अपनी ग्राहकों को खोए बिना अपॉइंटमेंट ऐप कैसे बदलें

लूर्देस का कोयोआकान में एक बॉडी ट्रीटमेंट स्पा है: लिम्फैटिक ड्रेनेज, रेडियोफ्रीक्वेंसी और फेशियल, और उनके साथ दो थेरैपिस्ट भी काम करती हैं। वे तीन साल से एक दूसरे अपॉइंटमेंट ऐप का इस्तेमाल कर रही थीं और गर्मियों से उसे छोड़ना चाहती थीं, क्योंकि उनकी वेबसाइट अलग थी, उनका कैलेंडर अलग था, और जिस लिंक से लोग बुकिंग करते थे उस पर उनके नाम से पहले ऐप का नाम आता था। जो बात उन्हें रोक रही थी वह वही सवाल है जो अपॉइंटमेंट ऐप बदलने की सोचते ही मन में आता है: अगर गुरुवार वाली महिला आ जाए और वह किसी भी जगह दर्ज ही न हो तो?

बिना योजना के ऐप बदलना सच में ग्राहक खो देने की वजह बनता है: जिसने पुराने ऐप में बुकिंग की थी और अब ऐसी अपॉइंटमेंट बुक पर पहुँचती है जहाँ उसका नाम ही नहीं है, जो अब भी आपके Instagram वाले पुराने लिंक का इस्तेमाल करती रहती है, और जिसे किसी अनजान नंबर से मैसेज आता है और वह उसे खोलती ही नहीं। ये तीनों समस्याएँ टल जाती हैं अगर आपको पता हो कि क्या ले जाना है और किस क्रम में।

अपॉइंटमेंट ऐप बदलते समय क्या-क्या ले जाना पड़ता है?

तीन चीज़ें, और इनमें से सिर्फ़ एक एक बार में हो जाती है। आपकी ग्राहक सूची (नाम, फ़ोन नंबर, ईमेल, जन्मदिन और नोट्स) पूरी तरह इम्पोर्ट हो जाती है। जो अपॉइंटमेंट पहले से बुक हैं, वे नए कैलेंडर में फिर से लिखनी पड़ती हैं। और जिस लिंक से लोग बुकिंग करते हैं, उसे हर उस जगह बदलना पड़ता है जहाँ आपने उसे पब्लिश किया था।

क्रम मायने रखता है: पहले सूची, फिर अपॉइंटमेंट, और आख़िर में लिंक। अगर आप अपॉइंटमेंट ट्रांसफर करने से पहले नया लिंक पब्लिश कर देती हैं, तो आपका नया कैलेंडर समझता है कि गुरुवार सुबह 11:00 बजे खाली है, और कोई न कोई उसी समय पर बुकिंग कर देगा — जो पहले से उस महिला का था।

अपनी ग्राहक सूची को Proyecta में कैसे लाएँ?

अपनी सूची दूसरे ऐप से CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करें और उसे कैलेंडर › ग्राहक सूची › «ग्राहक इम्पोर्ट करें» में अपलोड करें। अगर एक्सपोर्ट करने का तरीका न मिले, तो उनके सपोर्ट से माँग लें; और अगर सूची Excel या Google Sheets में है, तो आप उसकी रो भी सीधे पेस्ट कर सकती हैं।

ग्राहक इम्पोर्ट करना मतलब है कि जो सूची आपके पास पहले से है उसे एक बार में डाल देना, बजाय इसके कि हर ग्राहक को हाथ से दर्ज किया जाए। Proyecta अंदाज़ा लगाता है कि हर कॉलम में क्या है, और आप जो ज़रूरी हो उसे ठीक कर देती हैं: नाम, उपनाम, फ़ोन, ईमेल, जन्मदिन, नोट या इम्पोर्ट न करें। यह स्पैनिश या अंग्रेज़ी में लिखे टाइटल पढ़ लेता है (अगर आपके ऐप में «First name» और «Last name» अलग-अलग हैं, तो यह दोनों को जोड़ देता है), «12 de marzo» या «12/03/1990» जैसे लिखे जन्मदिन को समझ लेता है, और पुराने नंबरों से 044 या 045 हटा देता है। एक इम्पोर्ट में 2,000 ग्राहकों तक की जगह है; इससे ज़्यादा हों तो फ़ाइल को बाँट लें।

