Cách đổi app đặt lịch mà không mất khách
Khi đổi app đặt lịch, bạn chuyển ba thứ: danh sách khách hàng, các lịch hẹn đã đặt và đường link nơi họ đặt hẹn với bạn. Trong Proyecta, danh sách được nhập vào cùng một lúc, tối đa 2.000 khách hàng; các lịch hẹn sắp tới thì bạn tự chuyển.
Lourdes có một spa chăm sóc cơ thể ở Coyoacán: dẫn lưu bạch huyết, sóng cao tần và chăm sóc da mặt, cùng hai chuyên viên trị liệu bên cạnh bản thân cô. Cô đã dùng một app đặt lịch khác được ba năm, và từ mùa hè này cô muốn chuyển đi, vì trang web của cô là một chuyện, lịch hẹn của cô là chuyện khác, còn đường link nơi khách đặt hẹn lại mang tên app đó chứ không phải tên cô. Điều khiến cô chần chừ là câu hỏi mà ai cũng tự đặt ra khi nghĩ đến việc đổi app đặt lịch: nếu bà khách thứ Năm đến mà không có tên trong bất cứ đâu thì sao?
Đổi app mà không có kế hoạch thật sự khiến bạn mất khách: người đã đặt hẹn trên app cũ đến nơi mà lịch mới không hề ghi nhận, người vẫn dùng đường link trên Instagram của bạn, người nhận được tin nhắn từ một số lạ và không mở ra xem. Cả ba trường hợp đều tránh được nếu bạn biết thứ gì cần chuyển và theo thứ tự nào.
Khi đổi app đặt lịch, bạn cần chuyển những gì?
Ba thứ, và chỉ một trong số đó được làm một lần cho xong. Danh sách khách hàng của bạn (tên, số điện thoại, email, ngày sinh và ghi chú) được nhập vào toàn bộ. Các lịch hẹn đã đặt trước đó thì phải được ghi lại trong lịch mới. Và đường link nơi khách đặt hẹn phải được thay ở mọi nơi bạn đã đăng nó.
Thứ tự rất quan trọng: đầu tiên là danh sách, rồi đến các lịch hẹn, cuối cùng mới là đường link. Nếu bạn đăng link mới trước khi chuyển các lịch hẹn, lịch mới sẽ nghĩ là thứ Năm 11:00 còn trống, và sẽ có người đặt chồng lên giờ của bà khách đã có hẹn từ trước.
Làm sao để chuyển danh sách khách hàng sang Proyecta?
Tải danh sách khách hàng từ app cũ xuống dưới dạng file CSV và tải lên ở Agenda (Lịch hẹn) › Clientes (Khách hàng) › «Importar clientes» (Nhập khách hàng). Nếu không tìm thấy cách xuất file, hãy hỏi bộ phận hỗ trợ của app đó; nếu bạn có sẵn danh sách trong Excel hoặc Google Sheets, bạn cũng có thể dán trực tiếp các dòng vào.
Nhập khách hàng là đưa toàn bộ danh sách bạn đã có vào cùng một lúc, thay vì phải thêm từng khách một bằng tay. Proyecta sẽ tự đoán nội dung của từng cột, và bạn chỉnh lại những gì cần: Tên, Họ, Số điện thoại, Email, Ngày sinh, Ghi chú hoặc Không nhập. Hệ thống hiểu được tiêu đề cột bằng tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Anh (nếu app cũ cho bạn hai cột «First name» và «Last name», nó sẽ gộp lại làm một), hiểu ngày sinh viết theo kiểu «12 de marzo» hay «12/03/1990», và tự bỏ số 044 hoặc 045 ở đầu các số điện thoại cũ. Mỗi lần nhập được tối đa 2.000 khách hàng; nếu bạn có nhiều hơn, hãy chia file ra làm nhiều phần.
Trước khi nhập, bạn sẽ thấy trước những gì sẽ xảy ra với từng dòng. Danh sách của Lourdes có 640 dòng, và màn hình báo «Sẽ thêm 607 khách hàng» và «Sẽ bỏ qua 33 dòng», mỗi dòng kèm lý do cụ thể: «không có số điện thoại hay email» hoặc «lặp lại trong danh sách (dòng 214)». Những dòng lặp lại là khách hàng được thêm hai lần với cùng một số điện thoại, một lần ghi là «Fati» và lần khác là «Fátima Ruiz». Những dòng không có số điện thoại hay email là khách hàng cũ từ năm 2023, và cô đã để chúng ngoài danh sách.
Việc nhập khách hàng không ghi đè lên những gì bạn đã có. Nếu một khách hàng đã có trong mục Clientes vì từng viết tin nhắn cho bạn qua WhatsApp, hồ sơ của họ sẽ chỉ được bổ sung thêm thông tin. Nếu khách hàng đó đã có sẵn trong hệ thống, tên và số điện thoại sẽ không bị thay đổi; hệ thống chỉ thêm vào ngày sinh hoặc ghi chú còn thiếu. Và nếu việc nhập bị gián đoạn giữa chừng, bạn chỉ cần tải lại đúng danh sách đó: những khách hàng đã được thêm rồi sẽ tự động bị bỏ qua.
