba chuyên viên, Valeria, Citlali và Abril, và có hai phòng; Abril không làm facial; đặt lịch trực tuyến với từng chuyên viên và nút WhatsApp”.

Hôm nay, hãy dùng bộ đếm thời gian trên điện thoại để đo thời gian từ khi một khách ra khỏi phòng cho đến khi phòng sẵn sàng cho người tiếp theo. Làm việc này ba lần và giữ lại con số dài nhất: đó chính là số Thời gian chuẩn bị sau của bạn. Bắt đầu tại proyecta.dev.