Як перейти на інший застосунок для запису клієнтів і не втратити клієнток
Щоб перейти на інший застосунок для запису, ти переносиш три речі — список клієнток, вже заплановані зустрічі та посилання, за яким тебе бронюють. У Proyecta список завантажується одразу, до 2000 клієнток; майбутні зустрічі переносиш сама.
У Лурдес спа-салон з процедурами для тіла в Коякані: лімфодренаж, радіочастотна терапія та догляд за обличчям, і крім неї там працюють ще дві терапевтки. Вже три роки вона користується іншим застосунком для запису і з літа хоче з нього піти, бо її сайт — це одне, її календар — зовсім інше, а посилання, за яким її бронюють, носить назву застосунку, а не її власну. Що її зупиняло — це питання, яке виникає у кожної, хто думає перейти на інший застосунок для запису: а що якщо жінка, яка мала прийти у четвер, прийде, а її ніде немає в записах?
Перехід без плану справді коштує клієнток: та, що забронювала у старому застосунку і приходить до календаря, де її немає; та, що й далі користується посиланням з твого Instagram; та, що отримує повідомлення з незнайомого номера і не відкриває його. Усіх трьох можна уникнути, якщо знаєш, що переносити і в якому порядку.
Що потрібно перенести, коли переходиш на інший застосунок для запису?
Три речі, і лише одна робиться одним махом. Твій список клієнток (імʼя, телефон, email, день народження і примітки) переноситься повністю. Зустрічі, які вже заплановані, потрібно заново вписати в новий календар. А посилання, за яким тебе бронюють, треба змінити всюди, де ти його опублікувала.
Порядок має значення: спочатку список, потім зустрічі, і насамкінець — посилання. Якщо опублікувати нове посилання раніше, ніж перенесеш зустрічі, твій новий календар вважатиме, що четвер об 11:00 вільний, і хтось забронює цей час поверх жінки, яка вже його мала.
Як перенести список клієнток у Proyecta?
Завантаж свій список з іншого застосунку як CSV-файл і завантаж його в Agenda › Clientes › «Importar clientes». Якщо не знаходиш, як його експортувати, попроси про це в їхній службі підтримки; якщо список у Excel або Google Sheets, можеш просто вставити рядки.
Імпорт клієнток — це завантажити одразу весь список, що вже є, замість того щоб заводити кожну клієнтку вручну. Proyecta вгадує, що є в кожній колонці, а ти виправляєш, де потрібно: Імʼя, Прізвище, Телефон, Email, День народження, Примітка або Не імпортувати. Система розпізнає заголовки іспанською або англійською (якщо твій застосунок дає «First name» і «Last name», вона обʼєднає їх), розуміє день народження, записаний як «12 de marzo» або «12/03/1990», і забирає коди 044 чи 045 зі старих номерів. За один імпорт можна завантажити до 2000 клієнток; якщо у тебе більше — поділи файл.
Перед імпортом ти бачиш, що станеться з кожним рядком. У списку Лурдес було 640 рядків, і екран показав «Буде додано 607 клієнток» і «Пропущено 33 рядки», кожен зі своєю причиною: «немає телефону чи email» або «повторюється у списку (рядок 214)». Повтори — це клієнтки, заведені двічі з однаковим номером мобільного, раз як «Fati», а другий раз як «Fátima Ruiz». Ті, що не мали ні телефону, ні email, не зʼявлялися з 2023 року, тож вона лишила їх поза списком.
Імпорт не затирає те, що в тебе вже є. Якщо клієнтка вже була в розділі Clientes, бо писала тобі через WhatsApp, її картка просто доповнюється. Якщо вона вже була зареєстрована, система не змінить ні її імʼя, ні телефон — тільки додасть день народження чи примітку, яких не було. А якщо процес обірветься посередині, завантаж той самий список ще раз: ті, що вже увійшли, просто пропустяться.