Hãy gán cột ghi chú thành Ghi chú (Nota). Trong danh sách của Lourdes, cột đó chứa những điều một chuyên viên trị liệu mới cần biết, như «không thích nói chuyện trong lúc trị liệu» hay «áp lực nhẹ ở chân». Nếu có khách hàng còn lượt trị liệu chưa dùng từ một gói mua trên app cũ, hãy ghi lại ngay trong ghi chú đó và tự trừ lượt bằng tay. Nút này chỉ xuất hiện trong tài khoản của chủ spa.
Còn các lịch hẹn đã đặt từ trước thì sao?
Các lịch hẹn không được nhập tự động: bạn phải tự chuyển từng cái một, bằng nút «Nueva cita» (Hẹn mới) trong phần Calendario (Lịch). Hãy bắt đầu từ lịch hẹn gần nhất và kết thúc ở lịch hẹn xa nhất mà bạn có.
Vì khách hàng của bạn đã có sẵn trong mục Clientes, khi gõ tên, lịch sẽ hỏi «Đây có phải là một trong các khách hàng của bạn không?» và bạn chỉ cần chọn từ danh sách, không tạo ra một hồ sơ trùng lặp. Lourdes có 46 lịch hẹn trong ba tuần tới và đã chuyển hết chỉ trong một buổi chiều, với app cũ mở song song bên cạnh app mới.
Nếu trang của bạn đã được xuất bản và khách hàng có số điện thoại, khi lưu lịch hẹn, họ sẽ nhận được xác nhận qua WhatsApp, và một ngày trước đó là tin nhắn nhắc hẹn, trừ khi họ đã nói là không muốn nhận thông báo. Tin nhắn đến từ số thông báo của Proyecta mang tên doanh nghiệp của bạn, không phải số điện thoại cá nhân của bạn, nên với khách hàng đó là một số họ không quen.
Vì vậy, trước khi chuyển các lịch hẹn, Lourdes đã tự tay viết tin nhắn WhatsApp của mình gửi cho cả 46 khách hàng: «Chị đã đổi sang hệ thống đặt lịch mới. Em sẽ nhận được một tin nhắn để xác nhận lịch hẹn thứ Năm. Vẫn đúng giờ cũ, không có gì thay đổi». Nhờ vậy, khi tin xác nhận đến, không ai thắc mắc đó là ai gửi.
Đừng hủy app cũ ngay. Hãy giữ nó hoạt động, không công bố gì thêm, cho đến khi qua lịch hẹn cuối cùng được đặt trên đó, và trong hai tuần đầu, hãy mở nó lên kiểm tra mỗi tối: nếu có ai đặt hẹn qua đường link cũ, bạn chuyển lịch hẹn đó sang và báo cho họ biết.
Phải đổi đường link ở đâu để khách đặt hẹn trên app mới?
Ở mọi nơi mà đường link cũ đang tồn tại, và đổi trong cùng một ngày. Những nơi quen thuộc nhất là phần giới thiệu (bio) trên Instagram, hồ sơ Google Maps, hồ sơ WhatsApp Business và trang Facebook của bạn.
Lourdes đã đổi cả bốn nơi vào một tối Chủ nhật. Thứ Ba tuần sau, một khách hàng đặt hẹn trên app cũ. Đường link đó nằm trong tin nhắn chào mừng của WhatsApp Business, được cô viết từ hai năm trước và gần như đã quên mất. Vì cô vẫn kiểm tra app cũ mỗi tối, cô phát hiện ra ngay hôm thứ Ba đó, chuyển lịch hẹn sang và sửa lại tin nhắn. Hãy kiểm tra thêm cả các câu trả lời nhanh và các story được ghim nổi bật.
Đổi app đặt lịch mất bao lâu?
Từ hai đến bốn tuần từ đầu đến cuối, dù phần việc thực sự chỉ cần một cuối tuần. Danh sách khách hàng được nhập trong vài phút, khoảng năm mươi lịch hẹn được chuyển trong một buổi chiều, và đường link được đổi trong vòng một giờ. Thứ kéo dài thời gian là giai đoạn chuyển tiếp: app cũ vẫn phải mở cho đến khi qua lịch hẹn cuối cùng đã đặt trên đó.
Trước khi đổi bất cứ thứ gì, hãy ghi lại đường link của bạn đang ở đâu
Ngay hôm nay, dù bạn chưa quyết định hẳn, hãy mở Instagram, hồ sơ Google, WhatsApp Business và Facebook của bạn, và ghi lại trên một tờ giấy mọi nơi xuất hiện đường link app đặt lịch của bạn. Có tờ giấy đó rồi, đến ngày đổi thật sự sẽ không bỏ sót chỗ nào.
Khi bạn sẵn sàng thực hiện bước này, hãy mô tả spa của bạn tại proyecta.dev với nội dung như «một trang web cho spa chăm sóc cơ thể của tôi ở Coyoacán, có dẫn lưu bạch huyết, sóng cao tần và chăm sóc da mặt, kèm thời gian và giá của mỗi dịch vụ, và đặt lịch trực tuyến với từng chuyên viên trị liệu». Trang web sẽ hiện ra với lịch hẹn tích hợp bên trong, và từ mục Clientes bạn có thể nhập danh sách khách hàng của mình.