Comment changer d'application de rendez-vous sans perdre tes clientes
Pour changer d'application de rendez-vous, tu déplaces trois choses, ta liste de clientes, les rendez-vous déjà pris et le lien où l'on te réserve. Sur Proyecta, la liste s'importe en une fois, jusqu'à 2 000 clientes ; les rendez-vous futurs, tu les transfères toi-même.
Lourdes a un spa de soins corporels à Coyoacán : drainage lymphatique, radiofréquence et soins du visage, avec deux thérapeutes en plus d’elle-même. Elle utilise une autre application de rendez-vous depuis trois ans et, depuis l’été, elle veut en changer, parce que son site web est une chose, son agenda en est une autre, et le lien où l’on prend rendez-vous porte le nom de l’application avant le sien. Ce qui la freinait, c’était la question que l’on se pose quand on pense à changer d’application de rendez-vous : et si la cliente du jeudi arrive et qu’elle n’est inscrite nulle part ?
Changer sans plan coûte bel et bien des clientes : celle qui a réservé sur l’ancienne application et arrive devant un agenda qui ne la connaît pas, celle qui continue d’utiliser le lien de ton Instagram, celle qui reçoit un message d’un numéro inconnu et ne l’ouvre pas. Les trois cas s’évitent si tu sais quoi déplacer, et dans quel ordre.
Que dois-tu déplacer quand tu changes d’application de rendez-vous ?
Trois choses, et une seule se fait en un seul geste. Ta liste de clientes (nom, téléphone, e-mail, anniversaire et notes) s’importe entièrement. Les rendez-vous déjà pris doivent être réécrits dans le nouvel agenda. Et le lien où l’on te réserve doit être changé partout où tu l’as publié.
L’ordre compte : d’abord la liste, ensuite les rendez-vous, et le lien en dernier. Si tu publies le nouveau lien avant d’avoir transféré les rendez-vous, ton nouvel agenda croit que le jeudi à 11h00 est libre, et quelqu’un va réserver ce créneau par-dessus la cliente qui l’avait déjà.
Comment transférer ma liste de clientes vers Proyecta ?
Télécharge ta liste depuis l’autre application au format CSV et importe-la dans Agenda › Clients › « Importer des clients ». Si tu ne trouves pas comment l’exporter, demande à leur support ; si tu l’as dans Excel ou Google Sheets, tu peux aussi coller les lignes directement.
Importer des clientes consiste à intégrer d’un coup la liste que tu as déjà, plutôt que de créer chaque fiche cliente à la main. Proyecta devine ce que contient chaque colonne et tu corriges ce qu’il faut : Prénom, Nom, Téléphone, E-mail, Anniversaire, Note ou Ne pas importer. L’outil lit des en-têtes en espagnol ou en anglais (si ton application te donne « First name » et « Last name », il fusionne les deux), comprend un anniversaire écrit « 12 de marzo » ou « 12/03/1990 » et retire le 044 ou le 045 des anciens numéros. Jusqu’à 2 000 clientes par importation ; si tu en as plus, tu divises le fichier.
Avant d’importer, tu vois ce qui va se passer pour chaque ligne. La liste de Lourdes comptait 640 lignes et l’écran lui a indiqué « 607 clients seront ajoutés » et « 33 lignes seront ignorées », chacune avec sa raison : « sans téléphone ni e-mail » ou « doublon dans la liste (ligne 214) ». Les doublons étaient des clientes créées deux fois avec le même portable, une fois sous « Fati » et une autre sous « Fátima Ruiz ». Celles sans téléphone ni e-mail n’étaient pas venues depuis 2023, et elle les a laissées de côté.
L’importation n’écrase pas ce que tu as déjà. Si une cliente figurait déjà dans Clients parce qu’elle t’a écrit sur WhatsApp, sa fiche se complète. Si elle était déjà enregistrée, son nom et son téléphone ne changent pas ; on ajoute seulement l’anniversaire ou la note qui manquait. Et si l’importation s’arrête en cours de route, tu réimportes la même liste : celles déjà entrées sont simplement ignorées.
