Kalendarz dla spa, który mówi Ci, kto przyjmuje i czy masz wolną kabinę

Valeria ma day spa w Playa del Carmen z dwoma kabinami i trzema osobami, które robią masaże: ona sama, Citlali i Abril. Do Wielkiego Tygodnia jej kalendarz dla spa był zeszytem w recepcji.

W Wielką Sobotę zapisała relaksujący masaż z Citlali na 11:00 i gorące kamienie z Abril na tę samą godzinę. W połowie sesji, przez WhatsApp, zgodziła się przyjąć turystkę, która chciała zabieg na twarz właśnie u niej — też na 11:00. O 11:05 w szlafrokach czekały trzy klientki, a kabin było dwie; jedna czekała w recepcji czterdzieści minut. Każda terapeutka miała dobrze zapisaną swoją wizytę — tego, czego nikt nie liczył, były kabiny.

Co to jest kalendarz dla spa?

Kalendarz dla spa to kalendarz wizyt, który prowadzi harmonogram każdej terapeutki i, kiedy zespół dzieli kabiny, pokazuje, ile ich jest wolnych w danej godzinie. Dzięki temu klientka rezerwuje wizytę z osobą, z którą chce, a nikt nie umawia jej na godzinę, w której nie ma gdzie jej przyjąć. Jeśli porównujesz programy dla spa, zapytaj najpierw o te dwie rzeczy.

W Proyecta to sekcja Agenda w Twoim panelu — ta sama, z której pochodzą wizyty rezerwowane na Twojej stronie. Każda osoba, którą dodasz w Zespół, otrzymuje swój własny kalendarz z godzinami pracy firmy, a w Godziny pracy ustawiasz harmonogram każdej z nich: Abril, na przykład, nie pracuje w poniedziałki.

Jak sprawdzasz, kto przyjmuje w danej godzinie?

W widoku Kalendarz, który otwiera się razem z Agendą. Widok Dzień pokazuje jedną kolumnę na terapeutkę, a każda wizyta to blok z imieniem klientki i nazwą usługi. Rysowane są tylko Twoje godziny pracy, bez wczesnego rana i bez wieczoru.

Na komputerze Kalendarz ma cztery widoki: Dzień; Tydzień, czyli widok jednej osoby; Zespół, z osobami w wierszach i siedmioma dniami w kolumnach; oraz Miesiąc, z liczbą wizyt każdego dnia. W widoku Dzień przycisk Wszyscy ▾ pozwala zaznaczyć, kogo chcesz widzieć: w poniedziałek, kiedy Abril nie przychodzi, odznaczasz ją. W zegarku w rogu opcja Pokaż wizyty co: dzieli każdą godzinę na odcinki po 30 lub 15 minut. Na telefonie masz widoki Dzień i Miesiąc, z tym samym przyciskiem Wszyscy ▾.

Co oznacza kolor każdej wizyty?

Z kolorowym tłem — to wizyta Potwierdzona. Z przerywaną obwódką i bez tła — jest Oczekująca: godzina jest zarezerwowana, w oczekiwaniu na płatność online. Kiedy zaznaczysz Przyszła, zmienia kolor na szary z ptaszkiem, a jeśli zaznaczysz Nie przyszła, zostaje przekreślona. Anulowane wizyty się nie pokazują, chyba że włączysz Pokaż anulowane w menu trzech punktów.

Informacja o płatności widoczna jest jako mała ikonka przy imieniu: znak peso oznacza Zapłacona, monety oznaczają Zaliczka zapłacona, a klepsydra — Płatność oczekująca.

Czy klientka może wybrać swoją terapeutkę?

Tak. Kiedy usługę, którą wybrała, wykonuje dwie lub więcej osób, Twoja strona pyta ją Z kim? — najpierw pojawia się opcja Dowolna osoba, a potem każda terapeutka ze zdjęciem i imieniem. Jeśli wybierze Citlali, widzi godziny Citlali. Jeśli zostawi Dowolną osobę, widzi godziny, w których może przyjąć ją przynajmniej jedna z nich, wizyta trafia do pierwszej wolnej, a w potwierdzeniu widzi, z kim przypadła jej wizyta.

W Playa del Carmen wiele klientek przyjeżdża raz w roku i wraca, pytając o „tę od gorących kamieni”. Teraz szukają jej po imieniu.

