Asisten WhatsApp dengan AI untuk spa Anda, apa yang bisa dan tidak bisa dilakukannya

Estefanía memiliki spa di Zona Romántica, Puerto Vallarta, beberapa blok dari hotel-hotel di pantai. Hampir semua pelanggannya adalah turis yang memesan dari kamar hotel, dan hampir semuanya mengalami perubahan rencana: tur digeser, hujan, penerbangan dimajukan. Pesan «bisa digeser ke jam lebih sore?» masuk saat dia sedang memijat. Untuk itulah asisten WhatsApp dengan AI berguna, selama Anda tahu sampai mana batasnya.

Linda, seorang turis asal Kanada, punya jadwal pijat batu panas hari Sabtu jam 11:00. Hari Jumat, pengingatnya tiba, dan jam 10:40 malam dia membalas, dalam bahasa Inggris: tur ke Marietas miliknya dipindah ke Sabtu pagi, apakah bisa jam 4 sore? Sara membalas, dalam bahasa Inggris dan saat itu juga, dengan tiga jam kosong sore itu. Linda memilih jam 4:00 dan bilang ya. Estefanía melihatnya Sabtu pagi-pagi sekali, dengan jadwal yang sudah berpindah di agendanya.

Apa itu asisten WhatsApp dengan AI untuk spa Anda?

Asisten WhatsApp dengan AI adalah program yang membaca apa yang ditulis pelanggan kepada Anda dan membalasnya atas nama bisnis Anda sementara Anda bekerja. Di Proyecta namanya Sara, meski Anda bisa mengubah namanya, dan dia melayani pelanggan yang membalas konfirmasi atau pengingat jadwal mereka.

Banyak orang mencarinya sebagai chatbot WhatsApp untuk jadwal. Sara membaca apa yang ditulis pelanggan dengan kata-katanya sendiri, meski itu «bisa digeser ke sore?», dan membalas dalam dua atau tiga kalimat, tanpa menu pilihan. Anda tidak perlu menghubungkan nomor Anda agar ini berfungsi.

Apa yang dilakukan Sara saat pelanggan Anda membalas pengingatnya?

Dengan jadwal yang sudah dimiliki pelanggan Anda, Sara bisa melakukan lima hal:

1. Memberi tahu jadwal apa saja yang dia miliki dengan Anda, lengkap dengan layanan, hari, dan jam.
2. Mengubah jamnya. Sara menawarkan dua atau tiga jam yang benar-benar kosong, mengulang jam mana yang dipilih, dan memindahkannya hanya setelah pelanggan bilang ya.
3. Membatalkannya, juga dengan persetujuan yang jelas sebelumnya.
4. Mengonfirmasi bahwa pelanggan akan datang. Di agenda Anda, jadwal itu muncul dengan tanda «Dikonfirmasi».
5. Berhenti mengirim WhatsApp soal jadwalnya, jika pelanggan memintanya. Email tetap akan dia terima.

Pelanggan bisa memintanya dengan cara apa pun: menulis, atau menekan tombol di pengingat, «Konfirmasi», «Ubah Jam», atau «Batalkan Jadwal». Jika dia menekan «Konfirmasi», Sara langsung mencatatnya tanpa bertanya lagi.

Sara juga menjawab pertanyaan berdasarkan isi halaman Anda, seperti harga facial, berapa lama durasi pijat, atau jam berapa Anda buka. Dan dia membalas dalam bahasa yang digunakan pelanggan untuk menulis: pengingat Linda terkirim dalam bahasa Spanyol, karena halaman Estefanía memakai bahasa Spanyol, tapi Sara membalasnya dalam bahasa Inggris.

Dari nomor apa Sara membalas dan jam berapa?

Dari nomor notifikasi Proyecta, nomor yang sama yang mengirim pengingat, dan kapan saja sepanjang hari. Di WhatsApp pelanggan Anda, chat itu muncul dengan nama «Proyecta», jadi di balasan pertamanya Sara memberi tahu dari bisnis mana dia menulis.

Membalas di malam hari bukan berarti Sara melanggar aturan Anda. Dia hanya memindahkan jadwal ke jam kosong di agenda Anda, dan tetap mematuhi batas waktu minimum untuk memesan serta tenggat waktu pembatalan, sama seperti ketika pelanggan melakukannya sendiri lewat halaman Anda.

Apa yang tidak dilakukan Sara?

