วิธีเปลี่ยนแอปจองคิวโดยไม่เสียลูกค้า

ลูร์เดสเปิดสปาดูแลสุขภาพกายในโคโยอากัน ให้บริการนวดกระตุ้นระบบน้ำเหลือง เครื่องคลื่นวิทยุ และทรีตเมนต์หน้า มีนักบำบัดอีกสองคนทำงานร่วมกับเธอ เธอใช้แอปจองคิวตัวหนึ่งมาสามปีแล้ว และตั้งใจจะเปลี่ยนตั้งแต่ช่วงหน้าร้อน เพราะเว็บไซต์ของเธอเป็นส่วนหนึ่ง ระบบจองคิวเป็นอีกส่วนหนึ่ง แถมลิงก์ที่ลูกค้าใช้จองก็ยังขึ้นชื่อแอปนำหน้าชื่อร้านของเธอเอง สิ่งที่ทำให้เธอยังไม่กล้าเปลี่ยนคือคำถามที่ทุกคนถามตัวเองตอนคิดจะเปลี่ยนแอปจองคิว: แล้วถ้าคุณผู้หญิงที่มีนัดวันพฤหัสมาถึงร้านแต่ไม่มีชื่ออยู่ในระบบไหนเลยล่ะ?

เปลี่ยนแอปแบบไม่มีแผนจะทำให้เสียลูกค้าจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นคนที่จองไว้ในแอปเก่าแล้วมาถึงระบบใหม่ที่ไม่มีชื่อเธอ คนที่ยังใช้ลิงก์เดิมจาก Instagram ของคุณอยู่ หรือคนที่ได้รับข้อความจากเบอร์ที่ไม่รู้จักแล้วไม่เปิดอ่าน ทั้งสามเรื่องนี้ป้องกันได้ถ้ารู้ว่าต้องย้ายอะไร และย้ายตามลำดับไหน

ตอนเปลี่ยนแอปจองคิว ต้องย้ายอะไรบ้าง?

มีสามอย่าง และมีแค่อย่างเดียวที่ทำรวดเดียวจบ รายชื่อลูกค้าของคุณ (ชื่อ เบอร์โทร อีเมล วันเกิด และโน้ต) นำเข้าได้ครบในครั้งเดียว ส่วนคิวที่จองไว้แล้วต้องเขียนใหม่ในระบบจองคิวตัวใหม่ และลิงก์ที่ลูกค้าใช้จองต้องเปลี่ยนในทุกที่ที่คุณเคยเผยแพร่ไว้

ลำดับสำคัญ ให้ทำรายชื่อลูกค้าก่อน ตามด้วยคิว แล้วค่อยเปลี่ยนลิงก์เป็นลำดับสุดท้าย ถ้าคุณเผยแพร่ลิงก์ใหม่ก่อนย้ายคิวให้ครบ ระบบใหม่จะเข้าใจว่าวันพฤหัสเวลา 11:00 ว่าง แล้วมีคนอื่นมาจองทับคุณผู้หญิงที่มีนัดอยู่แล้ว

จะย้ายรายชื่อลูกค้าเข้า Proyecta ได้อย่างไร?

ดาวน์โหลดรายชื่อลูกค้าจากแอปเดิมเป็นไฟล์ CSV แล้วอัปโหลดที่ ระบบจองคิว › ลูกค้า › «นำเข้าลูกค้า» ถ้าหาวิธี export ไม่เจอ ให้ขอให้ฝ่ายซัพพอร์ตของแอปนั้นช่วย หรือถ้ามีไฟล์อยู่ใน Excel หรือ Google Sheets ก็วางแถวข้อมูลเข้าไปได้เลย

การนำเข้าลูกค้าคือการใส่รายชื่อที่คุณมีอยู่แล้วเข้าไปทีเดียว แทนที่จะต้องเพิ่มลูกค้าทีละคนด้วยมือ Proyecta จะเดาว่าแต่ละคอลัมน์คือข้อมูลอะไร และคุณแก้ไขในส่วนที่ไม่ถูกต้องได้ เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร อีเมล วันเกิด โน้ต หรือไม่นำเข้า ระบบอ่านหัวข้อคอลัมน์ได้ทั้งภาษาสเปนและภาษาอังกฤษ (ถ้าแอปเดิมให้ «First name» กับ «Last name» มา ระบบจะรวมสองช่องนี้เป็นชื่อเดียว) เข้าใจวันเกิดที่เขียนแบบ «12 de marzo» หรือ «12/03/1990» และตัดเลข 044 หรือ 045 ที่นำหน้าเบอร์เก่าออกให้ นำเข้าได้สูงสุด 2,000 รายชื่อต่อครั้ง ถ้ามีมากกว่านั้นให้แบ่งไฟล์

