Assistente WhatsApp con IA per la tua spa, cosa fa e cosa no

Estefanía ha una spa nella Zona Romántica di Puerto Vallarta, a poche strade dagli hotel sulla spiaggia. Quasi tutte le sue clienti sono turiste che prenotano dalla camera d’hotel, e a quasi tutte cambiano i piani: si sposta il tour, piove, le anticipano il volo. Il «me lo puoi spostare più tardi?» le arriva a metà di un massaggio. È qui che serve un assistente WhatsApp con IA, purché tu sappia fino dove arriva.

Linda, una turista canadese, aveva un massaggio con pietre calde il sabato alle 11:00. Il venerdì le è arrivato il promemoria e alle 22:40 ha risposto, in inglese: le avevano spostato il tour alle Marietas al sabato mattina, si poteva fare alle 4 del pomeriggio? Le ha risposto Sara, in inglese e in quel momento, con tre orari liberi per quel pomeriggio. Linda ha scelto le 4 del pomeriggio e ha detto di sì. Estefanía l’ha scoperto sabato di buon’ora, con l’appuntamento già spostato in agenda.

Cos’è un assistente WhatsApp con IA per la tua spa?

Un assistente WhatsApp con IA è un programma che legge quello che ti scrive una cliente e le risponde a nome della tua attività mentre tu lavori. Su Proyecta si chiama Sara, anche se puoi cambiarle il nome, e si occupa delle clienti che rispondono alla conferma o al promemoria del loro appuntamento.

Molte persone lo cercano come chatbot WhatsApp per appuntamenti. Sara legge quello che la cliente ha scritto con le sue parole, anche se è «me lo cambi per il pomeriggio?», e le risponde in due o tre frasi, senza menu di opzioni. Non devi collegare il tuo numero perché funzioni.

Cosa fa Sara quando la tua cliente risponde al suo promemoria?

Con l’appuntamento che la tua cliente ha già, Sara può fare cinque cose:

Dirle quali appuntamenti ha con te, con il servizio, il giorno e l’ora.
Spostarlo. Le offre due o tre orari che sono davvero liberi, le ripete quale resta confermato e lo sposta solo quando lei dice di sì.
Cancellarlo, sempre con un sì chiaro prima.
Confermare che ci andrà. Nella tua agenda, l’appuntamento appare con «Confermato».
Smettere di mandarle i WhatsApp dei suoi appuntamenti, se lei lo chiede. Le email continuano ad arrivarle.

La cliente lo chiede come le viene più comodo: scrivendo, oppure con un bottone del promemoria, «Confermo», «Cambiare orario» o «Annullare appuntamento». Se tocca «Confermo», Sara lo registra senza chiederle altro.

Risponde anche ai dubbi con quello che dice la tua pagina, come il prezzo di un trattamento viso, quanto dura un massaggio o a che ora apri. E risponde nella lingua in cui le scrivono: il promemoria di Linda è uscito in spagnolo, perché la pagina di Estefanía è in spagnolo, e Sara le ha risposto in inglese.

Da quale numero risponde e a che ora?

Dal numero degli avvisi di Proyecta, lo stesso che le ha inviato il promemoria, e a qualsiasi ora del giorno. Nel WhatsApp della tua cliente quella chat appare come «Proyecta», quindi nella sua prima risposta Sara le dice da quale attività le scrive.

Il fatto che risponda di notte non significa che salti le tue regole. Sposta un appuntamento solo a un orario libero della tua agenda, e rispetta il tuo tempo minimo per prenotare e il tuo termine per cancellare, proprio come quando la cliente lo fa dalla tua pagina.

Cosa non fa Sara?

Non decide nulla che spetti a te, e non inventa. Se la risposta non è nella tua pagina né in quello che le hai insegnato, dice alla cliente che lo confermerà con il team e ti passa la conversazione.

Non risponde a chi non ha mai ricevuto un avviso dalla tua spa. Una cliente nuova prenota sulla tua pagina.
Non risolve questioni di pagamento. Un addebito andato storto, un rimborso o un pagamento che non è passato te li passa a te.
Non fa eccezioni per tuo conto. Non offre un’altra terapista, uno sconto né un cambiamento fuori dal tuo termine; se glielo chiedono, ti passa la conversazione o le dà il tuo contatto.
Non mostra appuntamenti di altri. Vede solo quelli della persona che le scrive, in base al suo numero: se Linda chiede dell’appuntamento di sua sorella, non glielo mostra.
Non si finge una persona. Se le chiedono «sei un robot?», dice che è un’assistente che risponde per la tua spa e si offre di passarla a qualcuno.

Passa anche la conversazione quando la cliente chiede di parlare con qualcuno, quando è arrabbiata o quando si è già girato in tondo due volte senza risolvere. A Estefanía è successo con Romina, a cui hanno anticipato il volo e che ha chiesto se le restituivano l’anticipo del suo massaggio. Sara non le ha promesso nulla: le ha detto che qualcuno della spa le avrebbe risposto, e a Estefanía è arrivato l’avviso.

Cosa vedi tu dopo che Sara risponde?

Lo stesso che se la cliente l’avesse fatto dalla tua pagina. L’appuntamento si sposta o si cancella nella tua agenda, ti arriva l’avviso di sempre e, se qualcuno era nella tua lista d’attesa, gli viene offerto l’orario rimasto libero.

Le conversazioni sono nel tuo pannello, su WhatsApp, contrassegnate con «Avvisi di Proyecta». In alto c’è scritto «Sara risponde per la tua attività; se scrivi tu, si fa da parte». Se vuoi gestire tu una conversazione, rispondi lì oppure tocca «Metti in pausa Sara qui»; per farla tornare, «Riattiva».

Quando Sara ti passa una cliente, ti arriva un’email che dice «Romina ha bisogno che tu le risponda su WhatsApp», con il suo numero e il motivo, e anche un WhatsApp. Questo avviso è attivo di default; lo trovi nella tua Agenda, in Impostazioni, sotto «Avvisi per te».

Come insegni a Sara quello che la tua pagina non dice?

Scrivendolo. Su WhatsApp, nella scheda «Assistente», c’è «Addestra Sara», e lì va quello che tu rispondi a memoria e che la tua pagina non riporta. Sara lo usa anche con le clienti del numero degli avvisi.

Estefanía ha scritto due cose che le chiedevano ogni settimana: che con una scottatura solare non si fa il massaggio con pietre calde ed è meglio prenotare un trattamento viso, e che a dicembre conviene prenotare con due giorni di anticipo.

Come lo attivo nella mia spa?

Descrivi la tua attività su Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “una pagina per la mia spa a Puerto Vallarta, vicino agli hotel, con massaggi, pietre calde e trattamenti viso con il loro prezzo e la loro durata, appuntamenti online con ogni terapista e promemoria via WhatsApp”.

E il giorno in cui avrai la tua agenda, fai una cosa: nella scheda «Assistente», scrivi in «Cosa diciamo al cliente» quando rispondi davvero mentre sei in cabina, per esempio «Estefanía ti risponde tra un appuntamento e l’altro, prima delle 8 di sera». Sara promette un orario alla cliente solo se tu gliel’hai dato, e una turista che parte domenica ha bisogno di sapere se ti aspetta o cerca un altro posto. Inizia su proyecta.dev.