Cara Pindah dari Aplikasi Booking Tanpa Kehilangan Klien
Untuk pindah dari aplikasi booking, ada tiga hal yang harus kamu bawa, daftar klienmu, janji temu yang sudah terjadwal, dan link tempat mereka memesan. Di Proyecta daftarnya langsung masuk sekaligus, sampai 2.000 klien, janji temu ke depannya kamu pindahkan sendiri.
Lourdes punya spa perawatan tubuh di Coyoacán: drainase limfatik, radiofrekuensi, dan perawatan wajah, dengan dua terapis selain dirinya. Sudah tiga tahun dia pakai aplikasi booking lain dan sejak musim panas dia ingin pindah, karena situs webnya satu hal, agendanya hal lain, dan link tempat orang memesan masih memakai nama aplikasi itu, bukan namanya sendiri. Yang menahannya adalah pertanyaan yang muncul begitu kamu mulai berpikir untuk pindah aplikasi booking: bagaimana kalau ibu yang booking hari Kamis datang dan ternyata tidak tercatat di mana pun?
Pindah tanpa rencana memang bisa membuatmu kehilangan klien: yang sudah booking di aplikasi lama tapi datang ke agenda baru yang tidak mencatatnya, yang masih memakai link dari Instagrammu, yang menerima pesan dari nomor tak dikenal dan tidak membukanya. Ketiganya bisa dihindari kalau kamu tahu apa yang harus dipindahkan dan dalam urutan apa.
Apa saja yang harus dipindahkan saat ganti aplikasi booking?
Ada tiga hal, dan hanya satu yang bisa langsung selesai sekaligus. Daftar klienmu (nama, telepon, email, ulang tahun, dan catatan) dipindahkan utuh. Janji temu yang sudah terjadwal harus ditulis ulang di agenda baru. Dan link tempat orang memesan harus diganti di setiap tempat kamu pernah mempublikasikannya.
Urutannya penting: daftar dulu, lalu janji temu, baru terakhir link-nya. Kalau kamu publikasikan link baru sebelum memindahkan janji temu, agenda barumu akan mengira hari Kamis pukul 11:00 kosong, dan ada orang lain yang akan booking menimpa jadwal ibu yang sudah punya slot itu.
Bagaimana cara memindahkan daftar klien ke Proyecta?
Unduh daftarmu dari aplikasi lama sebagai file CSV dan unggah di Agenda › Clientes › «Importar clientes». Kalau kamu tidak tahu cara mengekspornya, tanyakan ke tim support mereka; kalau datanya ada di Excel atau Google Sheets, kamu juga bisa menempelkan barisnya langsung.
Mengimpor klien artinya memasukkan sekaligus daftar yang sudah kamu punya, bukan mendaftarkan satu per satu secara manual. Proyecta menebak isi setiap kolom dan kamu tinggal mengoreksi yang perlu: Nombre, Apellido, Teléfono, Correo, Cumpleaños, Nota, atau No importar. Sistem ini membaca judul kolom dalam bahasa Spanyol maupun Inggris (kalau aplikasimu memberi «First name» dan «Last name», keduanya akan digabung), memahami tanggal lahir yang ditulis seperti «12 de marzo» atau «12/03/1990», dan menghapus awalan 044 atau 045 dari nomor lama. Satu kali impor bisa menampung sampai 2.000 klien; kalau lebih, pecah file-nya menjadi beberapa bagian.
Sebelum impor dijalankan, kamu bisa melihat apa yang akan terjadi pada setiap baris. Daftar Lourdes berisi 640 baris, dan layarnya menampilkan «Se agregarán 607 clientes» dan «Se omitirán 33 filas», masing-masing dengan alasannya: «sin teléfono ni correo» atau «repetida en la lista (fila 214)». Baris yang duplikat adalah klien yang terdaftar dua kali dengan nomor ponsel yang sama, sekali sebagai «Fati» dan sekali sebagai «Fátima Ruiz». Yang tidak punya telepon maupun email sudah tidak aktif sejak 2023, dan dia memilih mengeluarkannya.
Proses impor tidak menimpa data yang sudah ada. Kalau seorang klien sudah tercatat di Clientes karena pernah mengirim WhatsApp, datanya akan dilengkapi. Kalau klien itu sudah terdaftar sebelumnya, nama dan nomor teleponnya tidak akan diubah; hanya ulang tahun atau catatan yang belum ada yang ditambahkan. Dan kalau proses impor terputus di tengah jalan, kamu bisa unggah ulang file yang sama: yang sudah masuk akan dilewati otomatis.
