Wie du die Terminbuchungs-App wechselst, ohne deine Kundinnen zu verlieren
Beim Wechsel der Terminbuchungs-App bewegst du drei Dinge: deine Kundinnenliste, die schon vereinbarten Termine und den Link, über den man bei dir bucht. Bei Proyecta kommt die Liste auf einen Schlag rein, bis zu 2.000 Kundinnen; die künftigen Termine überträgst du selbst.
Lourdes betreibt ein Spa für Körperbehandlungen in Coyoacán: Lymphdrainage, Radiofrequenz und Gesichtsbehandlungen, mit zwei Therapeutinnen neben ihr selbst. Seit drei Jahren nutzt sie eine andere Terminbuchungs-App und will seit dem Sommer wechseln, weil ihre Webseite eine Sache ist, ihre Agenda eine andere, und der Link, über den man bei ihr bucht, den Namen der App trägt und nicht ihren eigenen. Was sie zurückhielt, war die Frage, die man sich stellt, wenn man ans Wechseln der Terminbuchungs-App denkt: Was, wenn die Kundin vom Donnerstag kommt und nirgendwo eingetragen ist?
Ohne Plan zu wechseln, kostet tatsächlich Kundinnen: die, die in der alten App gebucht hat und auf eine Agenda trifft, die sie nicht kennt; die, die weiter den Link aus deinem Instagram benutzt; die, die eine Nachricht von einer unbekannten Nummer bekommt und sie nicht öffnet. Alle drei lassen sich vermeiden, wenn du weißt, was sich bewegt und in welcher Reihenfolge.
Was musst du bewegen, wenn du die Terminbuchungs-App wechselst?
Drei Dinge, und nur eines davon auf einen Schlag. Deine Kundinnenliste (Name, Telefon, E-Mail, Geburtstag und Notizen) wird komplett importiert. Die Termine, die du schon vereinbart hast, schreibst du neu in die neue Agenda. Und den Link, über den man bei dir bucht, änderst du überall dort, wo du ihn veröffentlicht hast.
Die Reihenfolge ist wichtig: zuerst die Liste, dann die Termine, am Ende der Link. Wenn du den neuen Link veröffentlichst, bevor du die Termine übertragen hast, denkt deine neue Agenda, der Donnerstag um 11:00 Uhr sei frei, und jemand bucht genau die Zeit, die schon die Kundin hatte, die ihn eigentlich hatte.
Wie übertrage ich meine Kundinnenliste zu Proyecta?
Lade deine Liste aus der anderen App als CSV-Datei herunter und lade sie unter Agenda › Kunden › „Kunden importieren“ hoch. Wenn du nicht findest, wie man sie exportiert, frag ihren Support danach; wenn du sie in Excel oder Google Sheets hast, kannst du die Zeilen auch einfügen.
Kunden importieren bedeutet, die Liste, die du schon hast, auf einen Schlag einzuspielen, statt jede Kundin von Hand anzulegen. Proyecta errät, was in jeder Spalte steht, und du korrigierst, was nötig ist: Name, Nachname, Telefon, E-Mail, Geburtstag, Notiz oder Nicht importieren. Es liest Überschriften auf Spanisch oder Englisch (wenn deine App dir „First name“ und „Last name“ liefert, führt es beide zusammen), versteht einen Geburtstag, der als „12. März“ oder „12.03.1990“ geschrieben ist, und entfernt die 044 oder 045 vor alten Nummern. Pro Import passen bis zu 2.000 Kundinnen; hast du mehr, teilst du die Datei.
Bevor du importierst, siehst du, was mit jeder Zeile passieren wird. Die Liste von Lourdes hatte 640 Zeilen, und der Bildschirm zeigte ihr „607 Kunden werden hinzugefügt“ und „33 Zeilen werden übersprungen“, jede mit ihrem Grund: „ohne Telefon oder E-Mail“ oder „in der Liste doppelt (Zeile 214)“. Die Doppelten waren Kundinnen, die zweimal mit derselben Handynummer angelegt worden waren, einmal als „Fati“ und einmal als „Fátima Ruiz“. Die ohne Telefon oder E-Mail waren seit 2023 nicht mehr gekommen, und die ließ sie draußen.
Der Import überschreibt nicht, was du schon hast. Wenn eine Kundin schon in Kunden war, weil sie dir per WhatsApp geschrieben hatte, wird ihr Profil ergänzt. Wenn du sie schon erfasst hattest, ändert er weder ihren Namen noch ihr Telefon; er fügt nur den Geburtstag oder die Notiz hinzu, die fehlten. Und bricht der Import mittendrin ab, lädst du dieselbe Liste noch einmal hoch: Die, die schon drin sind, werden übersprungen.
