ผู้ช่วย WhatsApp AI สำหรับสปาของคุณ ทำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้

เอสเตฟานีอามีสปาอยู่ในย่านโรแมนติกของเปอร์โตบายาร์ตา ห่างจากโรงแรมริมหาดไปไม่กี่ช่วงตึก ลูกค้าของเธอเกือบทั้งหมดเป็นนักท่องเที่ยวที่จองนัดจากในห้องพักโรงแรม และแผนของเกือบทุกคนก็เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา ทัวร์ถูกเลื่อน ฝนตก เที่ยวบินถูกเลื่อนเร็วขึ้น คำว่า “ขยับให้หนูช้าลงได้ไหมคะ” มักมาถึงกลางคันตอนที่เธอนวดอยู่ นี่คือจุดที่ผู้ช่วย WhatsApp AI เข้ามาช่วยได้ ตราบใดที่คุณรู้ว่ามันทำได้แค่ไหน

ลินดา นักท่องเที่ยวชาวแคนาดา มีนัดนวดด้วยหินร้อนในวันเสาร์ เวลา 11:00 น. วันศุกร์เธอได้รับข้อความแจ้งเตือน และตอบกลับตอน 22:40 น. เป็นภาษาอังกฤษว่า ทัวร์ไปหมู่เกาะมารีเอตัสถูกเลื่อนมาเป็นเช้าวันเสาร์ ขอเปลี่ยนเป็นบ่าย 4 ได้ไหม ซาร่าตอบกลับทันที เป็นภาษาอังกฤษ พร้อมเสนอช่วงเวลาว่างสามช่วงในบ่ายวันนั้น ลินดาเลือกบ่าย 4 โมงและตอบตกลง เอสเตฟานีอาเห็นตอนเช้าวันเสาร์ ว่านัดถูกเลื่อนในตารางของเธอเรียบร้อยแล้ว

ผู้ช่วย WhatsApp AI สำหรับสปาของคุณคืออะไร

ผู้ช่วย WhatsApp AI คือโปรแกรมที่อ่านข้อความที่ลูกค้าส่งมาและตอบกลับในนามของธุรกิจคุณ ขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ ใน Proyecta เรียกว่าซาร่า แม้คุณจะเปลี่ยนชื่อได้ก็ตาม และซาร่าจะดูแลลูกค้าที่ตอบกลับข้อความยืนยันหรือข้อความแจ้งเตือนนัดหมาย

หลายคนค้นหาสิ่งนี้ในชื่อแชทบอท WhatsApp สำหรับนัดหมาย ซาร่าอ่านข้อความที่ลูกค้าพิมพ์มาด้วยคำพูดของตัวเอง แม้จะเป็นประโยคอย่าง “ขยับให้หนูเป็นช่วงบ่ายได้ไหมคะ” ก็ตาม แล้วตอบกลับด้วยสองหรือสามประโยค ไม่มีเมนูให้เลือก คุณไม่ต้องเชื่อมต่อเบอร์ของคุณเองเพื่อให้มันทำงาน

ซาร่าทำอะไรได้บ้างเมื่อลูกค้าตอบกลับข้อความแจ้งเตือน

กับนัดหมายที่ลูกค้ามีอยู่แล้ว ซาร่าทำได้ 5 อย่าง

1. บอกลูกค้าว่ามีนัดอะไรกับคุณบ้าง พร้อมบริการ วัน และเวลา
2. เปลี่ยนเวลานัด เสนอช่วงเวลาสองหรือสามช่วงที่ว่างจริง ๆ ย้ำให้ฟังว่าเลือกช่วงไหน และจะเลื่อนนัดก็ต่อเมื่อลูกค้าตอบตกลงเท่านั้น
3. ยกเลิกนัด โดยต้องได้รับคำตอบตกลงที่ชัดเจนก่อนเช่นกัน
4. ยืนยันว่าลูกค้าจะไปตามนัด ในตารางของคุณ นัดนั้นจะแสดงสถานะ «ยืนยันแล้ว»
5. หยุดส่งข้อความ WhatsApp เกี่ยวกับนัดหมาย หากลูกค้าขอ ส่วนอีเมลจะยังส่งถึงเธอตามปกติ

