Asistent de WhatsApp cu IA pentru spa-ul tău, ce face și ce nu

Estefanía are un spa în Zona Romántica din Puerto Vallarta, la câteva străzi de hotelurile de pe plajă. Aproape toate clientele ei sunt turiste care rezervă din camera de hotel, iar aproape tuturor li se schimbă planurile: se modifică tururul, plouă, le devansează zborul. Mesajul „poți să mi-o treci mai târziu?” îi ajunge la mijlocul unui masaj. Exact pentru asta e bun un asistent de WhatsApp cu IA, cu condiția să știi până unde ajunge.

Linda, o turistă canadiană, avea programat un masaj cu pietre calde sâmbătă la ora 11:00. Vineri i-a venit reamintirea și, la ora 10:40 seara, a răspuns, în engleză: tururul la Marietas fusese mutat sâmbătă dimineață, se putea la ora 4? I-a răspuns Sara, în engleză și pe loc, cu trei intervale libere în aceeași după-amiază. Linda a ales ora 4:00 și a zis că da. Estefanía a văzut totul sâmbătă de dimineață, cu programarea deja schimbată în agendă.

Ce este un asistent de WhatsApp cu IA pentru spa-ul tău?

Un asistent de WhatsApp cu IA este un program care citește ce îți scrie o clientă și îi răspunde în numele afacerii tale, în timp ce tu lucrezi. În Proyecta se numește Sara, dar îi poți schimba numele, și se ocupă de clientele care răspund la confirmarea sau la reamintirea programării lor.

Mulți oameni îl caută sub numele de chatbot de WhatsApp pentru programări. Sara citește exact ce a scris clienta, cu propriile ei cuvinte, fie și „poți să mi-o treci pe după-amiază?”, și îi răspunde în două-trei fraze, fără meniuri cu opțiuni. Nu trebuie să îți conectezi numărul propriu ca să funcționeze.

Ce face Sara când clienta ta răspunde la reamintirea programării?

Cu programarea pe care clienta ta o are deja, Sara poate face cinci lucruri:

Să îi spună ce programări are cu tine, cu serviciul, ziua și ora.
Să îi schimbe ora. Îi oferă două sau trei intervale care sunt cu adevărat libere, îi repetă care rămâne stabilit și o schimbă doar când ea confirmă.
Să o anuleze, tot după un „da” clar, în prealabil.
Să confirme că va veni. În agenda ta, programarea apare cu „A confirmat”.
Să nu mai îi trimită mesaje WhatsApp despre programările ei, dacă ea cere asta. E-mailurile continuă să-i vină.

Clienta cere asta cum îi vine la îndemână: scriind, sau printr-un buton din reamintire, „Confirm”, „Schimbă ora” sau „Anulează programarea”. Dacă apasă „Confirm”, Sara notează asta fără să o mai întrebe o dată.

Tot ea răspunde la întrebări folosind ce spune pagina ta, cum ar fi prețul unui tratament facial, cât durează un masaj sau la ce oră deschizi. Și răspunde în limba în care i se scrie: reamintirea Lindei a ieșit în spaniolă, pentru că pagina Estefaníei este în spaniolă, dar Sara i-a răspuns în engleză.

De la ce număr răspunde și la ce oră?

De la numărul de notificări al Proyecta, același care i-a trimis reamintirea, și la orice oră din zi. În WhatsApp-ul clientei tale, acel chat apare ca „Proyecta”, așa că în primul ei răspuns Sara îi spune din partea cărei afaceri îi scrie.

Faptul că răspunde noaptea nu înseamnă că îți ignoră regulile. Mută o programare doar într-un interval liber din agenda ta și respectă timpul minim pentru rezervare și termenul tău de anulare, exact ca atunci când clienta face asta direct din pagina ta.

Ce nu face Sara?

Nu decide nimic din ce ține de tine și nu inventează. Dacă răspunsul nu se află pe pagina ta, nici în ce tu i-ai predat, îi spune clientei că va confirma cu echipa și îți trece conversația ție.

Nu răspunde cuiva care nu a primit niciodată o notificare de la spa-ul tău. O clientă nouă rezervă pe pagina ta.
Nu rezolvă plăți. O taxă greșită, o rambursare sau o plată care nu a trecut îți sunt transmise ție.
Nu face excepții în locul tău. Nu oferă altă terapeută, o reducere sau o schimbare în afara termenului tău; dacă i se cere asta, îți trece conversația sau îi dă clientei contactul tău.
Nu arată programările altcuiva. Vede doar programările persoanei care îi scrie, identificată prin numărul ei: dacă Linda întreabă de programarea surorii sale, nu i-o arată.
Nu se dă drept o persoană. Dacă e întrebată „ești un robot?”, spune că este o asistentă care răspunde în numele spa-ului tău și oferă să o treacă la cineva din echipă.

De asemenea, trece conversația mai departe când clienta cere să vorbească cu cineva, când e nemulțumită sau când au trecut deja prin două runde fără să se rezolve nimic. Estefaníei i s-a întâmplat cu Romina, căreia i-au devansat zborul și a întrebat dacă îi returnează avansul plătit pentru masaj. Sara nu i-a promis nimic: i-a spus că o să-i răspundă cineva din spa, și Estefaníei i-a venit notificarea.

Ce vezi tu după ce răspunde Sara?

Exact ce ai vedea dacă clienta ar fi făcut asta direct din pagina ta. Programarea își schimbă ora sau se anulează în agenda ta, îți vine notificarea de fiecare dată și, dacă cineva era pe lista de așteptare, i se oferă intervalul rămas liber.

Conversațiile se află în panoul tău, în secțiunea WhatsApp, marcate cu „Notificări Proyecta”. Sus se spune „Sara răspunde în numele afacerii tale; dacă scrii tu, se dă la o parte”. Dacă vrei să gestionezi tu o conversație, răspunde direct acolo sau apasă „Pune Sara pe pauză aici”; pentru ca ea să revină, „Reactivează”.

Când Sara îți trece o clientă mai departe, îți vine un e-mail care spune „Romina are nevoie să-i răspunzi pe WhatsApp”, cu numărul ei de telefon și motivul, plus un mesaj WhatsApp. Această notificare vine activată implicit; o găsești în Agenda ta, în Setări, la „Notificări pentru tine”.

Cum îi predai ce nu spune pagina ta?

Scriindu-i. În secțiunea WhatsApp, în fila „Asistent”, se găsește „Învață-o pe Sara”, și acolo pui ce tu răspunzi din memorie și nu se găsește pe pagina ta. Sara folosește asta și cu clientele de pe numărul de notificări.

Estefanía a scris două lucruri pe care o întrebau în fiecare săptămână: că, dacă ai arsuri de soare, nu se face masajul cu pietre calde și e mai bine să rezervi un tratament facial, și că în decembrie e indicat să rezervi cu două zile înainte.

Cum îl pun în practică la spa-ul meu?

Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile tale cuvinte. Ceva de genul: „o pagină pentru spa-ul meu din Puerto Vallarta, lângă hoteluri, cu masaje, pietre calde și tratamente faciale cu preț și durată, programări online cu fiecare terapeută și reamintire prin WhatsApp”.

Și din ziua în care ai agenda ta, fă un lucru: în fila „Asistent”, scrie la „Ce îi spunem clientului” când răspunzi tu cu adevărat, atunci când ești în cabină, de exemplu „Estefanía îți răspunde între programări, înainte de ora 8 seara”. Sara îi promite clientei o oră doar dacă tu i-ai dat-o, și o turistă care pleacă duminică trebuie să știe dacă te așteaptă sau își caută alt loc. Începe pe proyecta.dev.