इम्पोर्ट करने से पहले आप देख सकती हैं कि हर रो के साथ क्या होगा। लूर्देस की सूची में 640 रो थीं, और स्क्रीन पर लिखा आया «607 ग्राहक जोड़े जाएँगे» और «33 रो छोड़ी जाएँगी», हर एक की वजह के साथ: «न फ़ोन, न ईमेल» या «सूची में दोहराई गई (रो 214)»। दोहराई गई एंट्रीज़ वे ग्राहक थीं जो एक ही मोबाइल नंबर के साथ दो बार दर्ज हो गई थीं, एक बार «Fati» के नाम से और दूसरी बार «Fátima Ruiz» के नाम से। जिनके पास न फ़ोन था न ईमेल, वे 2023 से नहीं आई थीं, तो उन्होंने उन्हें बाहर छोड़ दिया।

यह इम्पोर्ट उस डेटा को नहीं मिटाता जो आपके पास पहले से है। अगर कोई ग्राहक, WhatsApp पर मैसेज करने की वजह से, पहले से ही ग्राहक सूची में थी, तो उसकी प्रोफ़ाइल पूरी हो जाती है। अगर वह पहले से दर्ज थी, तो यह उसका नाम या फ़ोन नंबर नहीं बदलता; सिर्फ़ उसका जन्मदिन या जो नोट छूट गया था, वह जोड़ देता है। और अगर बीच में प्रक्रिया रुक जाए, तो वही सूची फिर से अपलोड कर दें: जो एंट्रीज़ पहले से आ गई हैं, वे फिर से नहीं जोड़ी जाएँगी।

«टिप्पणी» कॉलम को नोट के रूप में मैप करें। लूर्देस की सूची में उस कॉलम में वह जानकारी थी जो किसी नई थेरैपिस्ट को जानना ज़रूरी है, जैसे «सेशन के दौरान बात करना पसंद नहीं» या «पैरों पर हल्का दबाव»। अगर किसी ग्राहक के पास पुराने ऐप के किसी पैकेज के बचे हुए सेशन हैं, तो उसे उसी नोट में लिख दें और उन्हें हाथ से घटाएँ। यह बटन सिर्फ़ मालकिन के खाते में दिखता है।

जो अपॉइंटमेंट पहले से बुक थीं, उनका क्या होता है?

अपॉइंटमेंट इम्पोर्ट नहीं होतीं: उन्हें आप खुद, एक-एक करके, कैलेंडर में «नई अपॉइंटमेंट» के ज़रिए ट्रांसफर करती हैं। सबसे नज़दीकी वाली से शुरू करें और सबसे दूर वाली पर ख़त्म करें।

क्योंकि आपकी ग्राहक पहले से ग्राहक सूची में दर्ज हैं, नाम लिखते ही कैलेंडर पूछता है «क्या यह आपकी किसी ग्राहक का नाम है?» और आप लिस्ट से उसे चुन लेती हैं, बिना दोबारा वही एंट्री बनाए। लूर्देस की अगले तीन हफ़्तों में 46 अपॉइंटमेंट थीं, और उन्होंने पुराने ऐप को नए के साथ खोलकर एक ही दोपहर में सबको ट्रांसफर कर दिया।

अगर आपकी वेबसाइट पहले से पब्लिश है और ग्राहक का फ़ोन नंबर दर्ज है, तो अपॉइंटमेंट सेव करते ही उसे WhatsApp पर कन्फ़र्मेशन मिलता है, और एक दिन पहले रिमाइंडर भी — जब तक उसने आपसे न कहा हो कि उसे नोटिफ़िकेशन नहीं चाहिए। यह मैसेज Proyecta की नोटिफ़िकेशन लाइन से, आपके बिज़नेस के नाम से आता है, आपके मोबाइल नंबर से नहीं, तो ग्राहक के लिए यह एक अनजान नंबर होता है।

