Как сменить приложение для записи клиентов и не потерять клиенток
Чтобы сменить приложение для записи, нужно перенести три вещи — список клиенток, уже назначенные встречи и ссылку, по которой тебя бронируют. В Proyecta список загружается за один раз, до 2000 клиенток; будущие встречи переносишь сама.
У Лурдес спа-салон с процедурами для тела в Коякане: лимфодренаж, радиочастотный лифтинг и уход за лицом, с двумя терапевтами в придачу к ней самой. Три года она пользуется другим приложением для записи и с лета хочет уйти оттуда, потому что её сайт — это одно, её календарь — другое, а ссылка, по которой её бронируют, носит имя приложения, а не её собственное. Останавливал её вопрос, который задаёт себе каждый, кто думает о смене приложения для записи: а что если сеньора, записанная на четверг, придёт, а её нигде не окажется?
Переезд без плана и правда стоит клиенток: та, что записалась в старом приложении, приходит в новый календарь, где её нет; та, что продолжает пользоваться ссылкой из твоего Instagram; та, что получает сообщение с незнакомого номера и не открывает его. Все три ситуации легко избежать, если знать, что переносится и в каком порядке.
Что нужно перенести при смене приложения для записи?
Три вещи, и только одна делается одним махом. Твой список клиенток (имя, телефон, почта, день рождения и заметки) импортируется целиком. Уже назначенные встречи приходится заново вписывать в новый календарь. А ссылку, по которой тебя бронируют, нужно поменять везде, где ты её публиковала.
Порядок важен: сначала список, потом встречи, в конце ссылка. Если опубликовать новую ссылку раньше, чем перенесёшь встречи, твой новый календарь решит, что четверг в 11:00 свободен, и кто-то запишется прямо на то время, которое уже занято сеньорой, записавшейся раньше.
Как перенести список клиенток в Proyecta?
Скачай свой список из другого приложения в формате CSV и загрузи его в разделе Agenda › Clientes › «Importar clientes». Если не можешь понять, как его экспортировать, спроси в поддержке приложения; если список у тебя в Excel или Google Sheets, можно просто вставить строки.
Импорт клиентов — это загрузка сразу всего списка, который у тебя уже есть, вместо того чтобы заводить каждую клиентку вручную. Proyecta сама угадывает, что в каждом столбце, а ты поправляешь, где нужно: Имя, Фамилия, Телефон, Почта, День рождения, Заметка или Не импортировать. Система понимает заголовки на испанском или английском (если в твоём приложении есть «First name» и «Last name», она их объединит), распознаёт день рождения, написанный как «12 de marzo» или «12/03/1990», и убирает 044 или 045 из старых номеров. За один импорт помещается до 2000 клиенток; если у тебя больше, раздели файл на части.
Перед импортом ты видишь, что произойдёт с каждой строкой. В списке Лурдес было 640 строк, и экран показал: «Se agregarán 607 clientes» и «Se omitirán 33 filas», у каждой — своя причина: «без телефона и почты» или «повторяется в списке (строка 214)». Повторяющиеся — это клиентки, заведённые два раза с одним и тем же номером, один раз как «Fati», а другой — как «Fátima Ruiz». А те, у кого не было ни телефона, ни почты, не приходили с 2023 года, и она оставила их за бортом.
Импорт не перезаписывает то, что у тебя уже есть. Если клиентка уже была в разделе Clientes, потому что писала тебе в WhatsApp, её карточка просто дополняется. Если она уже была зарегистрирована, имя и телефон не меняются — добавляются только день рождения или заметка, которых не было. А если загрузка прервётся на середине, просто загрузи тот же список ещё раз: те, кто уже добавлены, будут пропущены.
Столбец с примечаниями сопоставь с полем Заметка. В списке Лурдес там было то, что должна знать новая терапевтка, например «не любит разговаривать во время сеанса» или «лёгкое давление на ноги». Если у кого-то остались неиспользованные сеансы из пакета в старом приложении, запиши это в той же заметке и вычти их вручную. Эта кнопка видна только в аккаунте владелицы.
Что происходит с уже назначенными встречами?
Встречи не импортируются: их переносишь ты сама, одну за одной, через «Nueva cita» в Calendario. Начни с самой близкой по дате и закончи самой дальней из тех, что у тебя есть.
Поскольку твои клиентки уже есть в разделе Clientes, при вводе имени календарь спросит «¿Es alguno de tus clientes?» — и ты выбираешь нужную из списка, не создавая дубликат. У Лурдес было 46 встреч на следующие три недели, и она перенесла их за один вечер, открыв старое приложение рядом с новым.
Если твоя страница уже опубликована и у клиентки указан телефон, при сохранении встречи ей придёт подтверждение в WhatsApp, а за день до визита — напоминание, если только она не просила не присылать уведомления. Сообщение приходит с линии уведомлений Proyecta, с названием твоего бизнеса, а не с твоего личного номера — так что для неё это незнакомый номер.
Поэтому, прежде чем переносить встречи, Лурдес написала всем 46 клиенткам со своего собственного WhatsApp: «Я сменила систему записи. Тебе придёт сообщение с подтверждением твоей встречи в четверг. Время то же, ничего не меняется». Так что когда пришло подтверждение, никто не спросил, кто ей пишет.
Не отключай старое приложение пока. Оставь его работать, не рекламируя, до тех пор, пока не пройдёт последняя встреча, назначенная там, и первые две недели открывай его каждый вечер: если кто-то записался по старой ссылке, перенеси встречу и предупреди клиентку.
Где нужно поменять ссылку, чтобы записывались в новое приложение?
Везде, где живёт старая ссылка, и в один и тот же день. Обычные места — это описание профиля в Instagram, профиль в Google Maps, профиль WhatsApp Business и страница в Facebook.
Лурдес поменяла все четыре в воскресенье вечером. Во вторник клиентка записалась через старое приложение. Ссылка была в приветственном сообщении её WhatsApp Business, написанном два года назад, о котором она уже и не помнила. Поскольку она проверяла старое приложение каждый вечер, она это заметила тем же вторником, перенесла встречу и исправила сообщение. Проверь также быстрые ответы и закреплённые истории.
Сколько занимает смена приложения для записи?
От двух до четырёх недель от начала до конца, хотя сама работа укладывается в один выходной. Список импортируется за минуты, около пятидесяти встреч переносятся за один вечер, а ссылка меняется за час. Растягивает переезд именно переходный период: старое приложение остаётся открытым, пока не пройдёт последняя назначенная в нём встреча.
Прежде чем менять что-либо, отметь, где живёт твоя ссылка
Сегодня, даже если ты ещё не решилась, открой свой Instagram, профиль в Google, WhatsApp Business и Facebook и запиши в отдельный документ каждое место, где появляется ссылка твоего приложения для записи. С этим списком в день переезда ни одна ссылка не ускользнёт от тебя.
Когда решишь сделать этот шаг, опиши свой спа на proyecta.dev, например так: «страница для моего спа с процедурами для тела в Коякане, с лимфодренажем, радиочастотным лифтингом и уходом за лицом, с длительностью и ценой, и онлайн-записью к каждому терапевту». У тебя появится страница со встроенным календарём, а список клиенток ты импортируешь из раздела Clientes.