Познач колонку з примітками як Примітка. У списку Лурдес там було те, що нова терапевтка має знати, наприклад «не любить розмовляти під час сеансу» або «легкий тиск на ноги». Якщо в якоїсь клієнтки залишилися незавершені сеанси з пакета, купленого в іншому застосунку, запиши це в тій самій примітці і відніми їх вручну. Ця кнопка зʼявляється лише в обліковому записі власниці.
Що відбувається з зустрічами, які вже були заплановані?
Зустрічі не імпортуються: ти переносиш їх сама, одну за одною, через «Нова зустріч» у Календарі. Почни з найближчої і закінчи найвіддаленішою з тих, що маєш.
Оскільки твої клієнтки вже є в розділі Clientes, коли вписуєш імʼя, календар питає «Це одна з твоїх клієнток?», і ти вибираєш її зі списку, не створюючи дублікат. У Лурдес було 46 зустрічей на наступні три тижні, і вона перенесла їх за один вечір, тримаючи старий застосунок відкритим поряд з новою.
Якщо твоя сторінка вже опублікована і клієнтка має телефон, при збереженні зустрічі їй прийде підтвердження через WhatsApp, а за день до зустрічі — нагадування, якщо вона не просила не надсилати їй сповіщення. Повідомлення приходить з лінії сповіщень Proyecta під назвою твого бізнесу, а не з твого мобільного, тому для неї це незнайомий номер.
Саме тому, перед тим як переносити зустрічі, Лурдес написала всім 46 клієнткам зі свого власного WhatsApp: «Я перейшла на новий календар. Тобі прийде повідомлення для підтвердження твоєї зустрічі в четвер. Це той самий час, нічого не змінюється». Тож коли прийшло підтвердження, жодна не запитала, хто їй пише.
Не скасовуй старий застосунок одразу. Залиш його живим, не анонсуючи, доки не пройде остання зустріч, запланована там, а перші два тижні відкривай його щовечора: якщо хтось забронював за старим посиланням, перенеси зустріч і попередь клієнтку.
Де треба змінити посилання, щоб бронювали в новому застосунку?
Усюди, де живе старе посилання, і в один і той самий день. Звичні місця — це біо в Instagram, профіль у Google Maps, профіль WhatsApp Business і сторінка у Facebook.
Лурдес змінила всі чотири в неділю ввечері. У наступний вівторок клієнтка забронювала у старому застосунку. Посилання було зі вітального повідомлення її WhatsApp Business, яке вона написала два роки тому і вже й не пам’ятала про нього. Оскільки вона перевіряла старий застосунок щовечора, вона побачила це того ж вівторка, перенесла зустріч і виправила повідомлення. Перевір також свої швидкі відповіді та закріплені історії.
Скільки часу займає перехід на інший застосунок для запису?
Від двох до чотирьох тижнів від початку до кінця, хоча сама реальна робота вкладається у вихідні. Список імпортується за хвилини, приблизно п’ятдесят зустрічей переносяться за один вечір, а посилання змінюється за годину. Те, що розтягує процес, — це перехресний період: старий застосунок залишається відкритим, доки не пройде остання запланована в ній зустріч.
Перед тим як щось змінювати, запиши, де живе твоє посилання
Сьогодні, навіть якщо ти ще не вирішила остаточно, відкрий свій Instagram, профіль Google, WhatsApp Business і Facebook і запиши на листочку кожне місце, де зʼявляється посилання твого застосунку для запису. З цим списком у день переходу жодне не випаде з уваги.
Коли будеш готова зробити крок, опиши свій спа-салон на proyecta.dev так: «сторінка для мого спа з процедурами для тіла в Коякані, з лімфодренажем, радіочастотною терапією та доглядом за обличчям, їхньою тривалістю й ціною, та онлайн-записом до кожної терапевтки». Отримаєш сторінку з вбудованим календарем, а зі розділу Clientes імпортуєш свій список.