Asistente de WhatsApp con IA para tu spa, qué hace y qué no

Estefanía tiene un spa en la Zona Romántica de Puerto Vallarta, a unas cuadras de los hoteles de la playa. Casi todas sus clientas son turistas que reservan desde el cuarto del hotel, y a casi todas les cambian los planes: se mueve el tour, llueve, les adelantan el vuelo. El «¿me la puedes pasar más tarde?» le llega a medio masaje. Para eso sirve un asistente de WhatsApp con IA, siempre que sepas hasta dónde llega.

Linda, una turista canadiense, tenía masaje con piedras calientes el sábado a las 11:00. El viernes le llegó su recordatorio y a las 10:40 de la noche contestó, en inglés: le habían movido el tour a las Marietas al sábado en la mañana, ¿podía ser a las 4? Le contestó Sara, en inglés y en ese momento, con tres horarios libres esa tarde. Linda escogió las 4:00 y dijo que sí. Estefanía lo vio el sábado temprano, con la cita ya movida en su agenda.

¿Qué es un asistente de WhatsApp con IA para tu spa?

Un asistente de WhatsApp con IA es un programa que lee lo que te escribe una clienta y le contesta en nombre de tu negocio mientras tú trabajas. En Proyecta se llama Sara, aunque le puedes cambiar el nombre, y atiende a las clientas que contestan la confirmación o el recordatorio de su cita.

Mucha gente lo busca como chatbot de WhatsApp para citas. Sara lee lo que la clienta escribió con sus palabras, aunque sea «¿me la cambias para la tarde?», y le contesta en dos o tres frases, sin menús de opciones. No tienes que conectar tu número para que funcione.

¿Qué hace Sara cuando tu clienta contesta su recordatorio?

Con la cita que tu clienta ya tiene, Sara puede hacer cinco cosas:

1. Decirle qué citas tiene contigo, con el servicio, el día y la hora.
2. Cambiarla de hora. Le ofrece dos o tres horarios que de verdad están libres, le repite cuál queda y la mueve sólo cuando ella dice que sí.
3. Cancelarla, también con un sí claro antes.
4. Confirmar que sí va a ir. En tu agenda, la cita aparece con «Confirmó».
5. Dejar de mandarle los WhatsApp de sus citas, si ella lo pide. Los correos le siguen llegando.

La clienta lo pide como le salga: escribiendo, o con un botón del recordatorio, «Confirmo», «Cambiar horario» o «Cancelar cita». Si toca «Confirmo», Sara lo anota sin volver a preguntarle.

También contesta dudas con lo que dice tu página, como el precio de un facial, cuánto dura un masaje o a qué hora abres. Y contesta en el idioma en que le escriben: el recordatorio de Linda salió en español, porque la página de Estefanía está en español, y Sara le contestó en inglés.

¿Desde qué número contesta y a qué hora?

Desde el número de avisos de Proyecta, el mismo que le mandó el recordatorio, y a cualquier hora del día. En el WhatsApp de tu clienta ese chat aparece como «Proyecta», así que en su primera respuesta Sara le dice de qué negocio le escribe.

Que conteste de noche no quiere decir que se salte tus reglas. Sólo mueve una cita a un horario libre de tu agenda, y respeta tu tiempo mínimo para reservar y tu plazo para cancelar, igual que cuando la clienta lo hace desde tu página.

¿Qué no hace Sara?

No decide nada que te toque a ti, y no inventa. Si la respuesta no está en tu página ni en lo que tú le enseñaste, le dice a la clienta que lo va a confirmar con el equipo y te pasa la conversación.

• No le contesta a quien nunca recibió un aviso de tu spa. Una clienta nueva reserva en tu página.
• No resuelve cobros. Un cargo que salió mal, un reembolso o un pago que no pasó te los pasa a ti.
• No hace excepciones por ti. No ofrece otra terapeuta, un descuento ni un cambio fuera de tu plazo; si se lo piden, te pasa la conversación o le da tu contacto.
• No enseña citas ajenas. Sólo ve las de la persona que le escribe, por su número: si Linda pregunta por la cita de su hermana, no se la enseña.
• No se hace pasar por persona. Si le preguntan «¿eres un robot?», dice que es una asistente que contesta por tu spa y le ofrece pasarla con alguien.

También pasa la conversación cuando la clienta pide hablar con alguien, cuando está molesta o cuando ya dieron dos vueltas sin resolver. A Estefanía le pasó con Romina, a la que le adelantaron el vuelo y preguntó si le regresaban el anticipo de su masaje. Sara no le prometió nada: le dijo que alguien del spa le iba a contestar, y a Estefanía le llegó el aviso.

¿Qué ves tú después de que Sara contesta?

Lo mismo que si la clienta lo hubiera hecho desde tu página. La cita cambia de hora o se cancela en tu agenda, te llega el aviso de siempre y, si alguien estaba en tu lista de espera, se le ofrece el horario que quedó libre.

Las conversaciones están en tu panel, en WhatsApp, marcadas con «Avisos de Proyecta». Arriba dice «Sara les contesta por tu negocio; si escribes tú, se hace a un lado». Si quieres llevar tú una conversación, contesta ahí o toca «Pausar a Sara aquí»; para que vuelva, «Reactivar».

Cuando Sara te pasa a una clienta, te llega un correo que dice «Romina necesita que le respondas por WhatsApp», con su teléfono y el motivo, y también un WhatsApp. Ese aviso viene prendido; lo encuentras en tu Agenda, en Ajustes, en «Avisos para ti».

¿Cómo le enseñas lo que tu página no dice?

Escribiéndoselo. En WhatsApp, en la pestaña «Asistente», está «Entrena a Sara», y ahí va lo que tú contestas de memoria y tu página no trae. Sara lo usa también con las clientas del número de avisos.

Estefanía escribió dos cosas que le preguntaban cada semana: que con quemadura de sol no se hace el masaje con piedras calientes y mejor reserven un facial, y que en diciembre conviene reservar con dos días de anticipación.

¿Cómo lo pongo en mi spa?

Describe tu negocio en Proyecta con tus palabras. Algo así: “una página para mi spa en Puerto Vallarta, cerca de los hoteles, con masajes, piedras calientes y faciales con su precio y su duración, citas en línea con cada terapeuta y recordatorio por WhatsApp”.

Y el día que tengas tu agenda, haz una cosa: en la pestaña «Asistente», escribe en «Qué le decimos al cliente» cuándo contestas de verdad cuando estás en cabina, por ejemplo «Estefanía te contesta entre cita y cita, antes de las 8 de la noche». Sara sólo le promete una hora a la clienta si tú se la diste, y una turista que se va el domingo necesita saber si te espera o busca otro lugar. Empieza en proyecta.dev.