איך להחליף אפליקציית תורים בלי לאבד לקוחות
כשמחליפים אפליקציית תורים צריך להעביר שלושה דברים: רשימת הלקוחות שלך, התורים שכבר נקבעו, והקישור שבו קובעים אצלך תור. ב-Proyecta הרשימה נכנסת בבת אחת, עד 2,000 לקוחות; את התורים העתידיים מעבירים בעצמך.
ללורדס יש ספא לטיפולי גוף בקויואקן: ניקוז לימפתי, רדיופרקוונציה וטיפולי פנים, עם שתי מטפלות בנוסף לה עצמה. היא כבר שלוש שנים עם אפליקציית תורים אחרת, ומאז הקיץ רוצה לעבור, כי האתר שלה זה דבר אחד, היומן שלה זה דבר אחר, והקישור שבו קובעים לה תור נושא את שם האפליקציה לפני השם שלה. מה שעיכב אותה הייתה השאלה שכל מי שחושב להחליף אפליקציית תורים שואל את עצמו: מה אם הגברת של יום חמישי מגיעה ולא רשומה באף מקום?
מעבר בלי תכנון באמת מפסיד לקוחות: זו שקבעה תור באפליקציה הישנה ומגיעה ליומן שלא מכיר אותה, זו שממשיכה להשתמש בקישור מהאינסטגרם שלך, זו שמקבלת הודעה ממספר לא מוכר ולא פותחת אותה. את שלושתן אפשר למנוע אם יודעים מה מעבירים ובאיזה סדר.
מה צריך להעביר כשמחליפים אפליקציית תורים?
שלושה דברים, ורק אחד מהם נעשה במכה אחת. רשימת הלקוחות שלך (שם, טלפון, אימייל, יום הולדת והערות) מיובאת בשלמותה. התורים שכבר קבעת נכתבים מחדש ביומן החדש. והקישור שבו קובעים לך תור משתנה בכל מקום שבו פרסמת אותו.
הסדר חשוב: קודם הרשימה, אחר כך התורים, ובסוף הקישור. אם מפרסמים את הקישור החדש לפני שמעבירים את התורים, היומן החדש חושב שיום חמישי בשעה 11:00 פנוי, ומישהי תזמין אותו מעל הגברת שכבר תפסה אותו.
איך אפשר להעביר את רשימת הלקוחות שלי ל-Proyecta?
הורידו את הרשימה מהאפליקציה האחרת כקובץ CSV והעלו אותה ב-יומן › לקוחות › «ייבוא לקוחות». אם אתם לא מוצאים איך לייצא אותה, בקשו מהתמיכה שלה; אם היא נמצאת לכם ב-Excel או ב-Google Sheets, אפשר גם להדביק את השורות.
«ייבוא לקוחות» הוא להכניס בבת אחת את הרשימה שיש לכם, במקום לפתוח כרטיס לכל לקוחה בנפרד ביד. Proyecta מנחש מה יש בכל עמודה, ואתם מתקנים את מה שצריך: שם, שם משפחה, טלפון, אימייל, יום הולדת, הערה או לא לייבא. הוא קורא כותרות בספרדית או באנגלית (אם האפליקציה שלכם נותנת «First name» ו-«Last name», הוא מאחד את השניים), מבין יום הולדת שכתוב בפורמט «12 de marzo» או «12/03/1990», ומוריד את ה-044 או ה-045 ממספרים ישנים. יש מקום לעד 2,000 לקוחות בייבוא אחד; אם יש לכם יותר, מחלקים את הקובץ.
לפני הייבוא אפשר לראות מה יקרה עם כל שורה. הרשימה של לורדס הכילה 640 שורות, והמסך הודיע לה «607 לקוחות יתווספו» ו-«33 שורות יידחו», כל אחת עם הסיבה שלה: «אין טלפון ולא אימייל» או «כפולה ברשימה (שורה 214)». הכפולות היו לקוחות שנפתח להן כרטיס פעמיים עם אותו הנייד, פעם כ-«פאטי» ופעם כ-«פאטימה רואיס». אלה שלא היה להן טלפון או אימייל לא הגיעו מאז 2023, והיא השאירה אותן בחוץ.
הייבוא לא דורס את מה שכבר יש. אם לקוחה כבר קיימת ב«לקוחות» כי כתבה לכם ב-WhatsApp, הכרטיס שלה רק מתמלא. אם היא הייתה רשומה כבר, השם והטלפון שלה לא משתנים; רק מתווספים יום ההולדת או ההערה שהיו חסרים. ואם הייבוא נקטע באמצע, מעלים את אותה רשימה שוב: מי שכבר נכנסה - מדלגים עליה.