इसीलिए, अपॉइंटमेंट ट्रांसफर करने से पहले, लूर्देस ने अपने ही WhatsApp से सभी 46 लोगों को लिखा: «मैंने अपॉइंटमेंट सिस्टम बदल लिया है। तुम्हें गुरुवार की अपॉइंटमेंट कन्फ़र्म करने के लिए एक मैसेज आएगा। समय वही है, कुछ नहीं बदला।» इस तरह, जब कन्फ़र्मेशन आया, तो किसी ने यह नहीं पूछा कि यह किसका मैसेज है।

दूसरे ऐप को अभी रद्द न करें। उसे बिना किसी घोषणा के चालू रहने दें, जब तक वहाँ बुक हुई आख़िरी अपॉइंटमेंट न निकल जाए, और पहले दो हफ़्तों तक उसे हर रात खोलकर देखें: अगर किसी ने पुराने लिंक से बुकिंग की है, तो वह अपॉइंटमेंट ट्रांसफर करें और उसे बता दें।

नए सिस्टम में बुकिंग के लिए लिंक कहाँ-कहाँ बदलना है?

हर उस जगह जहाँ पुराना लिंक मौजूद है, और एक ही दिन में। हमेशा की जगहें हैं: Instagram की बायो, Google Maps की प्रोफ़ाइल, WhatsApp Business की प्रोफ़ाइल, और आपका Facebook पेज।

लूर्देस ने एक रविवार की रात को चारों जगहें बदल दीं। अगले मंगलवार, एक ग्राहक ने पुराने ऐप में बुकिंग कर दी। वह लिंक उनके WhatsApp Business के वेलकम मैसेज से आया था, जो उन्होंने दो साल पहले लिखा था और उन्हें याद भी नहीं रहा। क्योंकि वे हर रात पुराना ऐप चेक करती थीं, उन्हें वह उसी मंगलवार दिख गया, तो उन्होंने वह अपॉइंटमेंट ट्रांसफर कर दी और मैसेज ठीक कर लिया। अपने क्विक रिप्लाइज़ और हाइलाइट स्टोरीज़ भी ज़रूर देख लें।

अपॉइंटमेंट ऐप बदलने में कितना समय लगता है?

शुरू से आख़िर तक दो से चार हफ़्ते, हालाँकि असली काम एक वीकेंड में हो जाता है। सूची मिनटों में इम्पोर्ट हो जाती है, लगभग पचास अपॉइंटमेंट एक दोपहर में ट्रांसफर हो जाती हैं, और लिंक एक घंटे में बदल जाता है। जो चीज़ इस बदलाव को लंबा करती है वह है ओवरलैप: पुराना ऐप तब तक चालू रहता है जब तक उसमें बुक हुई आख़िरी अपॉइंटमेंट न निकल जाए।

कुछ भी बदलने से पहले, लिख लें कि आपका लिंक कहाँ-कहाँ है

आज ही, चाहे आपने अभी फ़ैसला न किया हो, अपना Instagram, Google प्रोफ़ाइल, WhatsApp Business और Facebook खोलें, और एक काग़ज़ पर हर उस जगह को लिख लें जहाँ आपके अपॉइंटमेंट ऐप का लिंक दिखता है। उस लिस्ट के साथ, बदलाव वाले दिन एक भी जगह आपसे छूटेगी नहीं।

जब आप यह क़दम उठाने के लिए तैयार हो जाएँ, तो proyecta.dev पर अपने स्पा के बारे में कुछ ऐसा लिखें: «कोयोआकान में मेरे बॉडी ट्रीटमेंट स्पा के लिए एक पेज, जिसमें लिम्फैटिक ड्रेनेज, रेडियोफ्रीक्वेंसी और फेशियल हों, उनकी अवधि और कीमत हो, और हर थेरैपिस्ट के साथ ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुक हो सकें।» इससे आपका पेज, उसके अंदर कैलेंडर के साथ, तैयार हो जाता है, और फिर ग्राहक सूची से आप अपनी लिस्ट इम्पोर्ट कर सकती हैं।