আপনার স্পার জন্য AI হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাসিস্ট্যান্ট, যা করে এবং যা করে না

এস্তেফানিয়ার একটা স্পা আছে পুয়ের্তো ভায়ার্তার জোনা রোমান্তিকায়, সমুদ্রতীরের হোটেলগুলো থেকে কয়েক ব্লক দূরে। তার প্রায় সব ক্লায়েন্টই পর্যটক, যারা হোটেলের ঘর থেকেই বুকিং করে, আর প্রায় সবার প্ল্যানই বদলে যায়: ট্যুরের সময় পরিবর্তন হয়, বৃষ্টি নামে, ফ্লাইট আগে চলে আসে। “একটু পরে করা যাবে?” — এই বার্তা তার কাছে আসে মাসাজের মাঝপথে। এই কাজেই লাগে একটা AI হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাসিস্ট্যান্ট, যদি আপনি জানেন এটা ঠিক কতদূর পর্যন্ত কাজ করে।

লিন্ডা, একজন কানাডিয়ান পর্যটক, শনিবার সকাল ১১টায় হট স্টোন মাসাজের অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়েছিলেন। শুক্রবার তার কাছে রিমাইন্ডার পৌঁছায়, আর রাত ১০টা ৪০ মিনিটে তিনি ইংরেজিতে উত্তর দেন: মারিয়েতাসের ট্যুরটা শনিবার সকালে করতে হচ্ছে, তাহলে কি বিকেল ৪টায় করা যায়? সারা তাকে তখনই, ইংরেজিতে, সেদিন বিকেলের তিনটা খালি সময় জানিয়ে উত্তর দেয়। লিন্ডা ৪টা বেছে নিলেন এবং হ্যাঁ বললেন। এস্তেফানিয়া শনিবার সকালেই দেখলেন, তার ক্যালেন্ডারে অ্যাপয়েন্টমেন্টটা তখনই বদলে গেছে।

আপনার স্পার জন্য AI হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাসিস্ট্যান্ট কী?

একটা AI হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাসিস্ট্যান্ট এমন একটা প্রোগ্রাম যা কোনো ক্লায়েন্ট আপনাকে যা লেখে তা পড়ে এবং আপনার কাজের সময় আপনার ব্যবসার হয়ে উত্তর দেয়। Proyecta-তে এর নাম সারা, যদিও আপনি নামটা বদলে নিতে পারেন, এবং এটি তাদের সাহায্য করে যারা তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্টের নিশ্চিতকরণ বা রিমাইন্ডারের উত্তর দেয়।

অনেকে এটাকে অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ চ্যাটবট নামে খোঁজেন। সারা ক্লায়েন্ট যা তার নিজের ভাষায় লেখে তা পড়ে, এমনকি “এটা বিকেলের দিকে নেওয়া যাবে?” টাইপের বার্তাও, এবং দুই-তিন লাইনে উত্তর দেয়, কোনো অপশন-মেনু ছাড়াই। এটা কাজ করার জন্য আপনার নিজের নম্বর যুক্ত করার দরকার নেই।

আপনার ক্লায়েন্ট যখন তার রিমাইন্ডারের উত্তর দেয়, তখন সারা কী করে?

আপনার ক্লায়েন্টের বিদ্যমান অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে সারা পাঁচটা কাজ করতে পারে:

1. তার সাথে আপনার কোন কোন অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে তা বলা, পরিষেবা, দিন ও সময়সহ।
2. সময় বদলানো। এটি সত্যিকারের খালি থাকা দুই-তিনটা সময় তাকে জানায়, কোনটা ঠিক হলো তা আবার নিশ্চিত করে এবং তিনি হ্যাঁ বললেই তা বদলায়।
3. বাতিল করা, এক্ষেত্রেও আগে স্পষ্ট হ্যাঁ নিয়ে।
4. তিনি আসছেন তা নিশ্চিত করা। আপনার ক্যালেন্ডারে অ্যাপয়েন্টমেন্টটা “নিশ্চিত করেছেন” হিসেবে দেখায়।
5. তিনি চাইলে তাকে তার অ্যাপয়েন্টমেন্টের হোয়াটসঅ্যাপ বার্তা পাঠানো বন্ধ করা। ইমেইল তবুও তার কাছে আসতে থাকবে।

