如何更换预约应用而不流失客户

露尔德(Lourdes)在科约阿坎经营一家身体护理spa:淋巴引流、射频和面部护理,除她本人外还有两位理疗师。她用另一款预约应用已经三年了,从今年夏天起就想换掉它,因为她的网站是一回事,她的预约日程又是另一回事,而客户用来预约她的链接上,打头的是那个应用的名字,而不是她自己的名字。真正让她迟迟不敢行动的,是每个想换预约应用的人都会问自己的问题:要是周四那位女士来了,却在哪儿都找不到她的预约记录怎么办?

没有计划就直接换,确实会让你流失客户:有人在旧应用上预约了,结果到了新日程表却找不到她的记录;有人一直在用你Instagram简介里的旧链接;还有人收到一条陌生号码发来的消息,根本不打开看。只要你清楚要迁移什么、按什么顺序来,这三种情况都能避免。

更换预约应用时,你需要迁移哪些内容?

三件事,但只有一件能一次搞定。你的客户名单(姓名、电话、邮箱、生日和备注)可以完整导入;已经约好的预约需要你在新日程表里重新记一遍;而客户用来预约你的链接,要在你发布过它的每一个地方都换掉。

顺序很重要:先导入名单,再转移预约,最后才换链接。如果你在转移预约之前就发布了新链接,新的日程表会以为周四11点是空的,结果有人会预约到那位已经占了这个时段的女士头上。

怎样把客户名单导入 Proyecta?

把你的名单从旧应用上以 CSV 文件的形式下载下来,然后在「日程 › 客户 › 导入客户」里上传。如果你找不到导出方法,就找他们的客服要;如果名单存在 Excel 或 Google Sheets 里,也可以直接粘贴整行数据。

「导入客户」的作用,就是把你已有的名单一次性批量导入,而不用一个一个手动添加客户。Proyecta 会自动判断每一列对应的内容,你再修正需要调整的地方:姓名、姓氏、电话、邮箱、生日、备注,或者不导入。它能识别西班牙语或英语的列标题(如果你的应用给出的是「First name」和「Last name」,它会自动合并成一列),也能看懂写成「3月12日」或「12/03/1990」这样的生日格式,还会把老号码前面的044或045去掉。每次导入最多可以放2,000位客户;如果超过这个数,就把文件拆开分批导入。

导入之前,你会先看到每一行将会怎样处理。露尔德的名单一共有640行,屏幕提示她「将添加607位客户」和「将跳过33行」,每一行都标明了原因:比如「没有电话也没有邮箱」,或者「名单中重复(第214行)」。重复的那些,是同一个手机号被登记了两次,一次叫「Fati」,一次叫「Fátima Ruiz」。那些既没电话也没邮箱的客户,从2023年起就再没来过了,她就把她们排除在外。

导入不会覆盖你已有的数据。如果某位客户因为给你发过WhatsApp消息,已经存在于「客户」里,系统会补全她的资料;如果她已经被登记过,系统不会改动她的姓名或电话,只会补上她缺失的生日或备注。如果导入中途断了,再上传一次同一个文件就行:已经进来的客户会被自动跳过。

把「备注」这一列对应到「Note」上。在露尔德的名单里,这一列写的是新来的理疗师需要知道的事,比如「做护理时不喜欢聊天」或「腿部力道要轻」。如果某位客户在旧应用的套餐里还有剩余次数,就把这个也写进同一条备注里,然后手动把次数减掉。这个按钮只会出现在你作为店主的账户里。

已经约好的预约该怎么办?

预约是不能导入的:你要自己一个一个地转移,在「日历」里用「新建预约」来完成。从最近的那个开始,一直做到最远的那个。

因为你的客户已经在「客户」里了,输入姓名时日程表会问你「是你的某位客户吗?」,你直接从名单里选就行,不会重复创建一个一样的客户。露尔德接下来三周有46个预约,她花了一个下午就全部转移完了,新旧两个应用就开着放在一起对照。

如果你的网站已经上线,客户也留了电话,保存预约时她会收到一条WhatsApp确认消息,提前一天还会收到提醒,除非她之前跟你说过不想收到通知。这些消息是从Proyecta的通知号码发出的,显示的是你店铺的名字,而不是你自己的手机号,所以对她来说,这是一个她不认识的号码。

所以,在转移预约之前,露尔德用自己的WhatsApp给这46位客户都发了一条消息:「我换了预约系统。你会收到一条消息来确认你周四的预约,时间不变,一切照旧。」这样,确认消息到达的时候,没有人问「这是谁发来的」。

先别急着取消旧应用。让它继续开着,不必再宣传,直到你在那上面约到的最后一个预约过去为止;头两周每天晚上都打开看一下:如果有人用旧链接预约了,就把这个预约转移过来,并告知对方。

要在哪些地方换链接,才能让客户在新系统里预约我?

在旧链接出现过的每一个地方,而且要在同一天内全部换掉。常见的位置有:Instagram简介、Google Maps店铺资料、WhatsApp Business资料,以及你的Facebook主页。

露尔德在一个周日晚上把这四个地方都换完了。到了周二,有位客户还是在旧应用上预约了。那个链接来自她WhatsApp Business的欢迎语,是两年前写的,她自己都不记得了。因为她每天晚上都查看旧应用,当天周二就发现了,把预约转过去,也改好了那条欢迎语。你还要检查一下自己的快捷回复和Instagram精选故事。

更换预约应用要花多长时间?

从头到尾大概需要两到四周,但真正要动手的工作,一个周末就能做完。名单几分钟就能导入,大约五十个预约一个下午就能转完,链接一个小时就能换好。真正拉长整个过程的,是新旧交替的那段时间:旧应用要一直开着,直到上面最后一个预约的日期过去为止。

在动手之前,先记下你的链接都藏在哪儿

就算你现在还没下定决心,也可以先打开Instagram、Google资料、WhatsApp Business和Facebook,把预约应用链接出现的每一个地方都写在一张表上。有了这张表,到了真正换的那天,就不会漏掉任何一个。

等你准备好迈出这一步,就去 proyecta.dev 描述你的spa,比如:「给我在科约阿坎的身体护理spa做一个网站,包括淋巴引流、射频和面部护理,写清时长和价格,还要能在线预约每位理疗师」。你的网站就会生成出来,日程系统也内置在里面,然后从「客户」里导入你的名单即可。