ลูกค้าจะขอด้วยวิธีไหนก็ได้ จะพิมพ์มา หรือกดปุ่มจากข้อความแจ้งเตือนอย่าง «ยืนยัน» «เปลี่ยนเวลา» หรือ «ยกเลิกนัด» ถ้ากด «ยืนยัน» ซาร่าจะบันทึกไว้โดยไม่ถามซ้ำอีก

ซาร่ายังตอบคำถามจากข้อมูลที่อยู่บนหน้าเว็บของคุณได้ เช่น ราคาทรีตเมนต์หน้า มาสด์นวดใช้เวลานานแค่ไหน หรือร้านเปิดกี่โมง และจะตอบเป็นภาษาเดียวกับที่ลูกค้าพิมพ์มา ข้อความแจ้งเตือนของลินดาส่งเป็นภาษาสเปน เพราะหน้าเว็บของเอสเตฟานีอาเป็นภาษาสเปน แต่ซาร่าตอบกลับเธอเป็นภาษาอังกฤษ

ซาร่าตอบจากเบอร์ไหนและเวลาใด

จากเบอร์แจ้งเตือนของ Proyecta เบอร์เดียวกับที่ส่งข้อความแจ้งเตือนไป และตอบได้ทุกช่วงเวลาของวัน ใน WhatsApp ของลูกค้า แชทนี้จะแสดงชื่อว่า «Proyecta» ดังนั้นในคำตอบแรก ซาร่าจะบอกลูกค้าว่าเขียนมาจากธุรกิจไหน

การที่ตอบได้แม้ในตอนกลางคืนไม่ได้แปลว่าจะข้ามกฎของคุณไป ซาร่าจะเลื่อนนัดไปยังช่วงเวลาที่ว่างในตารางของคุณเท่านั้น และยังเคารพเวลาขั้นต่ำในการจองและกำหนดเวลาการยกเลิกของคุณ เหมือนกับเวลาที่ลูกค้าทำเองผ่านหน้าเว็บของคุณ

ซาร่าทำอะไรไม่ได้

ซาร่าไม่ตัดสินใจเรื่องที่เป็นหน้าที่ของคุณ และไม่สร้างคำตอบขึ้นมาเอง ถ้าคำตอบไม่มีอยู่ในหน้าเว็บของคุณหรือในสิ่งที่คุณสอนไว้ ซาร่าจะบอกลูกค้าว่าจะไปยืนยันกับทีมงานก่อน แล้วส่งบทสนทนานั้นมาให้คุณ

• ไม่ตอบคนที่ไม่เคยได้รับข้อความแจ้งเตือนจากสปาของคุณมาก่อน ลูกค้าใหม่ต้องจองผ่านหน้าเว็บของคุณ
• ไม่จัดการเรื่องการเก็บเงิน หากมีการเรียกเก็บเงินผิดพลาด การคืนเงิน หรือการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ ซาร่าจะส่งเรื่องมาให้คุณจัดการ
• ไม่ยกเว้นกฎใด ๆ แทนคุณ ไม่เสนอหมอนวดคนอื่น ส่วนลด หรือการเปลี่ยนแปลงที่เกินกำหนดเวลาของคุณ ถ้าลูกค้าขอ ซาร่าจะส่งบทสนทนามาให้คุณ หรือให้ช่องทางติดต่อคุณไป
• ไม่เปิดเผยนัดของคนอื่น ซาร่าเห็นแค่นัดของคนที่เขียนมาเท่านั้น โดยดูจากเบอร์โทรศัพท์ ถ้าลินดาถามถึงนัดของพี่สาวเธอ ซาร่าจะไม่บอก
• ไม่แอบอ้างว่าเป็นคน ถ้ามีคนถามว่า “คุณเป็นบอทหรือเปล่า” ซาร่าจะตอบตรง ๆ ว่าเป็นผู้ช่วยที่ตอบแทนสปาของคุณ และเสนอให้ติดต่อกับคนจริงได้

ซาร่ายังส่งบทสนทนามาให้คุณเมื่อลูกค้าขอคุยกับคนจริง เมื่อลูกค้าไม่พอใจ หรือเมื่อคุยกันไปสองรอบแล้วยังไม่ได้ข้อสรุป เอสเตฟานีอาเจอกรณีนี้กับโรมินา ที่เที่ยวบินถูกเลื่อนเร็วขึ้นและถามว่าจะได้เงินมัดจำค่านวดคืนไหม ซาร่าไม่ได้รับปากอะไรเลย เพียงบอกว่าจะมีคนจากสปาติดต่อกลับไป และข้อความแจ้งเตือนก็ส่งไปถึงเอสเตฟานีอาทันที