ক্লায়েন্ট যেভাবে চান তেমনভাবে বলতে পারেন: লিখে, বা রিমাইন্ডারের বাটনে, “নিশ্চিত করছি”, “সময় বদলান” বা “অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল করুন” চেপে। “নিশ্চিত করছি”-তে চাপলে সারা তা নোট করে নেয়, আর কিছু জিজ্ঞেস করে না।

আপনার পেজে যা লেখা আছে তা দিয়ে প্রশ্নের উত্তরও দেয়, যেমন ফেসিয়ালের দাম, মাসাজ কতক্ষণ চলে বা আপনি কখন খোলেন। আর যে ভাষায় তাকে লেখা হয়, সেই ভাষাতেই উত্তর দেয়: লিন্ডার রিমাইন্ডার স্প্যানিশে এসেছিল, কারণ এস্তেফানিয়ার পেজ স্প্যানিশে, কিন্তু সারা তাকে ইংরেজিতে উত্তর দিয়েছিল।

কোন নম্বর থেকে এবং কোন সময়ে উত্তর দেয়?

Proyecta-র নোটিফিকেশন নম্বর থেকে, রিমাইন্ডার যে নম্বর থেকে পাঠানো হয়েছিল সেই একই নম্বর থেকে, দিনের যেকোনো সময়েই। আপনার ক্লায়েন্টের হোয়াটসঅ্যাপে এই চ্যাট “Proyecta” নামে দেখায়, তাই প্রথম উত্তরেই সারা জানিয়ে দেয় এটা কোন ব্যবসার তরফ থেকে লেখা হচ্ছে।

রাতে উত্তর দেয় মানে এই না যে সে আপনার নিয়ম এড়িয়ে যায়। সে কেবল আপনার ক্যালেন্ডারের খালি সময়েই অ্যাপয়েন্টমেন্ট সরায়, এবং বুকিংয়ের জন্য আপনার সর্বনিম্ন সময় আর বাতিলের সময়সীমা মেনে চলে, যেমনটা ক্লায়েন্ট নিজে আপনার পেজ থেকে করলে হতো।

সারা কী করে না?

যা আপনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার কথা, তার কিছুই সে নিজে থেকে নেয় না, আর কিছু বানায়ও না। উত্তরটা যদি আপনার পেজে বা আপনি তাকে যা শিখিয়েছেন তার মধ্যে না থাকে, তাহলে সে ক্লায়েন্টকে বলে যে এটা টিমের সাথে নিশ্চিত করে জানাবে, এবং কথোপকথনটা আপনার কাছে পাঠিয়ে দেয়।

• যে কখনো আপনার স্পা থেকে কোনো নোটিফিকেশন পায়নি, তাকে উত্তর দেয় না। নতুন ক্লায়েন্ট আপনার পেজ থেকেই বুক করেন।
• পেমেন্ট সংক্রান্ত সমস্যা সমাধান করে না। ভুল চার্জ, রিফান্ড বা পেমেন্ট যা হয়নি — এসব সে আপনার কাছেই পাঠায়।
• আপনার হয়ে কোনো ব্যতিক্রম করে না। অন্য থেরাপিস্ট, ছাড় বা আপনার নির্ধারিত সময়ের বাইরে কোনো পরিবর্তনের প্রস্তাব দেয় না; এসব চাইলে কথোপকথন আপনার কাছে পাঠায় বা তাকে আপনার যোগাযোগের তথ্য দেয়।
• অন্য কারো অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেখায় না। যে তাকে লেখে, তার নম্বর দিয়ে কেবল তার নিজের অ্যাপয়েন্টমেন্টই দেখে: লিন্ডা যদি তার বোনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট জানতে চায়, সারা তা দেখায় না।
• মানুষ হওয়ার ভান করে না। “তুমি কি একটা রোবট?” জিজ্ঞেস করলে সে বলে যে সে একজন অ্যাসিস্ট্যান্ট যিনি আপনার স্পার হয়ে উত্তর দেন, এবং কাউকে সাথে যুক্ত করার প্রস্তাব দেয়।

ক্লায়েন্ট কারো সাথে কথা বলতে চাইলে, বিরক্ত হলে বা সমস্যা সমাধান না হয়ে দুইবার ঘুরে এলে, সেক্ষেত্রেও কথোপকথন পাঠিয়ে দেয়। এস্তেফানিয়ার ক্ষেত্রে এমনটাই হয়েছিল রোমিনার সাথে, যার ফ্লাইট আগে চলে এসেছিল আর জানতে চেয়েছিল তার মাসাজের অগ্রিম টাকা ফেরত দেওয়া হবে কিনা। সারা তাকে কোনো প্রতিশ্রুতি দেয়নি: বলেছিল স্পা থেকে কেউ তাকে উত্তর দেবে, এবং এস্তেফানিয়ার কাছে নোটিফিকেশন পৌঁছেছিল।

সারা উত্তর দেওয়ার পর আপনি কী দেখেন?