ก่อนนำเข้าจริง คุณจะเห็นว่าแต่ละแถวจะเกิดอะไรขึ้น รายชื่อของลูร์เดสมี 640 แถว หน้าจอแจ้งว่า «จะเพิ่มลูกค้า 607 คน» และ «จะข้าม 33 แถว» โดยบอกเหตุผลของแต่ละแถว เช่น «ไม่มีเบอร์โทรหรืออีเมล» หรือ «ซ้ำกับรายชื่อ (แถวที่ 214)» แถวที่ซ้ำกันคือลูกค้าที่ถูกเพิ่มเข้าระบบสองครั้งด้วยเบอร์เดียวกัน ครั้งหนึ่งใช้ชื่อ «Fati» อีกครั้งใช้ชื่อ «Fátima Ruiz» ส่วนที่ไม่มีเบอร์โทรหรืออีเมลคือคนที่ไม่ได้มาร้านตั้งแต่ปี 2023 เธอจึงปล่อยให้ข้ามไป

การนำเข้าไม่เขียนทับข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว ถ้าลูกค้าคนหนึ่งอยู่ในหน้าลูกค้าแล้วเพราะเคยทักมาทาง WhatsApp ระบบจะเติมข้อมูลที่ยังขาดให้ครบ ถ้าเคยลงทะเบียนไว้แล้ว ชื่อและเบอร์โทรจะไม่ถูกเปลี่ยน มีแค่วันเกิดหรือโน้ตที่ขาดไปเท่านั้นที่จะถูกเพิ่มเข้าไป และถ้าการนำเข้าสะดุดกลางทาง ก็อัปโหลดไฟล์เดิมซ้ำได้เลย รายชื่อที่เข้าไปแล้วจะถูกข้ามไปเอง

ให้จับคู่คอลัมน์หมายเหตุเข้ากับช่องโน้ต ในรายชื่อของลูร์เดส ช่องนี้มีข้อมูลที่นักบำบัดคนใหม่ควรรู้ เช่น «ไม่ชอบคุยระหว่างทำทรีตเมนต์» หรือ «กดน้ำหนักเบา ๆ ที่ขา» ถ้าลูกค้าคนไหนมีคอร์สที่ยังเหลือครั้งจากแพ็กเกจในแอปเก่า ให้จดไว้ในโน้ตเดียวกันนี้แล้วหักครั้งที่ใช้ไปด้วยมือเอง ปุ่มนำเข้าลูกค้าจะปรากฏเฉพาะในบัญชีของเจ้าของร้านเท่านั้น

คิวที่จองไว้แล้วจะเป็นอย่างไร?

คิวจองไม่สามารถนำเข้าได้ คุณต้องย้ายทีละรายการด้วยตัวเองผ่านปุ่ม «นัดใหม่» ในหน้าปฏิทิน ให้เริ่มจากคิวที่ใกล้ที่สุดไปจนถึงคิวที่ไกลที่สุด

เนื่องจากรายชื่อลูกค้าของคุณอยู่ในระบบแล้ว พอพิมพ์ชื่อลงไป ระบบจะถามว่า «เป็นลูกค้าคนนี้ไหม?» แล้วเลือกจากรายชื่อที่มีอยู่ได้เลย โดยไม่สร้างรายชื่อซ้ำ ลูร์เดสมีคิวจอง 46 รายการในสามสัปดาห์ข้างหน้า และย้ายครบภายในบ่ายวันเดียว โดยเปิดแอปเก่ากับแอปใหม่คู่กันไป

ถ้าเว็บไซต์ของคุณเผยแพร่แล้วและลูกค้ามีเบอร์โทรอยู่ในระบบ พอบันทึกคิว ลูกค้าจะได้รับข้อความยืนยันทาง WhatsApp และก่อนถึงวันนัดหนึ่งวันจะมีข้อความเตือนตามมา ยกเว้นถ้าเธอบอกไว้แล้วว่าไม่ต้องการแจ้งเตือน ข้อความนี้ส่งมาจากเบอร์แจ้งเตือนของ Proyecta โดยขึ้นชื่อร้านของคุณ ไม่ใช่เบอร์มือถือของคุณเอง ดังนั้นสำหรับเธอแล้วมันคือเบอร์ที่ไม่เคยเห็นมาก่อน

