أجندة سبا تخبرك من يستقبلك وإذا كانت هناك غرفة متاحة

فاليريا تدير منتجعًا صحيًا (day spa) في بلايا ديل كارمن، فيه غرفتان وثلاث معالجات يقدّمن المساج: هي نفسها، وسيتلالي، وأبريل. حتى أسبوع الآلام، كانت أجندة سبا منتجعها مجرد دفتر في الاستقبال.

في سبت النور، سجّلت موعد مساج استرخاء مع سيتلالي في الساعة 11:00، وجلسة حجارة ساخنة مع أبريل في نفس الساعة. وفي منتصف الجلسة، وافقت عبر واتساب على طلب سائحة أرادت جلسة تنظيف بشرة (فيشل) معها، أيضًا في الساعة 11:00. عند الساعة 11:05 كانت هناك ثلاث عميلات بالروب وغرفتان فقط، فانتظرت واحدة منهن أربعين دقيقة في الاستقبال. كل معالجة كانت تعرف موعدها جيدًا؛ ما لم يكن أحد يتابعه هو عدد الغرف.

ما هي أجندة السبا؟

أجندة السبا هي جدول المواعيد الذي يتابع تقويم كل معالجة، وإذا كان الفريق يتشارك الغرف، يتابع أيضًا كم غرفة متاحة في كل ساعة. بهذا تحجز عميلتك مع من تريد، ولا يحجز لها أحد ساعة لا يوجد فيها مكان لاستقبالها. إذا كنت تقارن بين برامج السبا، اسأل أولًا عن هذين الأمرين.

في Proyecta، هذه هي قسم الأجندة في لوحتك، وهي نفس القسم الذي تصدر منه المواعيد التي يحجزها الزوار من صفحتك. كل شخص تضيفه في الفريق يحصل على أجندته الخاصة بجدول عمل النشاط، وفي الأوقات تضبط جدول كل واحد: أبريل مثلًا لا تعمل أيام الاثنين.

كيف ترى من يستقبل في كل ساعة؟

في التقويم، وهو ما يُفتح عند دخولك الأجندة. عرض اليوم يضع عمودًا لكل معالجة، وكل موعد يظهر كمربع يحمل اسم العميلة والخدمة. لا تظهر إلا ساعات عملك، دون الفجر أو الليل.

على الحاسوب، يضم التقويم أربعة عروض: اليوم؛ الأسبوع، وهو عرض شخص واحد؛ الفريق، بحيث توضع الأسماء عموديًا والأيام السبعة أفقيًا؛ والشهر، الذي يُظهر عدد المواعيد في كل يوم. في عرض اليوم، يتيح لك زر الكل ▾ أن تحدد من تريد رؤيته: يوم الاثنين الذي لا تحضر فيه أبريل، تستبعدها. وفي أيقونة الساعة بالزاوية، يقسّم عرض المواعيد كل: الساعة إلى صفوف من 30 أو 15 دقيقة. على الجوال لديك اليوم والشهر، مع نفس زر الكل ▾.

ماذا يعني لون كل موعد؟

الموعد بخلفية ملوّنة يعني أنه مؤكد. وبحدود منقّطة بلا خلفية يكون معلّقًا: الساعة محجوزة بانتظار وصول دفعتها عبر الإنترنت. وعندما تضع علامة حضرت، يتحول إلى رمادي مع علامة صح، وإذا وضعت لم تحضر يظهر مشطوبًا بخط. المواعيد الملغاة لا تظهر، إلا إذا فعّلت إظهار الملغاة من قائمة النقاط الثلاث.

وتظهر حالة الدفع كعلامة صغيرة بجانب الاسم: علامة بيزو تعني مدفوعة، وعملات معدنية تعني تم دفع العربون، وساعة رملية تعني الدفع معلّق.

هل يمكن لعميلتك أن تختار معالجتها؟

نعم. عندما تقدّم الخدمة التي اختارتها أكثر من معالجة، تسألها صفحتك مع من؟، ويظهر أولًا خيار أي معالجة، ثم كل معالجة بصورتها واسمها. إذا ضغطت على سيتلالي، ترى أوقات سيتلالي فقط. وإذا اختارت أي معالجة، ترى الأوقات التي تتوفر فيها واحدة منهن على الأقل، ويُمنح الموعد لأول معالجة متاحة، ويذكر تأكيدها مع من حصل الموعد.

في بلايا ديل كارمن، كثير من العميلات يأتين مرة في السنة ويعدن يسألن عن «صاحبة الحجارة الساخنة». الآن يبحثن عنها باسمها.