Associe la colonne des observations à Note. Dans la liste de Lourdes, on y trouvait ce qu’une nouvelle thérapeute a besoin de savoir, comme « n’aime pas discuter pendant la séance » ou « pression légère sur les jambes ». Si certaines ont des séances restantes d’un forfait de l’autre application, note-le dans cette même note et décompte-les à la main. Le bouton n’apparaît que sur ton compte de propriétaire.
Que se passe-t-il avec les rendez-vous déjà pris ?
Les rendez-vous ne s’importent pas : tu les transfères toi-même, un par un, avec « Nouveau rendez-vous » dans le Calendrier. Commence par le plus proche et termine par le plus lointain.
Comme tes clientes sont déjà dans Clients, en tapant le nom l’agenda te demande « Est-ce l’un de tes clients ? » et tu la sélectionnes dans la liste, sans en créer une autre en double. Lourdes avait 46 rendez-vous sur les trois semaines suivantes et les a transférés en un après-midi, avec l’ancienne application ouverte à côté de la nouvelle.
Si ton site est déjà publié et que la cliente a un numéro de téléphone, dès que tu enregistres le rendez-vous elle reçoit une confirmation par WhatsApp, puis un rappel la veille, sauf si elle t’a dit qu’elle ne voulait pas de notifications. Ces messages partent de la ligne de notifications de Proyecta au nom de ton commerce, pas de ton propre portable : pour elle, c’est donc un numéro qu’elle ne connaît pas.
C’est pourquoi, avant de transférer les rendez-vous, Lourdes a écrit elle-même, depuis son propre WhatsApp, à ses 46 clientes : « J’ai changé d’agenda. Tu vas recevoir un message pour confirmer ton rendez-vous de jeudi. C’est la même heure, rien ne change. » Ainsi, quand la confirmation est arrivée, aucune ne s’est demandé qui lui écrivait.
Ne ferme pas encore l’autre application. Laisse-la active, sans l’annoncer, jusqu’à ce que passe le dernier rendez-vous pris là-bas, et pendant les deux premières semaines ouvre-la chaque soir : si quelqu’un a réservé avec l’ancien lien, tu transfères le rendez-vous et tu la préviens.
Où dois-je changer le lien pour qu’on réserve sur la nouvelle application ?
Partout où vit l’ancien lien, et le même jour. Les emplacements habituels sont la bio Instagram, ton profil Google Maps, le profil WhatsApp Business et ta page Facebook.
Lourdes a changé les quatre un dimanche soir. Le mardi suivant, une cliente a réservé sur l’ancienne application. Le lien venait du message de bienvenue de son WhatsApp Business, écrit il y a deux ans et qu’elle avait complètement oublié. Comme elle vérifiait l’ancienne application chaque soir, elle l’a vu ce même mardi, a transféré le rendez-vous et corrigé le message. Vérifie aussi tes réponses rapides et tes stories à la une.
Combien de temps prend le changement d’application de rendez-vous ?
De deux à quatre semaines du début à la fin, même si le travail réel se tient dans un week-end. La liste s’importe en quelques minutes, une cinquantaine de rendez-vous se transfèrent en un après-midi et le lien se change en une heure. Ce qui allonge le changement, c’est la période de chevauchement : l’ancienne application reste ouverte jusqu’au dernier rendez-vous qui y avait été pris.
Avant de changer quoi que ce soit, note où vit ton lien
Aujourd’hui, même si tu n’es pas encore décidée, ouvre ton Instagram, ton profil Google, ton WhatsApp Business et ton Facebook, et note sur une feuille chaque endroit où apparaît le lien de ton application de rendez-vous. Avec cette feuille, le jour du changement, aucun ne t’échappera.
Quand tu voudras faire le pas, décris ton spa sur proyecta.dev avec quelque chose comme « une page pour mon spa de soins corporels à Coyoacán, avec drainage lymphatique, radiofréquence et soins du visage, leur durée et leur prix, et des rendez-vous en ligne avec chaque thérapeute ». Ta page apparaît avec ton agenda intégré, et depuis Clients tu importes ta liste.