שייכו את עמודת ההערות לעמודת הערה. ברשימה של לורדס שם הופיע מה שמטפלת חדשה צריכה לדעת, כמו «לא אוהבת לדבר במהלך הטיפול» או «לחץ עדין ברגליים». אם למישהי יש טיפולים שנותרו מחבילה באפליקציה הקודמת, רשמו את זה באותה הערה והורידו אותם ביד. הכפתור מופיע רק בחשבון הבעלים.
מה קורה עם התורים שכבר היו קבועים?
התורים לא מיובאים: אתם מעבירים אותם בעצמכם, אחד אחד, עם «תור חדש» ביומן. תתחילו מהקרוב ביותר ותסיימו עם הרחוק ביותר שיש לכם.
מכיוון שהלקוחות שלכם כבר ב«לקוחות», כשכותבים את השם היומן שואל «האם זו אחת הלקוחות שלך?» ובוחרים אותה מהרשימה, בלי ליצור עוד כרטיס כפול. ללורדס היו 46 תורים בשלושת השבועות הקרובים, והיא העבירה אותם בתוך אחר צהריים אחד, עם האפליקציה הישנה פתוחה לצד החדשה.
אם האתר שלכם כבר מתפרסם וללקוחה יש טלפון, בשמירת התור היא מקבלת אישור ב-WhatsApp, ויום לפני כן - תזכורת, אלא אם היא אמרה שהיא לא רוצה התראות. ההודעה נשלחת מקו ההתראות של Proyecta עם שם העסק שלכם, לא מהנייד שלכם, כך שבשבילה זה מספר שהיא לא מכירה.
בגלל זה, לפני שהעבירה את התורים, לורדס כתבה מה-WhatsApp האישי שלה לכל 46: «החלפתי מערכת לתורים. יישלח לך הודעה לאישור התור שלך ביום חמישי. זו אותה שעה, שום דבר לא משתנה». כך, כשהגיע האישור, אף אחת לא שאלה מי כתב לה.
אל תבטלו עדיין את האפליקציה הישנה. השאירו אותה פעילה, בלי להכריז על זה, עד שיעבור התור האחרון שנקבע בה, ובשבועיים הראשונים פתחו אותה כל ערב: אם מישהי קבעה תור עם הקישור הישן, מעבירים את התור ומודיעים לה.
איפה צריך לשנות את הקישור כדי שיזמינו תור בחדש?
בכל מקום שבו חי הקישור הישן, ובאותו היום. הרגילים הם הביו באינסטגרם, הפרופיל שלכם ב-Google Maps, הפרופיל ב-WhatsApp Business ועמוד הפייסבוק שלכם.
לורדס שינתה את כל ארבעתם ביום ראשון בערב. ביום שלישי שלאחר מכן, לקוחה קבעה תור באפליקציה הישנה. הקישור הגיע מהודעת הפתיחה של ה-WhatsApp Business שלה, שהיא כתבה לפני שנתיים וכבר לא זכרה אפילו. מכיוון שבדקה את האפליקציה הישנה כל ערב, היא ראתה את זה באותו יום שלישי, העבירה את התור ותיקנה את ההודעה. בדקו גם את התגובות המהירות ואת הסטוריז המודגשים שלכם.
כמה זמן לוקח להחליף אפליקציית תורים?
משבועיים עד ארבעה שבועות מתחילה ועד הסוף, אם כי העבודה האמיתית נכנסת בסוף שבוע אחד. הרשימה מיובאת בתוך דקות, כחמישים תורים מועברים באחר צהריים אחד, והקישור משתנה בתוך שעה. מה שמאריך את המעבר הוא החפיפה: האפליקציה הישנה נשארת פתוחה עד שעובר התור האחרון שנקבע בה.
לפני שמשנים כלום, תרשמו איפה חי הקישור שלכם
היום, גם אם עדיין לא החלטתם, פתחו את האינסטגרם שלכם, את הפרופיל שלכם ב-Google, את ה-WhatsApp Business ואת הפייסבוק שלכם, ורשמו בדף כל מקום שבו מופיע הקישור של אפליקציית התורים שלכם. עם הדף הזה, ביום המעבר לא יישמט לכם אף מקום.
כשתהיו מוכנים לעשות את הצעד, תארו את הספא שלכם ב-proyecta.dev עם משהו כמו «עמוד לספא שלי לטיפולי גוף בקויואקן, עם ניקוז לימפתי, רדיופרקוונציה וטיפולי פנים, עם משך הטיפול והמחיר שלו, ותורים אונליין עם כל מטפלת». האתר שלכם יוצא עם היומן בפנים, ומ«לקוחות» מייבאים את הרשימה שלכם.