ما تقدّمه كل معالجة يُحدَّد في الأوقات، تحت الخدمات التي تقدّمها لكل شخص. أبريل لا تقدّم جلسات تنظيف البشرة، فأزالت فاليريا هذه العلامة من ملفها، والآن لا تظهر في خدمة الفيشل سوى هي وسيتلالي.

كيف تتابع عدد الغرف؟

من خلال مساحة يتشاركها فريقك. وصفت فاليريا منتجعها بثلاث معالجات وغرفتين، فتحفظ أجندتها الغرف كمساحة بسعة 2: كل موعد يشغل مكانًا، بغض النظر عن من يقدّمه، وعندما يُشغل المكانان تتوقف تلك الساعة عن العرض في صفحتها مع الثلاث جميعًا. لتعرف إن كانت أجندتك تفعل ذلك، ادخل إلى الأوقات. إذا رأيت مساحات يتشاركها فريقك مع السعة: مواعيد في الوقت نفسه، فالجواب نعم، وهذا الرقم تغيّره أنت.

في عرضي اليوم والأسبوع، تحمل الساعة بلا غرفة شريطًا مخططًا باسم المساحة وعبارة «لا يوجد مكان». وبهذا تفهم لماذا لا يمكن لأحد الحجز في الساعة 11:00 مع أبريل حتى لو بدا عمودها خاليًا.

تبقى الغرفة مشغولة أيضًا طوال وقت التحضير بعد الخدمة الذي تحدده لكل خدمة في مدة كل خدمة، من 5 إلى 60 دقيقة، لتغيير الملاءات والتهوية وخفض الإضاءة. عميلتك لا تراه في موعدها، ولا يمكن لأحد الحجز خلاله.

هل تخبرك الأجندة في أي غرفة تذهب كل عميلة؟

لا. فهي تحسب عدد الغرف المشغولة، لكن لا تحدد أي غرفة تخص كل عميلة؛ هذا الترتيب تظل تتولاه أنت في الاستقبال. كما أنها لا ترسم الشريط في عرضي الفريق أو الشهر.

تُبنى المساحة عندما يُنشئ Proyecta أجندتك بناءً على ما وصفته: من الأوقات تستطيع تغيير سعتها، لكن لا تضيف مساحة جديدة. وإذا أعطيت كل غرفة أجندتها الخاصة (عبر أجندة جديدة من نوع مساحة)، فكل موعد يشغل أجندة واحدة فقط، أجندة المعالجة أو أجندة الغرفة، لا الاثنتين معًا.

كيف تسجّل الموعد الذي يصلك عبر واتساب؟

من خلال موعد جديد في أعلى الأجندة، أو بالضغط على ساعة خالية في عمود من ستقدّم الخدمة، فيُفتح النموذج بهذا الشخص وهذه الساعة جاهزين. تكتب اسم العميلة، وتختار الخدمة، وتضغط تسجيل الموعد. وإذا لم تعد هناك غرفة متاحة في تلك الساعة، لن يُسجَّل الموعد وستظهر لك رسالة: «هذا الوقت متاح في هذه الأجندة، لكن المساحة التي يتشاركها فريقك مشغولة بالفعل في هذه الساعة».

ظهر هذا التنبيه لفاليريا مع طلب آخر لجلسة فيشل يوم سبت في الساعة 11:00. فعرضت على العميلة الساعة 12:15، وهي الوقت الذي ينتهي فيه مساج سيتلالي مع فترة تحضيره، فوافقت العميلة.

تمنحك الساعة الخالية أيضًا خيار حجب الوقت، لغداء سيتلالي أو لصباح تذهب فيه أبريل إلى الطبيب. وإذا مرضت إحداهن، تسحب مواعيدها إلى عمود معالجة أخرى؛ وتطلب منك الأجندة تأكيد كل تغيير، وتعرض عليك إشعار العميلة بالموعد الجديد.

كيف أطبّق هذا في منتجعي؟

صِف نشاطك في Proyecta بكلماتك الخاصة. على سبيل المثال: “صفحة لمنتجعي الصحي في بلايا ديل كارمن تقدّم مساج استرخاء وحجارة ساخنة وجلسات تنظيف بشرة، كل خدمة بسعرها ومدتها؛ نحن ثلاث معالجات، فاليريا وسيتلالي وأبريل، ولدينا غرفتان؛ أبريل لا تقدّم جلسات تنظيف البشرة؛ مواعيد عبر الإنترنت مع كل معالجة وزر واتساب”.

اليوم، باستخدام ساعة التوقيت في جوالك، احسب الوقت من لحظة خروج العميلة حتى تصبح الغرفة جاهزة للعميلة التالية. كرر ذلك ثلاث مرات واحتفظ بأطول وقت: هذا هو رقم وقت التحضير بعد الخدمة الخاص بك. ابدأ من proyecta.dev.