Müşterilerini kaybetmeden randevu uygulamanı nasıl değiştirirsin

Lourdes, Coyoacán’da vücut bakımı yapan bir spa işletiyor: lenf drenajı, radyofrekans ve cilt bakımı, kendisi dışında iki terapistle birlikte. Üç yıldır başka bir randevu uygulaması kullanıyor ve yazdan beri ayrılmak istiyor, çünkü web sitesi bir şey, randevu takvimi başka bir şey ve kendisini rezerve ettikleri link kendi adından önce uygulamanın adını taşıyor. Onu durduran şey, randevu uygulamasını değiştirmeyi düşününce aklına gelen o soruydu: peki perşembe günkü hanım gelip hiçbir yerde kayıtlı olmadığını görürse ne olacak?

Plansız geçiş yapmak gerçekten müşteri kaybettirir: eski uygulamada rezervasyon yapıp onu bulamayan bir takvime gelen müşteri, Instagram’ındaki linki kullanmaya devam eden müşteri, bilmediği bir numaradan mesaj alıp açmayan müşteri. Üçü de ne taşındığını ve hangi sırayla taşındığını bilirsen önlenir.

Randevu uygulamasını değiştirirken ne taşınması gerekir?

Üç şey, ve bunlardan sadece biri bir kerede yapılır. Müşteri listen (ad, telefon, e‑posta, doğum günü ve notlar) tam olarak içeri aktarılır. Zaten planlanmış olan randevular yeni takvime yeniden yazılır. Ve seni rezerve ettikleri link, yayınladığın her yerde değiştirilir.

Sıra önemli: önce liste, sonra randevular, en son link. Yeni linki randevuları taşımadan yayınlarsan, yeni takvimin perşembe saat 11:00’ın boş olduğunu düşünür ve biri o saati, zaten o saati olan hanımın üzerine rezerve eder.

Müşteri listemi Proyecta’ya nasıl taşırım?

Listeni diğer uygulamadan CSV dosyası olarak indir ve Agenda › Clientes › «Importar clientes»‘ten yükle. Nasıl dışa aktarılacağını bulamıyorsan destek ekibinden iste; Excel veya Google Sheets’te varsa, satırları doğrudan da yapıştırabilirsin.

Müşteri aktarmak, zaten elinde olan listeyi bir kerede sisteme sokmak demektir, her müşteriyi tek tek elle kaydetmek yerine. Proyecta her sütunda ne olduğunu tahmin eder ve sen gerekeni düzeltirsin: Ad, Soyad, Telefon, E‑posta, Doğum Günü, Not veya Aktarma. Başlıkları İspanyolca veya İngilizce okur (uygulaman sana «First name» ve «Last name» veriyorsa, ikisini birleştirir), «12 de marzo» veya «12/03/1990» gibi yazılmış bir doğum gününü anlar ve eski numaralardaki 044 veya 045’i kaldırır. Bir aktarımda 2.000 müşteriye kadar yer var; daha fazlaysa dosyayı bölersin.

Aktarmadan önce her satıra ne olacağını görürsün. Lourdes’in listesinde 640 satır vardı ve ekran ona «607 müşteri eklenecek» ve «33 satır atlanacak» dedi, her birinin nedeniyle birlikte: «telefon veya e‑posta yok» veya «listede tekrarlanıyor (satır 214)». Tekrarlananlar aynı cep telefonuyla iki kez kaydedilmiş müşterilerdi, bir kez «Fati», bir kez «Fátima Ruiz» olarak. Telefonu veya e‑postası olmayanlar 2023’ten beri gelmiyordu ve onları dışarıda bıraktı.

Aktarma elinde zaten olanı ezmez. Bir müşteri sana WhatsApp’tan yazdığı için zaten Clientes’teyse, kartı tamamlanır. Zaten kayıtlıysa, adını veya telefonunu değiştirmez; sadece eksik olan doğum gününü veya notu ekler. Ve yarıda kesilirse, aynı listeyi yeniden yüklersin: zaten girmiş olanlar atlanır.

