お客様を失わずに予約アプリを乗り換える方法
予約アプリを乗り換えるとき、動かすものは3つあります。お客様リスト、すでに入っている予約、そして予約を受け付けているリンクです。Proyectaではリストを一度に、最大2,000人分まで取り込めます。これから先の予約はあなた自身で移していきます。
ルルデスはコヨアカンでボディトリートメントのスパを営んでいる。リンパドレナージュ、ラジオ波、フェイシャルを扱い、彼女のほかにセラピスト2人がいる。別の予約アプリを3年使ってきたが、夏から乗り換えたいと思っていた。ウェブサイトはひとつ、カレンダーはまたひとつ、予約を受け付けるリンクには自分の名前より先にアプリの名前が入っている、という状態だったからだ。彼女を踏みとどまらせていたのは、予約アプリを乗り換えようと考えたときに誰もが抱く疑問だった。木曜日の予約の方が来たとき、どこにも記録がなかったらどうしよう、と。
計画なしに乗り換えると、実際にお客様を失う。古いアプリで予約した人が来ても新しいカレンダーに記録がない、Instagramのリンクが古いままで使われ続ける、知らない番号からのメッセージだからと開かれない。この3つは、何をどの順番で動かせばいいか分かっていれば避けられる。
予約アプリを乗り換えるとき、何を動かす必要があるのか?
3つあり、そのうち一度で済むのは1つだけだ。お客様リスト（名前、電話番号、メール、誕生日、メモ）はまるごとインポートできる。すでに入っている予約は、新しいカレンダーに一件ずつ書き直す。そして予約を受け付けるリンクは、公開しているすべての場所で変更する。
順番が重要だ。まずリスト、次に予約、最後にリンク。予約を移す前に新しいリンクを公開してしまうと、新しいカレンダーは木曜日11時が空いていると判断してしまい、すでにその時間を持っていたお客様の上に、別の誰かが予約を入れてしまう。
お客様リストをProyectaに移すにはどうすればいい?
他のアプリからリストをCSVファイルとしてダウンロードし、「Agenda（アジェンダ）」›「Clientes（お客様）」›「お客様をインポート」からアップロードする。エクスポート方法が分からない場合は、そのアプリのサポートに聞けばいい。ExcelやGoogleスプレッドシートで持っている場合は、行をそのまま貼り付けることもできる。
お客様インポートとは、すでに持っているリストを一度に取り込むことで、一人ひとり手作業で登録する必要がなくなる機能だ。Proyectaが各列の内容を推測し、必要な部分だけ自分で直す。名前、姓、電話番号、メール、誕生日、メモ、または「インポートしない」から選べる。見出しはスペイン語でも英語でも読み取れる（「First name」と「Last name」に分かれていれば自動でひとつにまとめる)、誕生日が「3月12日」や「12/03/1990」のように書かれていても理解する、古い番号に付いた044や045も取り除いてくれる。一度のインポートで最大2,000人まで取り込める。それ以上ある場合は、ファイルを分けて読み込む。
インポートする前に、各行がどう処理されるかを確認できる。ルルデスのリストには640行あり、画面には「607件のお客様を追加します」「33行はスキップします」と表示され、それぞれに理由がついていた。「電話番号もメールもなし」、あるいは「リスト内で重複（214行目）」といった具合だ。重複していたのは、同じ携帯番号で二重に登録されていたお客様で、一方は「Fati」、もう一方は「Fátima Ruiz」として入っていた。電話番号もメールもなかった人たちは2023年以降来店がなく、ルルデスはそのまま外した。
インポートは、すでにある情報を上書きしない。WhatsAppで連絡してきたことがあり、すでに「お客様」に登録されている人なら、その情報が補完されるだけだ。すでに登録済みの人の名前や電話番号は変更されず、足りなかった誕生日やメモだけが追加される。途中で処理が止まってしまった場合は、同じリストをもう一度アップロードすればいい。すでに取り込まれた分はスキップされる。
備考欄の列は「メモ」に割り当てる。ルルデスのリストには、新しいセラピストが知っておくべきこと、「施術中はあまり話しかけない」「脚は弱めの圧で」といった情報がそこに入っていた。他のアプリのパッケージでまだ残っているセッション数がある場合は、そのメモに書いておき、消化分は手動で差し引く。このボタンは、オーナーのアカウントにしか表示されない。
すでに入っていた予約はどうなるのか?