เพราะแบบนี้ ก่อนย้ายคิวทั้งหมด ลูร์เดสจึงส่งข้อความจาก WhatsApp ส่วนตัวของเธอเองถึงลูกค้าทั้ง 46 คนว่า «เปลี่ยนระบบจองคิวแล้วนะคะ อีกสักพักจะมีข้อความมาให้ยืนยันนัดวันพฤหัสของคุณ เวลาเดิม ไม่มีอะไรเปลี่ยน» พอข้อความยืนยันมาถึง จึงไม่มีใครถามว่าใครส่งมา

ยังไม่ต้องยกเลิกแอปเก่า ให้เปิดทิ้งไว้เงียบ ๆ โดยไม่ประกาศอะไร จนกว่าคิวสุดท้ายที่จองไว้ในนั้นจะผ่านไป และในสองสัปดาห์แรกให้เปิดเช็กทุกคืน ถ้ามีใครจองผ่านลิงก์เก่าเข้ามา ให้ย้ายคิวนั้นแล้วแจ้งลูกค้าให้ทราบ

ต้องเปลี่ยนลิงก์ที่ไหนบ้าง ให้ลูกค้าจองผ่านระบบใหม่?

เปลี่ยนในทุกที่ที่ลิงก์เก่าปรากฏอยู่ และทำให้เสร็จในวันเดียวกัน ที่พบบ่อยที่สุดคือ ไบโอใน Instagram โปรไฟล์ Google Maps โปรไฟล์ WhatsApp Business และเพจ Facebook ของคุณ

ลูร์เดสเปลี่ยนทั้งสี่ที่ในคืนวันอาทิตย์ วันอังคารต่อมา มีลูกค้าคนหนึ่งจองผ่านแอปเก่า ลิงก์นั้นมาจากข้อความทักทายอัตโนมัติใน WhatsApp Business ที่เธอเขียนไว้เมื่อสองปีก่อนจนลืมไปแล้วว่ามีอยู่ เพราะเธอเช็กแอปเก่าทุกคืน จึงเห็นตั้งแต่วันอังคารนั้นเอง ย้ายคิวให้ทันและแก้ข้อความทักทายใหม่ ให้ตรวจดูข้อความตอบด่วนและไฮไลต์สตอรีของคุณด้วย

เปลี่ยนแอปจองคิวใช้เวลานานแค่ไหน?

ตั้งแต่ต้นจนจบใช้เวลาประมาณสองถึงสี่สัปดาห์ แต่งานที่ต้องลงมือจริง ๆ ทำเสร็จได้ในหนึ่งสุดสัปดาห์ รายชื่อลูกค้านำเข้าได้ในไม่กี่นาที คิวประมาณห้าสิบรายการย้ายได้ในบ่ายวันเดียว และลิงก์เปลี่ยนได้ในหนึ่งชั่วโมง สิ่งที่ทำให้กินเวลานานคือช่วงที่สองแอปทำงานทับกัน เพราะต้องเปิดแอปเก่าไว้จนกว่าคิวสุดท้ายที่จองไว้ในนั้นจะผ่านไป

ก่อนจะเปลี่ยนอะไร จดไว้ก่อนว่าลิงก์ของคุณอยู่ที่ไหนบ้าง

แม้วันนี้คุณจะยังไม่ตัดสินใจก็ตาม ลองเปิด Instagram โปรไฟล์ Google WhatsApp Business และ Facebook ของคุณ แล้วจดลงกระดาษว่าลิงก์ของแอปจองคิวไปโผล่อยู่ที่ไหนบ้าง มีรายการนี้ไว้ วันที่เปลี่ยนจริงจะไม่มีที่ไหนหลุดรอดไป

พอพร้อมจะลงมือจริง ให้อธิบายสปาของคุณที่ proyecta.dev ด้วยข้อความแบบ «เว็บไซต์สำหรับสปาดูแลสุขภาพกายของฉันในโคโยอากัน มีนวดกระตุ้นระบบน้ำเหลือง เครื่องคลื่นวิทยุ และทรีตเมนต์หน้า พร้อมระยะเวลาและราคา และให้จองคิวออนไลน์กับนักบำบัดแต่ละคนได้» แล้วเว็บไซต์ของคุณจะออกมาพร้อมระบบจองคิวในตัว จากนั้นก็นำเข้ารายชื่อลูกค้าได้จากหน้าลูกค้า