Gözlem sütununu Not olarak eşleştir. Lourdes’in listesinde orada yeni bir terapistin bilmesi gereken şeyler vardı, «seans sırasında konuşmaktan hoşlanmıyor» veya «bacaklarda hafif basınç» gibi. Eğer bir müşterinin diğer uygulamadan kalan paket seansları varsa, bunu aynı nota yaz ve elle düş. Buton sadece sahibinin hesabında görünür.

Zaten planlanmış randevulara ne olur?

Randevular aktarılmaz: Takvim’den «Nueva cita» ile sen taşırsın, tek tek. En yakın randevudan başla, en uzak olanla bitir.

Müşterilerin zaten Clientes’te olduğu için, adı yazdığında takvim sana «¿Es alguno de tus clientes?» diye sorar ve onu aynısını yeniden oluşturmadan listeden seçersin. Lourdes’in önümüzdeki üç haftada 46 randevusu vardı ve bunları bir öğleden sonra, eski uygulama yanında açık şekilde, yeni uygulamaya taşıdı.

Sayfan zaten yayındaysa ve müşterinin telefonu varsa, randevuyu kaydettiğinde ona WhatsApp’tan bir onay gelir ve bir gün önce hatırlatması gelir, sana bildirim istemediğini söylememiş olduğu sürece. Proyecta’nın bildirim hattından, cep telefonundan değil, işletmenin adıyla gelir, yani onun için tanımadığı bir numaradır.

Bu yüzden, randevuları taşımadan önce, Lourdes kendi WhatsApp’ından 46 kişiye şunu yazdı: «Takvim değiştirdim. Perşembe günkü randevunu onaylamak için bir mesaj gelecek. Aynı saat, hiçbir şey değişmiyor». Böylece onay geldiğinde hiçbiri kimin yazdığını sormadı.

Diğer uygulamayı henüz iptal etme. Orada sana ayarlanmış son randevu geçene kadar duyurmadan canlı bırak, ve ilk iki hafta her gece aç: eski linkle biri rezervasyon yapmışsa, randevuyu taşır ve ona haber verirsin.

Yeni uygulamada rezervasyon alabilmem için linki nerede değiştirmem gerekir?

Eski linkin yaşadığı her yerde, ve aynı gün. Her zamankiler Instagram biyografin, Google Haritalar profilin, WhatsApp Business profilin ve Facebook sayfandır.

Lourdes dördünü bir pazar akşamı değiştirdi. Sonraki salı, bir müşteri eski uygulamada rezervasyon yaptı. Link, iki yıl önce yazdığı ve artık hatırlamadığı WhatsApp Business hoş geldin mesajından geliyordu. Eski uygulamayı her gece kontrol ettiği için, aynı salı günü fark etti, randevuyu taşıdı ve mesajı düzeltti. Hızlı yanıtlarını ve öne çıkan hikayelerini de kontrol et.

Randevu uygulamasını değiştirmek ne kadar sürer?

Baştan sona iki ile dört hafta arası, gerçi asıl iş bir hafta sonuna sığıyor. Liste dakikalar içinde aktarılır, elli kadar randevu bir öğleden sonrada taşınır ve link bir saatte değiştirilir. Geçişi uzatan şey örtüşmedir: eski uygulama, orada ayarlanmış son randevu geçene kadar açık kalır.

Hiçbir şeyi değiştirmeden önce, linkinin nerede yaşadığını not et

Bugün, henüz karar vermemiş olsan bile, Instagram’ını, Google profilini, WhatsApp Business’ını ve Facebook’unu aç ve randevu uygulaman linkinin göründüğü her yeri bir kağıda not et. O kağıtla, değişim günü hiçbiri kaçmaz.

Adımı atmak istediğinde, spa’nı proyecta.dev’de şöyle bir şeyle anlat: «Coyoacán’da vücut bakımı yapan spa’m için bir sayfa, lenf drenajı, radyofrekans ve cilt bakımı, süreleri ve fiyatlarıyla, ve her terapistle online randevu». Takvimi içinde olan sayfan çıkar, ve Clientes’ten listeni aktarırsın.