Sara tidak memutuskan apa pun yang seharusnya menjadi keputusan Anda, dan dia tidak mengada-ada. Jika jawabannya tidak ada di halaman Anda maupun di apa yang Anda ajarkan padanya, dia memberi tahu pelanggan bahwa dia akan mengonfirmasi dengan tim, lalu menyerahkan percakapan itu kepada Anda.

• Dia tidak membalas orang yang belum pernah menerima notifikasi dari spa Anda. Pelanggan baru memesan lewat halaman Anda.
• Dia tidak menyelesaikan urusan pembayaran. Tagihan yang salah, pengembalian dana, atau pembayaran yang gagal, semua diserahkan kepada Anda.
• Dia tidak membuat pengecualian atas nama Anda. Dia tidak menawarkan terapis lain, diskon, atau perubahan di luar tenggat Anda; jika diminta, dia menyerahkan percakapan itu atau memberikan kontak Anda.
• Dia tidak menunjukkan jadwal orang lain. Dia hanya melihat jadwal milik orang yang menulis padanya, berdasarkan nomornya: jika Linda bertanya soal jadwal saudarinya, Sara tidak akan menunjukkannya.
• Dia tidak berpura-pura menjadi manusia. Jika ditanya «kamu robot ya?», dia bilang bahwa dia adalah asisten yang membalas untuk spa Anda, dan menawarkan untuk menyambungkan ke seseorang.

Sara juga menyerahkan percakapan ketika pelanggan minta berbicara dengan seseorang, ketika dia kesal, atau ketika sudah dua putaran tanpa penyelesaian. Ini terjadi pada Estefanía dengan Romina, yang penerbangannya dimajukan dan bertanya apakah uang muka pijatnya bisa dikembalikan. Sara tidak menjanjikan apa pun: dia bilang bahwa seseorang dari spa akan membalasnya, dan notifikasinya langsung masuk ke Estefanía.

Apa yang Anda lihat setelah Sara membalas?

Sama seperti jika pelanggan melakukannya sendiri lewat halaman Anda. Jadwal berubah jam atau dibatalkan di agenda Anda, notifikasi seperti biasa tetap masuk kepada Anda, dan jika ada yang masuk daftar tunggu, dia akan ditawari jam yang baru kosong.

Percakapan ada di panel Anda, di WhatsApp, ditandai dengan «Notifikasi Proyecta». Di bagian atas tertulis «Sara membalas untuk bisnis Anda; jika Anda ikut menulis, dia akan mundur». Jika Anda ingin mengambil alih percakapan, balas langsung di sana atau tekan «Hentikan Sara di Sini»; untuk mengaktifkannya kembali, tekan «Aktifkan Lagi».

Saat Sara menyerahkan pelanggan kepada Anda, Anda akan menerima email yang bertuliskan «Romina perlu Anda balas lewat WhatsApp», lengkap dengan nomor telepon dan alasannya, serta juga sebuah WhatsApp. Notifikasi ini aktif secara default; Anda bisa menemukannya di Agenda, di Pengaturan, pada «Notifikasi untuk Anda».

Bagaimana cara mengajari Sara hal yang tidak tercantum di halaman Anda?

Dengan menuliskannya. Di WhatsApp, pada tab «Asisten», ada menu «Latih Sara», dan di sana Anda masukkan apa yang biasa Anda jawab dari hafalan tapi tidak ada di halaman Anda. Sara juga menggunakannya saat melayani pelanggan dari nomor notifikasi.

Estefanía menuliskan dua hal yang selalu ditanyakan setiap minggu: bahwa pijat batu panas tidak dilakukan jika kulit terbakar matahari dan sebaiknya memesan facial saja, dan bahwa di bulan Desember lebih baik memesan dua hari sebelumnya.

Bagaimana cara menerapkannya di spa saya?

Jelaskan bisnis Anda di Proyecta dengan kata-kata Anda sendiri. Misalnya: “sebuah halaman untuk spa saya di Puerto Vallarta, dekat hotel-hotel, dengan pijat, batu panas, dan facial lengkap dengan harga dan durasinya, jadwal daring dengan masing-masing terapis, dan pengingat lewat WhatsApp”.

Dan begitu Anda sudah punya agenda, lakukan satu hal: di tab «Asisten», tuliskan pada «Apa yang kita katakan ke pelanggan» kapan sebenarnya Anda membalas ketika sedang di ruang perawatan, misalnya «Estefanía membalas di antara jadwal, sebelum jam 8 malam». Sara hanya akan menjanjikan jam tertentu kepada pelanggan jika Anda sudah memberikannya, dan seorang turis yang pulang hari Minggu perlu tahu apakah harus menunggu Anda atau mencari tempat lain. Mulai di proyecta.dev.