To, co wykonuje każda osoba, zaznaczasz w Godziny pracy, w polu Usługi, które wykonuje przy każdej osobie. Abril nie robi zabiegów na twarz, więc Valeria odznaczyła jej tę opcję i teraz przy zabiegu na twarz pojawiają się tylko ona i Citlali.

Jak kalendarz liczy kabiny?

Dzięki przestrzeni, którą dzieli Twój zespół. Valeria opisała swoje spa z trzema terapeutkami i dwoma kabinami, a jej kalendarz zapisał kabiny jako przestrzeń z limitem 2: każda wizyta zajmuje jedno miejsce, niezależnie od tego, kto ją obsługuje, a kiedy obie są zajęte, ta godzina przestaje być dostępna na stronie u wszystkich trzech. Aby sprawdzić, czy Twój kalendarz to robi, wejdź w Godziny pracy. Jeśli widzisz Przestrzenie, które dzieli Twój zespół z polem Limit: liczba wizyt jednocześnie, to znaczy, że tak — i ten numer zmieniasz Ty.

W widokach Dzień i Tydzień godzina bez wolnej kabiny ma zakreskowany pas z nazwą przestrzeni i napisem „brak miejsca”. Dzięki temu rozumiesz, czemu nikt nie może zarezerwować 11:00 u Abril, nawet jeśli jej kolumna wygląda pusto.

Kabina zostaje też zajęta w czasie Przygotowania po wizycie, które ustawisz dla każdej usługi w Czas trwania usługi, od 5 do 60 minut — na zmianę pościeli, wywietrzenie i przyciemnienie światła. Klientka nie widzi tego czasu w swojej wizycie i nikt nie może zarezerwować w tym okresie.

Czy kalendarz mówi Ci, do której kabiny trafia klientka?

Nie. Liczy, ile kabin jest zajętych, ale nie ustala, która przypada komu — to wciąż ustalasz Ty w recepcji. Pas z brakiem miejsca nie pojawia się też w widokach Zespół i Miesiąc.

Przestrzeń powstaje, kiedy Proyecta tworzy Twój kalendarz na podstawie Twojego opisu: w Godzinach pracy zmieniasz jej limit, ale nie dodajesz nowej. A jeśli przypiszesz każdej kabinie jej własny kalendarz (opcją Nowy kalendarz, typu Przestrzeń), każda wizyta zajmuje tylko jeden kalendarz — terapeutki albo kabiny, nigdy oba naraz.

Jak zapisujesz wizytę, która przychodzi przez WhatsApp?

Za pomocą Nowa wizyta nad kalendarzem, albo dotykając wolnej godziny w kolumnie osoby, która ma przyjąć klientkę — formularz otwiera się z tą osobą i tą godziną już wybranymi. Wpisujesz imię klientki, wybierasz usługę i naciskasz Zapisz wizytę. Jeśli w tej godzinie nie ma już wolnej kabiny, wizyta się nie zapisze i zobaczysz komunikat „Ten termin jest wolny w tym kalendarzu, ale przestrzeń, którą dzieli Twój zespół, jest już zajęta w tej godzinie”.

Valerii wyskoczył ten komunikat przy kolejnym zabiegu na twarz, zamówionym na sobotę o 11:00. Zaproponowała klientce 12:15, kiedy kończy się masaż Citlali razem z przygotowaniem, i klientka się zgodziła.

Wolna godzina pozwala też na Zablokuj godzinę — na przykład na przerwę obiadową Citlali albo poranek, kiedy Abril idzie do lekarza. A jeśli ktoś zachoruje, przenosisz jej wizyty do kolumny innej osoby; kalendarz prosi o potwierdzenie każdej zmiany i proponuje powiadomić klientkę o nowej godzinie.

Jak to wprowadzić w moim spa?

Opisz swój biznes w Proyecta własnymi słowami. Coś w stylu: „strona dla mojego day spa w Playa del Carmen z masażem relaksacyjnym, gorącymi kamieniami i zabiegiem na twarz, każdy z własną ceną i czasem trwania; jesteśmy trzema terapeutkami — Valeria, Citlali i Abril — i mamy dwie kabiny; Abril nie robi zabiegów na twarz; rezerwacje online u każdej terapeutki i przycisk WhatsApp”.

Już dziś, ze stoperem w telefonie, zmierz czas od wyjścia klientki do momentu, kiedy kabina jest gotowa dla następnej. Zrób to trzy razy i zapamiętaj najdłuższy wynik: to Twoja liczba do pola Przygotowanie po wizycie. Zacznij na proyecta.dev.