עוזרת WhatsApp עם AI לספא שלך, מה היא עושה ומה לא

לאסטפניה יש ספא בשכונת זונה רומנטיקה שבפוארטו ויארטה, במרחק כמה רחובות ממלונות החוף. רוב הלקוחות שלה הן תוריסטיות שמזמינות מחדר המלון, ולרוב מתוכניות משתנות: הטיול זז, יורד גשם, מקדימים להן את הטיסה. ה״אפשר להעביר לי לשעה יותר מאוחרת?״ מגיע לה באמצע עיסוי. בשביל זה קיימת עוזרת WhatsApp עם AI, כל עוד את יודעת לאן מגיע הגבול שלה.

לינדה, תוריסטית קנדית, הייתה צריכה עיסוי אבנים חמות בשבת בשעה 11:00. ביום שישי הגיעה לה התזכורת, ובשעה 22:40 בלילה היא ענתה, באנגלית: הזיזו לה את הטיול לאיי מריאטס לשבת בבוקר, אפשר בשעה 4? שרה ענתה לה, באנגלית ובאותו רגע, עם שלוש שעות פנויות באותו אחר הצהריים. לינדה בחרה ב-4:00 ואמרה שכן. אסטפניה ראתה את זה מוקדם בבוקר של שבת, עם התור כבר מוזז ביומן שלה.

מה זאת עוזרת WhatsApp עם AI לספא שלך?

עוזרת WhatsApp עם AI היא תוכנה שקוראת מה שלקוחה כותבת לך ועונה לה בשם העסק שלך בזמן שאת עובדת. בProyecta קוראים לה שרה, אבל אפשר לשנות לה את השם, והיא מטפלת בלקוחות שעונות לאישור או לתזכורת של התור שלהן.

הרבה מחפשים את זה כ״צ’אטבוט WhatsApp לתורים״. שרה קוראת את מה שהלקוחה כתבה במילים שלה, אפילו אם זה ״אפשר להעביר לי לאחר הצהריים?״, ועונה לה בשתיים-שלוש משפטים, בלי תפריטי אפשרויות. את לא צריכה לחבר את המספר שלך כדי שזה יעבוד.

מה שרה עושה כשהלקוחה שלך עונה לתזכורת שלה?

עם התור שכבר יש ללקוחה שלך, שרה יכולה לעשות חמישה דברים:

1. לספר לה אילו תורים יש לה אצלך, עם השירות, היום והשעה.
2. לשנות לה את השעה. היא מציעה לה שניים-שלושה זמנים שבאמת פנויים, חוזרת על איזה נבחר, ומזיזה את התור רק כשהלקוחה אומרת שכן.
3. לבטל אותו, גם כן רק אחרי אישור ברור.
4. לאשר שהיא בהחלט תגיע. ביומן שלך, התור יופיע עם ״אישרה״.
5. להפסיק לשלוח לה הודעות WhatsApp על התורים שלה, אם היא מבקשת זאת. המיילים ימשיכו להגיע אליה.

הלקוחה יכולה לבקש את זה איך שנוח לה: בכתיבה, או בלחיצה על כפתור בתזכורת, ״מאשרת״, ״לשנות שעה״ או ״לבטל תור״. אם היא לוחצת על ״מאשרת״, שרה רושמת את זה בלי לשאול אותה שוב.

היא גם עונה על שאלות לפי מה שכתוב בדף שלך, כמו המחיר של טיפול פנים, כמה זמן נמשך עיסוי, או באיזו שעה את פותחת. והיא עונה בשפה שבה כותבים לה: התזכורת של לינדה נשלחה בספרדית, כי הדף של אסטפניה הוא בספרדית, אבל שרה ענתה לה באנגלית.

מאיזה מספר היא עונה ובאיזו שעה?

מהמספר של ההתראות של Proyecta, אותו מספר ששלח לה את התזכורת, ובכל שעה ביום. בWhatsApp של הלקוחה שלך הצ’אט הזה מופיע כ״Proyecta״, אז בתשובה הראשונה שלה שרה מספרת לה מאיזה עסק היא כותבת.

זה שהיא עונה בלילה לא אומר שהיא מדלגת על הכללים שלך. היא מזיזה תור רק לשעה פנויה ביומן שלך, ומכבדת את הזמן המינימלי להזמנה ואת המועד האחרון לביטול, בדיוק כמו כשהלקוחה עושה את זה מהדף שלך.

מה שרה לא עושה?

