Jak zmienić aplikację do rezerwacji wizyt bez utraty klientek

Lourdes prowadzi spa z zabiegami na ciało w Coyoacán: drenaż limfatyczny, radiofrekwencja i zabiegi na twarz, z dwiema terapeutkami oprócz niej. Od trzech lat korzysta z innej aplikacji do rezerwacji wizyt i od lata chce się z niej wypisać, bo jej strona internetowa to jedno, kalendarz to drugie, a link, przez który się u niej rezerwuje, nosi nazwę tamtej aplikacji, a nie jej własną. To, co ją zatrzymywało, to pytanie, które zadajesz sobie, myśląc o zmianie aplikacji do rezerwacji wizyt: a co, jeśli pani z czwartku przyjdzie, a nigdzie nie będzie zapisana?

Zmiana bez planu rzeczywiście kosztuje Cię klientki: tę, która zarezerwowała w starej aplikacji i przychodzi do kalendarza, w którym jej nie ma; tę, która wciąż korzysta z linku z Twojego Instagrama; tę, która dostaje wiadomość z nieznanego numeru i jej nie otwiera. Wszystkim trzem można zapobiec, jeśli wiesz, co przenosisz i w jakiej kolejności.

Co musisz przenieść, zmieniając aplikację do rezerwacji wizyt?

Trzy rzeczy, i tylko jedna robi się za jednym razem. Twoja lista klientek (imię, telefon, e-mail, data urodzin i notatki) importuje się w całości. Wizyty, które masz już zaplanowane, trzeba wpisać ponownie w nowym kalendarzu. A link, przez który się u Ciebie rezerwuje, zmieniasz w każdym miejscu, gdzie go opublikowałaś.

Kolejność ma znaczenie: najpierw lista, potem wizyty, na końcu link. Jeśli opublikujesz nowy link przed przeniesieniem wizyt, nowy kalendarz uzna, że czwartek o 11:00 jest wolny, i ktoś zarezerwuje ten termin na miejsce pani, która już go miała.

Jak przenieść listę klientek do Proyecta?

Pobierz swoją listę z innej aplikacji jako plik CSV i wgraj ją w Kalendarz › Klienci › «Importuj klientów». Jeśli nie wiesz, jak ją wyeksportować, zapytaj ich wsparcia technicznego; jeśli masz ją w Excelu lub Google Sheets, możesz też po prostu wkleić wiersze.

Importowanie klientów to wgranie od razu całej listy, którą już masz, zamiast dodawać każdą klientkę ręcznie. Proyecta sama rozpoznaje, co znajduje się w każdej kolumnie, a Ty poprawiasz to, co trzeba: Imię, Nazwisko, Telefon, E-mail, Data urodzin, Notatka albo Nie importuj. Odczytuje nagłówki w języku hiszpańskim lub angielskim (jeśli Twoja aplikacja podaje «First name» i «Last name», łączy je w jedno), rozumie datę urodzin zapisaną jako «12 marca» czy «12/03/1990» i usuwa stary prefiks 044 czy 045 z numerów telefonów. W jednym imporcie pomieścisz do 2000 klientek; jeśli masz więcej, dzielisz plik na części.

Przed importem widzisz, co stanie się z każdym wierszem. Lista Lourdes liczyła 640 wierszy, a ekran pokazał jej «Zostanie dodanych 607 klientów» i «Zostanie pominiętych 33 wierszy», każdy ze swoim powodem: «brak telefonu i e-maila» albo «powtórzony wpis (wiersz 214)». Powtórzone wpisy to klientki dodane dwukrotnie z tym samym numerem telefonu, raz jako «Fati», a raz jako «Fátima Ruiz». Te bez telefonu i e-maila nie przychodziły od 2023 roku, więc zostały wyłączone.

Import nie nadpisuje tego, co już masz. Jeśli klientka już była w sekcji Klienci, bo napisała do Ciebie na WhatsApp, jej karta zostaje uzupełniona. Jeśli już ją miałaś zarejestrowaną, import nie zmienia jej imienia ani telefonu — tylko dodaje datę urodzin albo notatkę, której brakowało. A jeśli proces się przerwie w połowie, wgrywasz tę samą listę ponownie: te, które już weszły, zostają pominięte.

