Cómo cambiar de app de citas sin perder a tus clientas

Lourdes tiene un spa de tratamientos corporales en Coyoacán: drenaje linfático, radiofrecuencia y faciales, con dos terapeutas además de ella. Lleva tres años con otra app de citas y desde el verano quiere irse, porque su página web es una cosa, su agenda es otra y el link donde le reservan lleva el nombre de la app antes que el suyo. Lo que la frenaba era la pregunta que te haces cuando piensas en cambiar de app de citas: ¿y si la señora del jueves llega y no está anotada en ningún lado?

Cambiarte sin plan sí cuesta clientas: la que reservó en la app vieja y llega a una agenda que no la tiene, la que sigue usando el link de tu Instagram, la que recibe un mensaje de un número desconocido y no lo abre. Las tres se evitan si sabes qué se mueve y en qué orden.

¿Qué tienes que mover cuando cambias de app de citas?

Tres cosas, y sólo una se hace de un jalón. Tu lista de clientas (nombre, teléfono, correo, cumpleaños y notas) se importa completa. Las citas que ya tienes agendadas se vuelven a escribir en la agenda nueva. Y el link donde te reservan se cambia en cada lugar donde lo publicaste.

El orden importa: primero la lista, luego las citas, al final el link. Si publicas el link nuevo antes de pasar las citas, tu agenda nueva cree que el jueves a las 11:00 está libre, y alguien lo va a reservar encima de la señora que ya lo tenía.

¿Cómo paso mi lista de clientas a Proyecta?

Descarga tu lista de la otra app como archivo CSV y súbela en Agenda › Clientes › «Importar clientes». Si no encuentras cómo exportarla, pídesela a su soporte; si la tienes en Excel o Google Sheets, también puedes pegar las filas.

Importar clientes es meter de una vez la lista que ya tienes, en lugar de dar de alta a cada clienta a mano. Proyecta adivina qué hay en cada columna y tú corriges lo que haga falta: Nombre, Apellido, Teléfono, Correo, Cumpleaños, Nota o No importar. Lee títulos en español o en inglés (si tu app te da «First name» y «Last name», junta los dos), entiende un cumpleaños escrito como «12 de marzo» o «12/03/1990» y le quita el 044 o el 045 a los números viejos. Caben hasta 2,000 clientas por importación; si tienes más, divides el archivo.

Antes de importar ves qué va a pasar con cada fila. La lista de Lourdes traía 640 renglones y la pantalla le dijo «Se agregarán 607 clientes» y «Se omitirán 33 filas», cada una con su razón: «sin teléfono ni correo» o «repetida en la lista (fila 214)». Las repetidas eran clientas dadas de alta dos veces con el mismo celular, una vez como «Fati» y otra como «Fátima Ruiz». Las que no tenían teléfono ni correo no venían desde 2023, y las dejó fuera.

La importación no pisa lo que ya tienes. Si una clienta ya estaba en Clientes porque te escribió por WhatsApp, se completa su ficha. Si ya la tenías registrada, no le cambia el nombre ni el teléfono; sólo le agrega el cumpleaños o la nota que le faltaba. Y si se corta a medias, subes la misma lista otra vez: las que ya entraron se omiten.

Mapea la columna de observaciones como Nota. En la lista de Lourdes ahí venía lo que una terapeuta nueva necesita saber, como «no le gusta platicar durante la sesión» o «presión suave en piernas». Si alguna trae sesiones pendientes de un paquete de la otra app, apúntalo en esa misma nota y descuéntalas a mano. El botón sólo aparece en tu cuenta de dueña.

¿Qué pasa con las citas que ya tenía agendadas?

Las citas no se importan: las pasas tú, una por una, con «Nueva cita» en el Calendario. Empieza por la más próxima y termina con la más lejana que tengas.

Como tus clientas ya están en Clientes, al escribir el nombre la agenda te pregunta «¿Es alguno de tus clientes?» y la escoges de la lista, sin crear otra igual. Lourdes tenía 46 citas en las siguientes tres semanas y las pasó en una tarde, con la app vieja abierta junto a la nueva.

Si tu página ya está publicada y la clienta tiene teléfono, al guardar la cita le llega una confirmación por WhatsApp y, un día antes, su recordatorio, salvo que te haya dicho que no quiere avisos. Sale de la línea de avisos de Proyecta con el nombre de tu negocio, no de tu celular, así que para ella es un número que no conoce.

Por eso, antes de pasar las citas, Lourdes les escribió desde su propio WhatsApp a las 46: «Cambié de agenda. Te va a llegar un mensaje para confirmar tu cita del jueves. Es la misma hora, no cambia nada». Así, cuando llegó la confirmación, ninguna preguntó quién le escribía.

No canceles la otra app todavía. Déjala viva, sin anunciarla, hasta que pase la última cita que te hicieron ahí, y las primeras dos semanas ábrela cada noche: si alguien reservó con el link viejo, pasas la cita y le avisas.

¿Dónde tengo que cambiar el link para que me reserven en el nuevo?

En todos los lugares donde vive el link viejo, y el mismo día. Los de siempre son la bio de Instagram, tu perfil de Google Maps, el perfil de WhatsApp Business y tu página de Facebook.

Lourdes cambió los cuatro un domingo en la noche. El martes siguiente, una clienta reservó en la app vieja. El link venía del mensaje de bienvenida de su WhatsApp Business, que escribió hace dos años y ya ni recordaba. Como revisaba la app vieja cada noche, lo vio ese mismo martes, pasó la cita y corrigió el mensaje. Revisa también tus respuestas rápidas y tus historias destacadas.

¿Cuánto tarda cambiar de app de citas?

De dos a cuatro semanas de principio a fin, aunque el trabajo real cabe en un fin de semana. La lista se importa en minutos, unas cincuenta citas se pasan en una tarde y el link se cambia en una hora. Lo que alarga el cambio es el traslape: la app vieja sigue abierta hasta que pase la última cita agendada en ella.

Antes de cambiar nada, apunta dónde vive tu link

Hoy, aunque todavía no te decidas, abre tu Instagram, tu perfil de Google, tu WhatsApp Business y tu Facebook, y apunta en una hoja cada lugar donde aparece el link de tu app de citas. Con esa hoja, el día del cambio no se te escapa ninguno.

Cuando quieras dar el paso, describe tu spa en proyecta.dev con algo como «una página para mi spa de tratamientos corporales en Coyoacán, con drenaje linfático, radiofrecuencia y faciales, su duración y su precio, y citas en línea con cada terapeuta». Sale tu página con tu agenda adentro, y desde Clientes importas tu lista.