Ordne die Spalte mit den Bemerkungen der Notiz zu. In der Liste von Lourdes stand dort, was eine neue Therapeutin wissen muss, zum Beispiel „redet während der Sitzung nicht gern“ oder „sanfter Druck an den Beinen“. Hat jemand noch offene Sitzungen aus einem Paket der anderen App, trägst du das in dieselbe Notiz ein und ziehst sie von Hand ab. Der Button erscheint nur in deinem Konto als Inhaberin.
Was passiert mit den Terminen, die schon vereinbart waren?
Termine werden nicht importiert: Du überträgst sie selbst, einen nach dem anderen, mit „Neuer Termin“ im Kalender. Fang mit dem nächsten an und hör mit dem am weitesten entfernten auf, den du hast.
Da deine Kundinnen schon in Kunden stehen, fragt dich die Agenda beim Eintippen des Namens „Ist das einer deiner Kunden?“, und du wählst sie aus der Liste aus, ohne eine doppelte anzulegen. Lourdes hatte 46 Termine in den folgenden drei Wochen und übertrug sie an einem Nachmittag, mit der alten App neben der neuen geöffnet.
Ist deine Seite schon veröffentlicht und hat die Kundin eine Telefonnummer, bekommt sie beim Speichern des Termins eine Bestätigung per WhatsApp und, einen Tag vorher, ihre Erinnerung, außer sie hat dir gesagt, dass sie keine Benachrichtigungen will. Diese kommen von der Benachrichtigungsleitung von Proyecta mit dem Namen deines Geschäfts, nicht von deinem Handy, also ist es für sie eine Nummer, die sie nicht kennt.
Deshalb schrieb Lourdes, bevor sie die Termine übertrug, von ihrem eigenen WhatsApp aus an alle 46: „Ich habe die Agenda gewechselt. Du bekommst gleich eine Nachricht, um deinen Termin am Donnerstag zu bestätigen. Es ist dieselbe Uhrzeit, es ändert sich nichts.“ So fragte keine, wer ihr da schrieb, als die Bestätigung ankam.
Kündige die andere App noch nicht. Lass sie weiterlaufen, ohne es anzukündigen, bis der letzte Termin vorbei ist, der dort gebucht wurde, und öffne sie in den ersten zwei Wochen jeden Abend: Hat jemand mit dem alten Link gebucht, überträgst du den Termin und sagst ihr Bescheid.
Wo muss ich den Link ändern, damit man bei dir über den neuen bucht?
Überall dort, wo der alte Link steht, und am selben Tag. Die üblichen Stellen sind die Instagram-Bio, dein Google-Maps-Profil, das WhatsApp-Business-Profil und deine Facebook-Seite.
Lourdes änderte alle vier an einem Sonntagabend. Am folgenden Dienstag buchte eine Kundin in der alten App. Der Link stammte aus der Willkommensnachricht ihres WhatsApp Business, die sie vor zwei Jahren geschrieben und längst vergessen hatte. Da sie die alte App jedes Abend prüfte, sah sie es noch am selben Dienstag, übertrug den Termin und korrigierte die Nachricht. Prüfe auch deine Schnellantworten und deine hervorgehobenen Stories.
Wie lange dauert der Wechsel der Terminbuchungs-App?
Zwei bis vier Wochen von Anfang bis Ende, obwohl die eigentliche Arbeit in ein Wochenende passt. Die Liste wird in Minuten importiert, etwa fünfzig Termine werden an einem Nachmittag übertragen, und der Link wird in einer Stunde geändert. Was den Wechsel verlängert, ist die Überlappung: Die alte App bleibt offen, bis der letzte dort vereinbarte Termin vorbei ist.
Bevor du irgendetwas änderst: Schreib auf, wo dein Link überall steht
Öffne heute, auch wenn du dich noch nicht entschieden hast, dein Instagram, dein Google-Profil, dein WhatsApp Business und dein Facebook, und schreib auf einem Blatt jede Stelle auf, an der der Link deiner Terminbuchungs-App auftaucht. Mit diesem Blatt entgeht dir am Tag des Wechsels keine.
Wenn du bereit bist, den Schritt zu machen, beschreib dein Spa auf proyecta.dev mit etwas wie „eine Seite für mein Spa für Körperbehandlungen in Coyoacán, mit Lymphdrainage, Radiofrequenz und Gesichtsbehandlungen, ihrer Dauer und ihrem Preis, und Online-Terminen bei jeder Therapeutin“. Heraus kommt deine Seite mit deiner Agenda darin, und von Kunden aus importierst du deine Liste.