Kolumnę z uwagami przypisz jako Notatkę. Na liście Lourdes znajdowało się tam to, co nowa terapeutka musi wiedzieć, na przykład «nie lubi rozmawiać podczas sesji» albo «delikatny nacisk na nogi». Jeśli któraś klientka ma jeszcze sesje do wykorzystania z pakietu w starej aplikacji, zapisz to w tej samej notatce i odliczaj je ręcznie. Ten przycisk pojawia się tylko na koncie właścicielki.

Co się dzieje z wizytami, które już były zaplanowane?

Wizyty nie są importowane: przenosisz je sama, jedna po drugiej, za pomocą «Nowa wizyta» w Kalendarzu. Zacznij od najbliższej i zakończ na najdalszej, jaką masz.

Ponieważ Twoje klientki już są w sekcji Klienci, gdy wpisujesz imię, kalendarz pyta «Czy to jedna z Twoich klientek?», a Ty wybierasz ją z listy, bez tworzenia kolejnej takiej samej. Lourdes miała 46 wizyt w ciągu następnych trzech tygodni i przeniosła je w jedno popołudnie, z otwartą starą aplikacją obok nowej.

Jeśli Twoja strona jest już opublikowana i klientka ma podany telefon, po zapisaniu wizyty dostaje potwierdzenie na WhatsApp, a dzień wcześniej — przypomnienie, o ile nie powiedziała Ci, że nie chce powiadomień. Wiadomość przychodzi z linii powiadomień Proyecta, oznaczonej nazwą Twojej firmy, a nie z Twojego telefonu, więc dla niej to numer, którego nie zna.

Dlatego, zanim przeniosła wizyty, Lourdes napisała do wszystkich 46 klientek z własnego WhatsAppa: «Zmieniłam system rezerwacji. Dostaniesz wiadomość z potwierdzeniem Twojej wizyty w czwartek. To ta sama godzina, nic się nie zmienia». Dzięki temu, gdy przyszło potwierdzenie, żadna nie zapytała, kto do niej pisze.

Nie zamykaj jeszcze starej aplikacji. Zostaw ją działającą, bez ogłaszania tego nigdzie, aż minie ostatnia wizyta, którą w niej umówiono, a pierwsze dwa tygodnie otwieraj ją każdego wieczoru: jeśli ktoś zarezerwował przez stary link, przenosisz wizytę i dajesz jej znać.

Gdzie muszę zmienić link, aby rezerwacje trafiały do nowego systemu?

We wszystkich miejscach, gdzie znajduje się stary link, i tego samego dnia. Zazwyczaj są to: bio na Instagramie, Twój profil w Google Maps, profil WhatsApp Business i Twoja strona na Facebooku.

Lourdes zmieniła wszystkie cztery w niedzielny wieczór. We wtorek klientka zarezerwowała wizytę w starej aplikacji. Link pochodził z wiadomości powitalnej jej WhatsApp Business, napisanej dwa lata wcześniej, o której już nawet nie pamiętała. Ponieważ sprawdzała starą aplikację każdego wieczoru, zauważyła to już we wtorek, przeniosła wizytę i poprawiła wiadomość. Sprawdź też swoje szybkie odpowiedzi i swoje zakładki Polecane na Instagramie.

Jak długo trwa zmiana aplikacji do rezerwacji wizyt?

Od dwóch do czterech tygodni od początku do końca, choć sama rzeczywista praca zajmuje jeden weekend. Lista importuje się w kilka minut, około pięćdziesiąt wizyt przenosisz w jedno popołudnie, a link zmieniasz w godzinę. To, co wydłuża proces, to okres przejściowy: stara aplikacja zostaje otwarta, aż minie ostatnia zaplanowana w niej wizyta.

Zanim cokolwiek zmienisz, zapisz, gdzie znajduje się Twój link

Już dziś, nawet jeśli jeszcze się nie zdecydowałaś, otwórz swój Instagram, profil Google, WhatsApp Business i Facebook i zapisz na kartce każde miejsce, w którym pojawia się link do Twojej aplikacji do rezerwacji wizyt. Mając taką listę, w dniu zmiany żadne miejsce Ci nie umknie.

Kiedy będziesz gotowa, opisz swoje spa na proyecta.dev, na przykład tak: «strona dla mojego spa z zabiegami na ciało w Coyoacán, z drenażem limfatycznym, radiofrekwencją i zabiegami na twarz, ich czasem trwania i ceną, oraz rezerwacją wizyt online u każdej terapeutki». W efekcie powstanie Twoja strona z wbudowanym kalendarzem, a z sekcji Klienci zaimportujesz swoją listę.