Så byter du bokningsapp utan att tappa dina kunder
När du byter bokningsapp flyttar du tre saker – din kundlista, bokningarna som redan är inbokade och länken där kunderna bokar dig. I Proyecta kommer listan in på en gång, upp till 2 000 kunder; de kommande bokningarna för du över själv.
Lourdes driver en spa för kroppsbehandlingar i Coyoacán: lymfdränage, radiofrekvens och ansiktsbehandlingar, med två terapeuter utöver henne själv. Hon har använt en annan bokningsapp i tre år och har velat byta sedan sommaren, för hennes webbsida är en sak, hennes bokningskalender en annan, och länken där kunderna bokar henne bär apparens namn före hennes eget. Det som höll henne tillbaka var frågan man ställer sig när man funderar på att byta bokningsapp: tänk om damen som kommer på torsdag dyker upp och inte finns antecknad någonstans?
Att byta utan en plan kostar faktiskt kunder: hon som bokade i den gamla appen och dyker upp i en kalender som inte har henne, hon som fortsätter använda länken i ditt Instagram, hon som får ett meddelande från ett okänt nummer och inte öppnar det. Alla tre går att undvika om du vet vad som ska flyttas och i vilken ordning.
Vad måste du flytta när du byter bokningsapp?
Tre saker, och bara en av dem görs i ett enda svep. Din kundlista (namn, telefon, mejl, födelsedag och anteckningar) importeras i sin helhet. De bokningar du redan har inbokade skriver du in på nytt i den nya kalendern. Och länken där man bokar dig byter du ut på varje plats där du har publicerat den.
Ordningen spelar roll: först listan, sedan bokningarna, och länken sist. Om du publicerar den nya länken innan du har fört över bokningarna tror din nya kalender att torsdag klockan 11:00 är ledig, och någon kommer att boka tiden ovanpå damen som redan hade den.
Hur för jag över min kundlista till Proyecta?
Ladda ner din lista från den andra appen som en CSV-fil och ladda upp den under Kalender › Kunder › «Importera kunder». Hittar du inte hur man exporterar den, be deras support om den; har du den i Excel eller Google Sheets kan du också klistra in raderna direkt.
Att importera kunder innebär att hela din befintliga lista kommer in på en gång, istället för att du lägger till varje kund för hand. Proyecta gissar vad som finns i varje kolumn och du rättar till det som behövs: Förnamn, Efternamn, Telefon, Mejl, Födelsedag, Anteckning eller Importera inte. Den läser rubriker på spanska eller engelska (om din app ger dig «First name» och «Last name» slår den ihop dem), förstår en födelsedag skriven som «12 de marzo» eller «12/03/1990», och tar bort 044 eller 045 från gamla telefonnummer. Upp till 2 000 kunder får plats per import; har du fler delar du upp filen.
Innan du importerar ser du vad som kommer att hända med varje rad. Lourdes lista hade 640 rader, och skärmen visade «607 kunder kommer att läggas till» och «33 rader hoppas över», varje en med sin anledning: «saknar telefon och mejl» eller «dubblett i listan (rad 214)». Dubbletterna var kunder registrerade två gånger med samma mobilnummer, en gång som «Fati» och en gång som «Fátima Ruiz». De som saknade både telefon och mejl hade inte varit aktiva sedan 2023, och hon lät dem stanna utanför.
Importen skriver inte över det du redan har. Om en kund redan fanns under Kunder eftersom hon skrivit till dig på WhatsApp fylls hennes kort i. Om hon redan var registrerad ändras inte hennes namn eller telefon; den lägger bara till den födelsedag eller anteckning som saknades. Och om importen avbryts halvvägs laddar du upp samma lista igen: de som redan kommit in hoppas då över.
Koppla kolumnen med observationer till Anteckning. I Lourdes lista stod där det en ny terapeut behöver veta, som «gillar inte att prata under behandlingen» eller «lätt tryck på benen». Har någon kvarvarande behandlingar från ett paket i den andra appen, skriv det i samma anteckning och räkna av dem manuellt. Knappen syns bara i ditt ägarkonto.
Vad händer med bokningar som redan var inbokade?
Bokningar importeras inte: du för över dem själv, en i taget, med «Ny bokning» i Kalendern. Börja med den som ligger närmast i tid och avsluta med den som ligger längst fram.
Eftersom dina kunder redan finns under Kunder frågar kalendern, när du skriver namnet, «Är det en av dina kunder?», och du väljer henne från listan utan att skapa en till likadan. Lourdes hade 46 bokningar under de följande tre veckorna och förde över dem på en eftermiddag, med den gamla appen öppen bredvid den nya.
Om din sida redan är publicerad och kunden har ett telefonnummer, får hon en bekräftelse via WhatsApp när du sparar bokningen, och en dag innan en påminnelse, om hon inte sagt att hon inte vill ha aviseringar. Meddelandet skickas från Proyectas aviseringslinje med namnet på ditt företag, inte från din egen mobil, så för henne är det ett nummer hon inte känner igen.
Därför skrev Lourdes, innan hon förde över bokningarna, från sin egen WhatsApp till alla 46: «Jag har bytt bokningssystem. Du kommer få ett meddelande för att bekräfta din tid på torsdag. Det är samma tid, inget ändras.» Så när bekräftelsen kom var det ingen som undrade vem som skrev.
Avsluta inte den andra appen ännu. Låt den leva vidare, utan att annonsera det, tills den sista bokningen som gjordes där har passerat, och under de första två veckorna öppnar du den varje kväll: om någon har bokat med den gamla länken för du över bokningen och meddelar henne.
Var måste jag byta länken så att man bokar mig i den nya?
På alla platser där den gamla länken finns, och samma dag. De vanligaste är din Instagram-bio, din Google Maps-profil, din WhatsApp Business-profil och din Facebook-sida.
Lourdes bytte alla fyra en söndagskväll. Tisdagen därpå bokade en kund i den gamla appen. Länken kom från välkomstmeddelandet i hennes WhatsApp Business, som hon skrivit för två år sedan och inte längre kom ihåg. Eftersom hon kollade den gamla appen varje kväll såg hon det samma tisdag, förde över bokningen och rättade meddelandet. Kolla också dina snabbsvar och dina sparade stories.
Hur lång tid tar det att byta bokningsapp?
Två till fyra veckor från början till slut, även om det faktiska arbetet ryms på en helg. Listan importeras på några minuter, ett femtiotal bokningar förs över på en eftermiddag och länken byts på en timme. Det som drar ut på bytet är överlappningen: den gamla appen förblir öppen tills den sista bokningen som gjorts i den har passerat.
Innan du ändrar något, skriv upp var din länk finns
Redan i dag, även om du inte har bestämt dig än, öppna din Instagram, din Google-profil, din WhatsApp Business och din Facebook, och skriv upp på ett papper varje plats där länken till din bokningsapp dyker upp. Med den listan missar du ingen den dag du gör bytet.
När du är redo att ta steget, beskriv din spa på proyecta.dev med något i stil med «en sida för min spa för kroppsbehandlingar i Coyoacán, med lymfdränage, radiofrekvens och ansiktsbehandlingar, deras längd och pris, och onlinebokning hos varje terapeut». Din sida kommer ut med bokningskalendern inbyggd, och under Kunder importerar du din lista.