Cum să schimbi aplicația de programări fără să-ți pierzi clientele
Pentru a schimba aplicația de programări, muți trei lucruri, lista ta de cliente, programările deja făcute și linkul prin care te rezervă. În Proyecta lista intră dintr-o dată, până la 2.000 de cliente; programările viitoare le treci tu.
Lourdes are un spa de tratamente corporale în Coyoacán: drenaj limfatic, radiofrecvență și tratamente faciale, cu două terapeute pe lângă ea. De trei ani folosește o altă aplicație de programări și de la vară vrea să o schimbe, pentru că site-ul ei e un lucru, agenda e altul, iar linkul prin care o rezervă duce numele aplicației înaintea numelui ei. Ceea ce o frâna era întrebarea pe care și-o pui când te gândești să schimbi aplicația de programări: dacă doamna de joi vine și nu e trecută nicăieri?
Schimbarea fără un plan te costă cliente: cea care a rezervat în aplicația veche și ajunge la o agendă care nu o are, cea care continuă să folosească linkul din Instagram, cea care primește un mesaj de pe un număr necunoscut și nu-l deschide. Toate trei se evită dacă știi ce se mută și în ce ordine.
Ce trebuie să muți atunci când schimbi aplicația de programări?
Trei lucruri, și doar unul se face dintr-odată. Lista ta de cliente (nume, telefon, email, zi de naștere și notițe) se importă completă. Programările pe care le ai deja făcute se rescriu în agenda nouă. Și linkul prin care te rezervă se schimbă în fiecare loc unde l-ai publicat.
Ordinea e importantă: mai întâi lista, apoi programările, la final linkul. Dacă publici linkul nou înainte de a trece programările, agenda ta nouă crede că joi la 11:00 e liber, și cineva va rezerva peste doamna care avea deja ora aceea.
Cum îmi trec lista de cliente în Proyecta?
Descarcă lista din cealaltă aplicație ca fișier CSV și încarcă-o în Agendă › Clienți › «Importă clienți». Dacă nu găsești cum să o exporți, cere-o de la serviciul lor de suport; dacă o ai în Excel sau Google Sheets, poți de asemenea să lipești rândurile.
Importarea clienților înseamnă să introduci dintr-o dată lista pe care o ai deja, în loc să înregistrezi fiecare clientă manual. Proyecta ghicește ce conține fiecare coloană și tu corectezi ce e nevoie: Prenume, Nume, Telefon, Email, Zi de naștere, Notă sau Nu importa. Citește titluri în spaniolă sau în engleză (dacă aplicația ta îți dă «First name» și «Last name», le unește pe amândouă), înțelege o zi de naștere scrisă ca «12 martie» sau «12/03/1990» și elimină 044 sau 045 de la numerele vechi. Încap până la 2.000 de cliente per import; dacă ai mai multe, împarți fișierul.
Înainte de a importa vezi ce se va întâmpla cu fiecare rând. Lista lui Lourdes avea 640 de rânduri, iar ecranul i-a spus «Se vor adăuga 607 clienți» și «Se vor omite 33 de rânduri», fiecare cu motivul lui: «fără telefon sau email» sau «repetată în listă (rândul 214)». Cele repetate erau cliente înregistrate de două ori cu același mobil, o dată ca «Fati» și altă dată ca «Fátima Ruiz». Cele care nu aveau telefon nici email nu mai veniseră din 2023, și le-a lăsat deoparte.
Importul nu calcă peste ce ai deja. Dacă o clientă era deja în Clienți pentru că ți-a scris pe WhatsApp, fișa ei se completează. Dacă o aveai deja înregistrată, nu-i schimbă numele nici telefonul; doar îi adaugă ziua de naștere sau notița care-i lipseau. Și dacă se întrerupe la mijloc, încarci din nou aceeași listă: cele care au intrat deja se omit.