Petakan kolom keterangan sebagai Nota. Di daftar Lourdes, kolom itu berisi hal-hal yang perlu diketahui terapis baru, seperti «no le gusta platicar durante la sesión» atau «presión suave en piernas». Kalau ada klien dengan sisa sesi dari paket di aplikasi lama, catat juga di kolom nota yang sama dan kurangi jumlahnya secara manual. Tombol ini hanya muncul di akun pemilik.
Bagaimana dengan janji temu yang sudah terjadwal sebelumnya?
Janji temu tidak diimpor: kamu memindahkannya sendiri, satu per satu, lewat «Nueva cita» di Calendario. Mulai dari yang paling dekat waktunya dan selesaikan dengan yang paling jauh.
Karena klienmu sudah ada di Clientes, saat kamu mengetik namanya, agenda akan bertanya «¿Es alguno de tus clientes?» dan kamu pilih dari daftar, tanpa membuat data duplikat. Lourdes punya 46 janji temu dalam tiga minggu ke depan dan dia memindahkan semuanya dalam satu sore, dengan aplikasi lama terbuka di sebelah yang baru.
Kalau situsmu sudah dipublikasikan dan kliennya punya nomor telepon, begitu janji temu disimpan, dia akan menerima konfirmasi lewat WhatsApp dan, sehari sebelumnya, pengingatnya, kecuali dia sudah bilang tidak mau menerima notifikasi. Pesan ini dikirim dari jalur notifikasi Proyecta dengan nama bisnismu, bukan dari ponselmu sendiri, jadi baginya itu nomor yang tidak dikenal.
Karena itu, sebelum memindahkan janji temunya, Lourdes mengirim pesan dari WhatsApp pribadinya ke semua 46 klien: «Cambié de agenda. Te va a llegar un mensaje para confirmar tu cita del jueves. Es la misma hora, no cambia nada». Jadi, saat konfirmasi itu tiba, tidak ada yang bertanya siapa yang mengirimnya.
Jangan matikan aplikasi lama dulu. Biarkan tetap aktif, tanpa diumumkan, sampai janji temu terakhir yang dibuat di sana selesai, dan di dua minggu pertama bukalah setiap malam: kalau ada yang booking lewat link lama, pindahkan janji temunya dan beri tahu dia.
Di mana saja link-nya harus diganti agar orang bisa booking di aplikasi baru?
Di semua tempat yang masih menyimpan link lama, dan di hari yang sama. Tempat yang biasanya terlewat adalah bio Instagram, profil Google Maps, profil WhatsApp Business, dan halaman Facebook.
Lourdes mengganti keempatnya pada satu malam Minggu. Selasa berikutnya, seorang klien booking lewat aplikasi lama. Link-nya berasal dari pesan sambutan WhatsApp Business-nya, yang ditulis dua tahun lalu dan sudah dia lupakan. Karena dia memeriksa aplikasi lama setiap malam, dia langsung melihatnya hari Selasa itu, memindahkan janji temunya, dan memperbaiki pesannya. Periksa juga balasan cepat (respuestas rápidas) dan sorotan cerita (historias destacadas) di akunmu.
Berapa lama proses pindah aplikasi booking ini?
Dari dua sampai empat minggu dari awal sampai akhir, meskipun kerja sebenarnya bisa diselesaikan dalam satu akhir pekan. Daftar klien diimpor dalam beberapa menit, sekitar lima puluh janji temu dipindahkan dalam satu sore, dan link diganti dalam satu jam. Yang membuat prosesnya memanjang adalah masa tumpang-tindih: aplikasi lama tetap harus terbuka sampai janji temu terakhir di sana selesai.
Sebelum mengubah apa pun, catat dulu di mana link-mu berada
Hari ini, meskipun kamu belum memutuskan, buka Instagram, profil Google, WhatsApp Business, dan Facebookmu, lalu catat di satu lembar setiap tempat yang menampilkan link aplikasi bookingmu. Dengan catatan itu, di hari kamu benar-benar pindah, tidak ada satu pun yang terlewat.
Kalau kamu sudah siap mengambil langkah itu, ceritakan tentang spamu di proyecta.dev dengan sesuatu seperti «sebuah halaman untuk spa perawatan tubuh saya di Coyoacán, dengan drainase limfatik, radiofrekuensi, dan perawatan wajah, lengkap dengan durasi dan harganya, serta booking online untuk setiap terapis». Situsmu akan muncul lengkap dengan agenda di dalamnya, dan dari Clientes kamu bisa mengimpor daftar klienmu.