หลังจากซาร่าตอบไปแล้ว คุณจะเห็นอะไร

เหมือนกับที่ลูกค้าทำผ่านหน้าเว็บของคุณเองทุกประการ นัดหมายจะเปลี่ยนเวลาหรือถูกยกเลิกในตารางของคุณ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนตามปกติ และถ้ามีใครอยู่ในรายชื่อรอ ช่วงเวลาที่ว่างลงนั้นก็จะถูกเสนอให้คนนั้นต่อไป

บทสนทนาทั้งหมดอยู่ในแผงควบคุมของคุณ ในส่วน WhatsApp โดยมีป้าย «Avisos de Proyecta» กำกับไว้ ด้านบนจะบอกว่า «ซาร่าตอบแทนธุรกิจของคุณอยู่ ถ้าคุณพิมพ์เข้าไป ซาร่าจะหลีกทางให้» ถ้าคุณอยากคุยเองในบทสนทนาไหน ให้พิมพ์ตอบในนั้นได้เลย หรือกด «หยุดซาร่าในแชทนี้» และเมื่ออยากให้กลับมาทำงาน ก็กด «เปิดใช้งานอีกครั้ง»

เมื่อซาร่าส่งลูกค้ามาให้คุณ คุณจะได้รับอีเมลที่ระบุว่า «โรมินาต้องการให้คุณตอบกลับทาง WhatsApp» พร้อมเบอร์โทรและสาเหตุ รวมถึงข้อความ WhatsApp ด้วย การแจ้งเตือนนี้เปิดใช้งานอยู่ตั้งแต่แรก สามารถดูได้ที่ตารางนัดของคุณ ในส่วนการตั้งค่า หัวข้อ «การแจ้งเตือนสำหรับคุณ»

จะสอนซาร่าในเรื่องที่หน้าเว็บไม่ได้บอกไว้ได้อย่างไร

เขียนบอกไปตรง ๆ ในส่วน WhatsApp แท็บ «ผู้ช่วย» มีหัวข้อ «ฝึกสอนซาร่า» ซึ่งเป็นที่สำหรับใส่สิ่งที่คุณตอบจากความจำแต่หน้าเว็บไม่มี ซาร่าจะนำสิ่งเหล่านี้ไปใช้กับลูกค้าที่ติดต่อผ่านเบอร์แจ้งเตือนด้วย

เอสเตฟานีอาเขียนไว้สองเรื่องที่มีคนถามทุกสัปดาห์ คือ ถ้าผิวไหม้แดดไม่ควรนวดด้วยหินร้อน แนะนำให้จองทรีตเมนต์หน้าแทน และในเดือนธันวาคมควรจองล่วงหน้าสองวัน

จะนำไปใช้กับสปาของฉันได้อย่างไร

อธิบายธุรกิจของคุณให้ Proyecta ฟังด้วยคำพูดของคุณเอง เช่น “อยากได้หน้าเว็บสำหรับสปาของฉันในเปอร์โตบายาร์ตา ใกล้โรงแรม มีบริการนวด หินร้อน และทรีตเมนต์หน้า พร้อมราคาและระยะเวลา จองนัดออนไลน์กับหมอนวดแต่ละคนได้ และมีการแจ้งเตือนผ่าน WhatsApp”

และเมื่อตารางนัดของคุณพร้อมใช้งานแล้ว ให้ทำอีกเรื่องหนึ่ง ในแท็บ «ผู้ช่วย» ให้เขียนในช่อง «สิ่งที่จะบอกลูกค้า» ว่าจริง ๆ แล้วคุณตอบกลับเมื่อไหร่ตอนที่อยู่ในห้องทำงาน เช่น «เอสเตฟานีอาจะตอบกลับระหว่างนัดแต่ละช่วง ก่อน 2 ทุ่ม» ซาร่าจะสัญญาเวลาให้ลูกค้าได้ก็ต่อเมื่อคุณเป็นคนกำหนดเวลานั้นไว้เท่านั้น และนักท่องเที่ยวที่จะกลับวันอาทิตย์ก็จำเป็นต้องรู้ว่าควรรอคุณหรือไปหาที่อื่นดี เริ่มต้นได้ที่ proyecta.dev