Mapează coloana de observații ca Notă. În lista lui Lourdes, acolo venea ce trebuie să știe o terapeută nouă, ca «nu-i place să vorbească în timpul ședinței» sau «presiune ușoară pe picioare». Dacă vreuna are ședințe rămase dintr-un pachet din cealaltă aplicație, notează-l în aceeași notă și scade-le manual. Butonul apare doar în contul tău de proprietară.
Ce se întâmplă cu programările pe care le aveai deja?
Programările nu se importă: le treci tu, una câte una, cu «Programare nouă» în Calendar. Începe cu cea mai apropiată și termină cu cea mai îndepărtată pe care o ai.
Cum clientele tale sunt deja în Clienți, când scrii numele agenda te întreabă «E una dintre clientele tale?» și o alegi din listă, fără să creezi alta identică. Lourdes avea 46 de programări în următoarele trei săptămâni și le-a trecut într-o după-amiază, cu aplicația veche deschisă alături de cea nouă.
Dacă site-ul tău e deja publicat și clienta are telefon, la salvarea programării îi ajunge o confirmare prin WhatsApp și, cu o zi înainte, amintirea ei, cu excepția cazului în care ți-a spus că nu vrea notificări. Pleacă de pe linia de notificări a Proyecta cu numele afacerii tale, nu de pe mobilul tău, așa că pentru ea e un număr pe care nu-l cunoaște.
De aceea, înainte să treacă programările, Lourdes le-a scris de pe propriul WhatsApp celor 46: «Am schimbat agenda. O să-ți vină un mesaj ca să-ți confirmi programarea de joi. E la aceeași oră, nu se schimbă nimic». Așa, când a ajuns confirmarea, niciuna n-a întrebat cine îi scrie.
Nu anula încă cealaltă aplicație. Las-o activă, fără s-o anunți, până trece ultima programare făcută acolo, și în primele două săptămâni deschide-o în fiecare seară: dacă cineva a rezervat cu linkul vechi, treci programarea și o anunți.
Unde trebuie să schimb linkul ca să fiu rezervată pe cel nou?
În toate locurile unde trăiește linkul vechi, și în aceeași zi. Cele obișnuite sunt bio-ul de Instagram, profilul tău de Google Maps, profilul de WhatsApp Business și pagina ta de Facebook.
Lourdes a schimbat cele patru într-o duminică seara. Marțea următoare, o clientă a rezervat în aplicația veche. Linkul venea din mesajul de bun venit al WhatsApp Business, pe care îl scrisese cu doi ani în urmă și nici nu mai ținea minte. Cum verifica aplicația veche în fiecare seară, l-a văzut chiar în marțea aceea, a trecut programarea și a corectat mesajul. Verifică și răspunsurile rapide și poveștile evidențiate.
Cât durează să schimbi aplicația de programări?
Între două și patru săptămâni de la început până la sfârșit, deși munca reală încape într-un weekend. Lista se importă în câteva minute, vreo cincizeci de programări se trec într-o după-amiază și linkul se schimbă într-o oră. Ce prelungește schimbarea e perioada de tranziție: aplicația veche rămâne deschisă până trece ultima programare făcută în ea.
Înainte să schimbi ceva, notează unde trăiește linkul tău
Astăzi, chiar dacă încă nu te-ai decis, deschide Instagram, profilul tău de Google, WhatsApp Business și Facebook, și notează pe o foaie fiecare loc unde apare linkul aplicației tale de programări. Cu foaia aceea, în ziua schimbării nu-ți scapă niciunul.
Când vrei să faci pasul, descrie-ți spa-ul pe proyecta.dev cu ceva de genul «o pagină pentru spa-ul meu de tratamente corporale în Coyoacán, cu drenaj limfatic, radiofrecvență și tratamente faciale, durata și prețul fiecăruia, și programări online cu fiecare terapeută». Îți rezultă pagina cu agenda inclusă, și din Clienți îți imporți lista.