予約はインポートできない。カレンダーの「新しい予約」で、一件ずつ自分で移していく。直近の予約から始めて、いちばん先の予約まで進めよう。
お客様はすでに「お客様」に登録されているので、名前を入力すると「このお客様ですか?」と聞かれ、リストから選べば同じ人をもう一人作ってしまうことはない。ルルデスは今後3週間分で46件の予約があり、古いアプリと新しいアプリを並べて開きながら、一つの午後でそれを移し終えた。
すでにページを公開していて、お客様の電話番号が分かっていれば、予約を保存するとWhatsAppで確認メッセージが届き、前日にはリマインダーも届く（本人が通知を望んでいないと伝えている場合を除く)。これはProyectaの通知用の番号から、あなたの自分の携帯ではなくビジネス名で送られるので、お客様にとっては見覚えのない番号ということになる。
だからこそルルデスは、予約を移す前に自分のWhatsAppから46人全員にこう送った。「カレンダーを変更しました。木曜日のご予約を確認するメッセージが届きます。時間は同じで、何も変わりません」。そうしておいたので、確認メッセージが届いたとき、誰からも「これは誰?」と聞かれることはなかった。
他のアプリはまだ解約しないこと。公表はせずそのまま残しておき、そこで入った最後の予約の日が過ぎるまで待とう。最初の2週間は毎晩開いて確認し、古いリンクから誰か予約していたら、その予約を新しいカレンダーに移して本人に伝える。
新しいリンクで予約してもらうには、どこを変更すればいい?
古いリンクが貼られているすべての場所で、同じ日に変更する。だいたいいつも同じ場所、Instagramのプロフィール、Googleマップのプロフィール、WhatsApp Businessのプロフィール、Facebookページだ。
ルルデスは日曜の夜に4箇所すべてを変更した。ところが翌火曜日、あるお客様が古いアプリで予約をしてしまった。そのリンクは、2年前に書いてもう覚えていなかったWhatsApp Businessのウェルカムメッセージに入っていたものだった。毎晩古いアプリを確認していたので、その火曜日のうちに気づき、予約を移してメッセージも直した。クイック返信やハイライトストーリーも忘れずに確認しよう。
予約アプリを乗り換えるのにどれくらい時間がかかる?
最初から最後まで2〜4週間かかるが、実際の作業量は週末1回分で収まる。リストのインポートは数分、50件ほどの予約の移行は半日、リンクの変更は1時間だ。乗り換え全体が長くなるのは重複期間のせいで、古いアプリに入っている最後の予約が終わるまでは、そのアプリを開いたままにしておく必要があるからだ。
何も変える前に、リンクがどこにあるか書き出しておこう
まだ決心がついていなくても、今日のうちにInstagram、Googleプロフィール、WhatsApp Business、Facebookを開いて、予約アプリのリンクが出てくる場所を一枚の紙にすべて書き出しておこう。そのメモがあれば、乗り換えの日にひとつも見落とさずに済む。
いざ一歩を踏み出すときは、proyecta.devであなたのスパを説明してみよう。たとえば「コヨアカンにあるボディトリートメントのスパのページを作りたい。リンパドレナージュ、ラジオ波、フェイシャルがあり、それぞれの所要時間と料金、各セラピストごとのオンライン予約も載せたい」というように。カレンダー機能を内蔵したページができあがり、そこから「お客様」でリストをインポートすればいい。