Como mudar de app de agendamentos sem perder suas clientes
Para mudar de app de agendamentos você move três coisas, sua lista de clientes, os agendamentos já marcados e o link onde reservam com você. No Proyecta a lista entra de uma vez, até 2.000 clientes; os agendamentos futuros você mesma transfere.
Lourdes tem um spa de tratamentos corporais em Coyoacán: drenagem linfática, radiofrequência e tratamentos faciais, com duas terapeutas além dela. Já faz três anos que usa outro app de agendamentos e desde o verão quer trocar, porque seu site é uma coisa, sua agenda é outra, e o link onde marcam horário com ela leva o nome do app antes do dela. O que a travava era a pergunta que você se faz quando pensa em mudar de app de agendamentos: e se a senhora de quinta-feira chegar e não estiver anotada em lugar nenhum?
Trocar sem plano custa clientes, sim: a que reservou no app antigo e chega numa agenda que não tem o nome dela, a que continua usando o link do seu Instagram, a que recebe uma mensagem de um número desconhecido e não abre. As três dá para evitar se você sabe o que move e em que ordem.
O que você precisa mover quando muda de app de agendamentos?
Três coisas, e só uma se faz de uma vez. Sua lista de clientes (nome, telefone, e-mail, aniversário e observações) é importada completa. Os agendamentos que você já tem marcados são reescritos na agenda nova. E o link onde reservam com você é trocado em cada lugar onde você publicou.
A ordem importa: primeiro a lista, depois os agendamentos, por último o link. Se você publicar o link novo antes de transferir os agendamentos, sua agenda nova vai achar que quinta-feira às 11h está livre, e alguém vai reservar esse horário por cima da senhora que já tinha marcado.
Como eu transfiro minha lista de clientes para o Proyecta?
Baixe sua lista do outro app como arquivo CSV e suba em Agenda › Clientes › «Importar clientes». Se não encontrar como exportá-la, peça ao suporte deles; se você já tem em Excel ou Google Sheets, também pode colar as linhas.
Importar clientes é colocar de uma vez a lista que você já tem, em vez de cadastrar cada cliente na mão. O Proyecta adivinha o que tem em cada coluna e você corrige o que for preciso: Nome, Sobrenome, Telefone, E-mail, Aniversário, Observação ou Não importar. Ele lê títulos em espanhol ou em inglês (se o seu app te dá «First name» e «Last name», junta os dois), entende um aniversário escrito como «12 de março» ou «12/03/1990» e tira o 044 ou o 045 de números antigos. Cabem até 2.000 clientes por importação; se você tem mais, divide o arquivo.
Antes de importar, você vê o que vai acontecer com cada linha. A lista de Lourdes tinha 640 linhas e a tela disse «607 clientes serão adicionados» e «33 linhas serão ignoradas», cada uma com seu motivo: «sem telefone nem e-mail» ou «repetida na lista (linha 214)». As repetidas eram clientes cadastradas duas vezes com o mesmo celular, uma vez como «Fati» e outra como «Fátima Ruiz». As que não tinham telefone nem e-mail não vinham desde 2023, e ela as deixou de fora.
A importação não sobrescreve o que você já tem. Se uma cliente já estava em Clientes porque escreveu para você pelo WhatsApp, a ficha dela é completada. Se você já a tinha cadastrada, o nome e o telefone não mudam; só é adicionado o aniversário ou a observação que faltava. E se parar na metade, você sobe a mesma lista de novo: as que já entraram são ignoradas.
Mapeie a coluna de observações como Observação. Na lista de Lourdes vinha ali o que uma terapeuta nova precisa saber, como «não gosta de conversar durante a sessão» ou «pressão leve nas pernas». Se alguma cliente tiver sessões pendentes de um pacote do outro app, anote isso na mesma observação e vá descontando na mão. O botão só aparece na sua conta de proprietária.
O que acontece com os agendamentos que ela já tinha marcados?
Os agendamentos não são importados: você transfere um por um, com «Novo agendamento» no Calendário. Comece pelo mais próximo e termine pelo mais distante que você tiver.
Como suas clientes já estão em Clientes, ao digitar o nome a agenda pergunta «É alguma das suas clientes?» e você escolhe na lista, sem criar outra igual. Lourdes tinha 46 agendamentos nas três semanas seguintes e transferiu todos numa tarde, com o app antigo aberto ao lado do novo.
Se sua página já está publicada e a cliente tem telefone, ao salvar o agendamento chega uma confirmação por WhatsApp para ela e, um dia antes, o lembrete, a menos que ela tenha dito que não quer avisos. Isso sai da linha de avisos do Proyecta com o nome do seu negócio, não do seu celular, então para ela é um número que ela não conhece.
Por isso, antes de transferir os agendamentos, Lourdes escreveu do próprio WhatsApp para as 46: «Troquei de agenda. Vai chegar uma mensagem para confirmar seu horário de quinta. É a mesma hora, não muda nada». Assim, quando chegou a confirmação, nenhuma perguntou quem estava escrevendo.
Não cancele o outro app ainda. Deixe ele ativo, sem anunciar, até passar o último agendamento que marcaram ali, e nas primeiras duas semanas abra ele toda noite: se alguém reservou pelo link antigo, você transfere o agendamento e avisa.
Onde preciso trocar o link para que marquem comigo no novo?
Em todos os lugares onde o link antigo está, e no mesmo dia. Os de sempre são a bio do Instagram, seu perfil do Google Maps, o perfil do WhatsApp Business e sua página do Facebook.
Lourdes trocou os quatro num domingo à noite. Na terça-feira seguinte, uma cliente reservou no app antigo. O link vinha da mensagem de boas-vindas do WhatsApp Business dela, que ela tinha escrito há dois anos e nem lembrava mais. Como estava checando o app antigo toda noite, viu isso na mesma terça, transferiu o agendamento e corrigiu a mensagem. Revise também suas respostas rápidas e seus destaques do Instagram.
Quanto tempo leva para mudar de app de agendamentos?
De duas a quatro semanas do início ao fim, embora o trabalho real caiba num fim de semana. A lista é importada em minutos, uns cinquenta agendamentos são transferidos numa tarde e o link é trocado em uma hora. O que alonga a mudança é a sobreposição: o app antigo continua aberto até passar o último agendamento marcado nele.
Antes de trocar qualquer coisa, anote onde está o seu link
Hoje, mesmo que você ainda não tenha decidido, abra seu Instagram, seu perfil do Google, seu WhatsApp Business e seu Facebook, e anote numa folha cada lugar onde aparece o link do seu app de agendamentos. Com essa lista, no dia da mudança nenhum vai passar batido.
Quando quiser dar o passo, descreva seu spa em proyecta.dev com algo como «uma página para o meu spa de tratamentos corporais em Coyoacán, com drenagem linfática, radiofrequência e tratamentos faciais, a duração e o preço de cada um, e agendamento online com cada terapeuta». Sua página sai com a agenda incluída, e em Clientes você importa sua lista.