ঠিক তেমনই, যেমনটা হতো যদি ক্লায়েন্ট নিজে আপনার পেজ থেকে করতেন। আপনার ক্যালেন্ডারে অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় বদলায় বা বাতিল হয়, আপনার কাছে চিরাচরিত নোটিফিকেশন আসে, আর কেউ যদি ওয়েটিং লিস্টে থাকেন, তাকে খালি হওয়া সময়টা প্রস্তাব করা হয়।

কথোপকথনগুলো থাকে আপনার প্যানেলে, হোয়াটসঅ্যাপে, “Avisos de Proyecta” চিহ্নিত করা। ওপরে লেখা থাকে “সারা আপনার ব্যবসার হয়ে তাদের উত্তর দেয়; আপনি লিখলে, সে পাশে সরে যায়।” কোনো কথোপকথন আপনি নিজে চালাতে চাইলে, সেখানেই উত্তর দিন বা “এখানে সারাকে থামান” চাপুন; আবার ফিরিয়ে আনতে, “পুনরায় চালু করুন” চাপুন।

সারা যখন কোনো ক্লায়েন্টকে আপনার কাছে পাঠায়, তখন আপনার কাছে একটা ইমেইল আসে যাতে লেখা থাকে “রোমিনার হোয়াটসঅ্যাপে আপনার উত্তরের প্রয়োজন”, সাথে তার ফোন নম্বর ও কারণ, এবং একটা হোয়াটসঅ্যাপ বার্তাও। এই নোটিফিকেশন ডিফল্টভাবেই চালু থাকে; এটা পাবেন আপনার Agenda-য়, Ajustes-এ, “আপনার জন্য নোটিফিকেশন”-এ।

আপনার পেজে যা বলা নেই, তা তাকে কীভাবে শেখান?

লিখে দিয়ে। হোয়াটসঅ্যাপে, “Asistente” ট্যাবে, “সারাকে প্রশিক্ষণ দিন” অপশনটা আছে, আর সেখানেই যায় সেই তথ্য যা আপনি মুখে মুখে বলেন কিন্তু আপনার পেজে নেই। নোটিফিকেশন নম্বরের ক্লায়েন্টদের সাথেও সারা এটা ব্যবহার করে।

এস্তেফানিয়া দুটো বিষয় লিখে দিয়েছিলেন যা প্রতি সপ্তাহে তাকে জিজ্ঞেস করা হতো: সানবার্ন থাকলে হট স্টোন মাসাজ করা হয় না, বরং ফেসিয়াল বুক করা ভালো, আর ডিসেম্বরে দুই দিন আগে বুকিং করাই ভালো।

আমার স্পায় এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে আপনার ব্যবসাটা নিজের ভাষায় বর্ণনা করুন। এমন কিছু: “পুয়ের্তো ভায়ার্তায় হোটেলের কাছে আমার স্পার জন্য একটা পেজ, মাসাজ, হট স্টোন আর ফেসিয়ালসহ, দাম ও সময়কাল উল্লেখ করে, প্রতিটা থেরাপিস্টের সাথে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং হোয়াটসঅ্যাপে রিমাইন্ডার”।

আর যেদিন আপনার ক্যালেন্ডার তৈরি হয়ে যাবে, একটা কাজ করুন: “Asistente” ট্যাবে, “ক্লায়েন্টকে কী বলব” সেখানে লিখুন আপনি কেবিনে থাকার সময় সত্যিকারে কখন উত্তর দেন, যেমন “এস্তেফানিয়া দুই অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাঝখানে, রাত ৮টার আগে উত্তর দেয়”। সারা ক্লায়েন্টকে কোনো সময় তখনই প্রতিশ্রুতি দেয় যখন আপনি তাকে সেটা দিয়েছেন, আর রবিবার চলে যাওয়া একজন পর্যটকের জানা দরকার তিনি আপনার জন্য অপেক্ষা করবেন নাকি অন্য কোথাও খুঁজবেন। শুরু করুন proyecta.dev-এ।