היא לא מחליטה שום דבר שתפקידך להחליט, והיא לא ממציאה. אם התשובה לא נמצאת בדף שלך ולא במה שלימדת אותה, היא אומרת ללקוחה שהיא תבדוק את זה עם הצוות, ומעבירה לך את השיחה.

• היא לא עונה למי שלא קיבל אף פעם התראה מהספא שלך. לקוחה חדשה מזמינה תור בדף שלך.
• היא לא מטפלת בחיובים. חיוב שהתבצע לא כשורה, החזר כספי או תשלום שלא עבר, היא מעבירה אלייך.
• היא לא עושה חריגים בשמך. היא לא מציעה מטפלת אחרת, הנחה או שינוי שחורג מהמועדים שקבעת; אם מבקשים ממנה את זה, היא מעבירה לך את השיחה או נותנת ללקוחה את פרטי הקשר שלך.
• היא לא מציגה תורים של אחרים. היא רואה רק את התורים של מי שכותב לה, לפי המספר שלו: אם לינדה שואלת על התור של אחותה, שרה לא מציגה לה אותו.
• היא לא מתחזה לבן אדם. אם שואלים אותה ״את רובוט?״, היא עונה שהיא עוזרת שעונה בשם הספא שלך, ומציעה להעביר את הלקוחה למישהו.

היא גם מעבירה את השיחה כשהלקוחה מבקשת לדבר עם מישהו, כשהיא כועסת, או כשכבר היו שני סבבים בלי פתרון. לאסטפניה זה קרה עם רומינה, שהקדימו לה את הטיסה ושאלה אם יחזירו לה את המקדמה על העיסוי. שרה לא הבטיחה לה כלום: היא אמרה לה שמישהו מהספא יענה לה, ולאסטפניה הגיעה ההתראה.

מה את רואה אחרי ששרה עונה?

בדיוק כמו אם הלקוחה הייתה עושה את זה מהדף שלך. התור משנה שעה או מתבטל ביומן שלך, מגיעה לך ההתראה הרגילה, ואם מישהו היה ברשימת ההמתנה, מוצע לו השעה שהתפנתה.

השיחות נמצאות בפאנל שלך, בWhatsApp, מסומנות כ״התראות מProyecta״. בחלק העליון כתוב ״שרה עונה להן בשם העסק שלך; אם את כותבת, היא נסוגה הצידה״. אם את רוצה לנהל שיחה בעצמך, תעני שם או תלחצי על ״להשהות את שרה כאן״; כדי שהיא תחזור, ״להפעיל מחדש״.

כששרה מעבירה אלייך לקוחה, מגיע לך מייל שאומר ״רומינה צריכה שתעני לה בWhatsApp״, עם הטלפון שלה והסיבה, וגם הודעת WhatsApp. ההתראה הזאת פעילה כברירת מחדל; תמצאי אותה ביומן שלך, בהגדרות, ב״התראות בשבילך״.

איך מלמדים אותה את מה שהדף שלך לא אומר?

כותבים לה את זה. בWhatsApp, בכרטיסייה ״עוזרת״, יש ״אמנה את שרה״, ושם כותבים את מה שאת עונה מהזיכרון ושלא מופיע בדף שלך. שרה משתמשת בזה גם עם הלקוחות של מספר ההתראות.

אסטפניה כתבה שני דברים ששאלו אותה כל שבוע: שעם כוויית שמש אין אפשרות לעיסוי אבנים חמות, ומוטב להזמין טיפול פנים, ושבדצמבר כדאי להזמין תור יומיים מראש.

איך מפעילים את זה בספא שלי?

תתארי את העסק שלך בProyecta במילים שלך. משהו כזה: “דף לספא שלי בפוארטו ויארטה, קרוב למלונות, עם עיסויים, אבנים חמות וטיפולי פנים עם המחיר והאורך שלהם, תורים אונליין עם כל מטפלת ותזכורת ב-WhatsApp”.

וביום שיהיה לך יומן, עשי דבר אחד: בכרטיסייה ״עוזרת״, כתבי ב״מה אנחנו אומרים ללקוח״ מתי את באמת עונה כשאת בחדר טיפולים, לדוגמה ״אסטפניה עונה לך בין תור לתור, לפני השעה 8 בערב״. שרה מבטיחה ללקוחה שעה רק אם את נתת לה אותה, ותוריסטית שעוזבת ביום ראשון צריכה לדעת אם לחכות לך או לחפש מקום אחר. התחילי ב-proyecta.dev.