WhatsApp-assistent med AI för din spa, vad den gör och vad den inte gör

Estefanía driver en spa i Zona Romántica i Puerto Vallarta, några kvarter från strandhotellen. Nästan alla hennes kunder är turister som bokar från hotellrummet, och nästan alla får sina planer ändrade: turen flyttas, det regnar, flyget läggs om. ”Kan du flytta den till senare?” kommer in mitt i en massage. Det är precis det en WhatsApp-assistent med AI är till för – så länge du vet var gränsen går.

Linda, en kanadensisk turist, hade bokat varmstensmassage lördag kl. 11:00. På fredagen fick hon sin påminnelse, och klockan 22:40 svarade hon, på engelska: turen till Marietas-öarna hade flyttats till lördag förmiddag, kunde det bli kl. 16 istället? Sara svarade henne, på engelska och på en gång, med tre lediga tider den eftermiddagen. Linda valde 16:00 och sa ja. Estefanía såg det tidigt på lördagen, med bokningen redan flyttad i sin kalender.

Vad är en WhatsApp-assistent med AI för din spa?

En WhatsApp-assistent med AI är ett program som läser vad en kund skriver till dig och svarar i ditt företags namn medan du jobbar. I Proyecta heter hon Sara, även om du kan byta namn på henne, och hon tar hand om kunderna som svarar på bekräftelsen eller påminnelsen om sin bokning.

Många letar efter den som en chatbot för WhatsApp-bokningar. Sara läser det kunden skriver med sina egna ord, även om det är ”kan du flytta den till eftermiddagen?”, och svarar med två eller tre meningar, utan menyer med alternativ. Du behöver inte koppla ditt eget nummer för att det ska fungera.

Vad gör Sara när din kund svarar på sin påminnelse?

Med bokningen som din kund redan har kan Sara göra fem saker:

Berätta vilka bokningar hon har hos dig, med tjänst, dag och tid.
Ändra tiden. Hon erbjuder två eller tre tider som verkligen är lediga, upprepar vilken som gäller och flyttar bokningen bara när kunden säger ja.
Avboka den, också efter ett tydligt ja.
Bekräfta att kunden kommer. I din kalender visas bokningen med ”Bekräftade”.
Sluta skicka WhatsApp om hennes bokningar, om hon ber om det. E-postmeddelandena fortsätter komma.

Kunden kan be om det hur hon vill: genom att skriva, eller med en knapp i påminnelsen, ”Bekräfta”, ”Ändra tid” eller ”Avboka”. Om hon trycker på ”Bekräfta” antecknar Sara det utan att fråga igen.

Hon svarar också på frågor utifrån det som står på din sida, som priset på en ansiktsbehandling, hur länge en massage pågår eller när du öppnar. Och hon svarar på det språk hon blir tilltalad på: Lindas påminnelse skickades på spanska, eftersom Estefanías sida är på spanska, men Sara svarade henne på engelska.

Från vilket nummer svarar hon, och vid vilka tider?

Från Proyectas aviseringsnummer, samma som skickade påminnelsen, och vid vilken tid på dygnet som helst. I kundens WhatsApp visas chatten som ”Proyecta”, så i sitt första svar talar Sara om vilket företag hon skriver åt.

Att hon svarar på natten betyder inte att hon struntar i dina regler. Hon flyttar bara en bokning till en ledig tid i din kalender, och respekterar din minsta bokningstid och din avbokningsfrist, precis som när kunden gör det själv från din sida.

Vad gör Sara inte?

Hon bestämmer inget som är ditt beslut, och hon hittar inte på. Om svaret inte finns på din sida eller i det du har lärt henne, säger hon till kunden att hon ska bekräfta det med teamet och lämnar över konversationen till dig.

Hon svarar inte den som aldrig fått en avisering från din spa. En ny kund bokar på din sida.
Hon löser inga betalningsfrågor. En felaktig debitering, en återbetalning eller en betalning som inte gick igenom lämnar hon över till dig.
Hon gör inga undantag åt dig. Hon erbjuder inte en annan terapeut, en rabatt eller en ändring utanför din frist; om kunden ber om det, lämnar hon över konversationen till dig eller ger kunden din kontaktuppgift.
Hon visar inte andras bokningar. Hon ser bara bokningarna hos personen som skriver, utifrån dennes nummer: om Linda frågar om sin systers bokning visar hon den inte.
Hon utger sig inte för att vara en person. Om någon frågar ”är du en robot?” säger hon att hon är en assistent som svarar åt din spa, och erbjuder att koppla kunden vidare till någon.

Hon lämnar också över konversationen när kunden ber om att få prata med någon, när hon är upprörd eller när de redan gått två varv utan att lösa något. Det hände Estefanía med Romina, som fick sitt flyg omlagt och frågade om hon kunde få tillbaka förskottet för sin massage. Sara lovade ingenting: hon sa att någon från spat skulle svara henne, och Estefanía fick aviseringen.

Vad ser du efter att Sara har svarat?

Samma som om kunden hade gjort det från din sida. Bokningen ändrar tid eller avbokas i din kalender, du får samma avisering som vanligt, och om någon stod på din väntelista erbjuds hon den tid som blev ledig.

Konversationerna finns i din panel, under WhatsApp, märkta ”Proyecta-aviseringar”. Högst upp står det ”Sara svarar åt ditt företag; om du själv skriver, kliver hon åt sidan”. Om du vill ta över en konversation själv, svara där eller tryck på ”Pausa Sara här”; för att hon ska komma tillbaka, ”Återaktivera”.

När Sara lämnar över en kund till dig får du ett mejl som säger ”Romina behöver att du svarar henne på WhatsApp”, med hennes telefonnummer och anledningen, och dessutom ett WhatsApp-meddelande. Den aviseringen är påslagen från början; du hittar inställningen i din Kalender, under Inställningar, i ”Aviseringar till dig”.

Hur lär du henne det din sida inte säger?

Genom att skriva det till henne. Under WhatsApp, på fliken ”Assistent”, finns ”Träna Sara”, och där lägger du in det du brukar svara utantill som inte finns på din sida. Sara använder det även med kunderna på aviseringsnumret.

Estefanía skrev in två saker som hon fick frågor om varje vecka: att man inte ska boka varmstensmassage om man har solsveda, utan hellre en ansiktsbehandling, och att det i december är bäst att boka minst två dagar i förväg.

Hur sätter jag igång det på min spa?

Beskriv ditt företag i Proyecta med dina egna ord. Till exempel: “en sida för min spa i Puerto Vallarta, nära hotellen, med massage, varmstensbehandling och ansiktsbehandlingar med pris och längd, onlinebokning hos varje terapeut och påminnelse via WhatsApp”.

Och den dag du har din kalender igång, gör en sak: på fliken ”Assistent”, skriv under ”Vad vi säger till kunden” när du faktiskt svarar när du är inne hos en kund, till exempel ”Estefanía svarar mellan behandlingar, före klockan 20”. Sara lovar bara en tid åt kunden om du har gett henne den, och en turist som reser hem på söndag behöver veta om hon ska vänta på dig eller leta efter ett annat ställe. Kom igång på proyecta.dev.