چگونه اپ نوبت‌دهی را عوض کنی بدون اینکه مشتری‌هایت را از دست بدهی
برای عوض کردن اپ نوبت‌دهی باید سه چیز را منتقل کنی: لیست مشتری‌هایت، نوبت‌هایی که از قبل ثبت شده‌اند و لینکی که از آن برایت نوبت می‌گیرند. در Proyecta لیست یک‌جا وارد می‌شود، تا ۲٬۰۰۰ مشتری؛ نوبت‌های آینده را خودت منتقل می‌کنی.
لوردس یک اسپا برای درمان‌های بدنی در کویوآکان دارد: تخلیه لنفاوی، رادیوفرکوئنسی و فیشیال، با دو تراپیست به‌علاوه خودش. سه سال است که از یک اپ نوبت‌دهی دیگر استفاده می‌کند و از تابستان می‌خواهد آن را کنار بگذارد، چون سایتش یک چیز است، تقویمش چیز دیگری، و لینکی که از آن برایش نوبت می‌گیرند اسم اپ را قبل از اسم خودش دارد. چیزی که او را عقب نگه می‌داشت همان سؤالی بود که وقتی فکر عوض کردن اپ نوبت‌دهی به ذهنت می‌رسد: اگر خانمی که پنج‌شنبه نوبت دارد بیاید و هیچ‌جا ثبتش نباشد، چی؟
عوض کردن بدون برنامه واقعاً مشتری از دست می‌دهد: آن که در اپ قدیمی نوبت گرفته و به تقویمی می‌رسد که نوبتش در آن نیست، آن که هنوز از لینک اینستاگرامت استفاده می‌کند، آن که پیامی از یک شماره ناشناس می‌گیرد و بازش نمی‌کند. هر سهٔ این‌ها را می‌شود کنار گذاشت، اگر بدانی چه چیزی باید منتقل شود و به چه ترتیب.
وقتی اپ نوبت‌دهی را عوض می‌کنی، چه چیزهایی را باید منتقل کنی؟
سه چیز، و فقط یکی از آن‌ها یک‌جا انجام می‌شود. لیست مشتری‌هایت (اسم، تلفن، ایمیل، تاریخ تولد و یادداشت‌ها) کامل وارد می‌شود. نوبت‌هایی که از قبل ثبت کرده‌ای باید دوباره در تقویم جدید نوشته شوند. و لینکی که از آن برایت نوبت می‌گیرند، در هر جایی که منتشرش کرده‌ای، باید عوض شود.
ترتیب مهم است: اول لیست، بعد نوبت‌ها، در آخر لینک. اگر لینک جدید را قبل از انتقال نوبت‌ها منتشر کنی، تقویم جدیدت فکر می‌کند پنج‌شنبه ساعت ۱۱:۰۰ خالی است، و یک نفر همان ساعت را رزرو می‌کند، روی نوبت خانمی که از قبل آن را داشت.
چطور لیست مشتری‌هایم را به Proyecta منتقل کنم؟
لیستت را از اپ دیگر به‌صورت فایل CSV دانلود کن و در «تقویم › مشتری‌ها › وارد کردن مشتری‌ها» بالا بیاور. اگر راه خروج گرفتن آن را پیدا نمی‌کنی، از پشتیبانی همان اپ بخواه؛ اگر در Excel یا Google Sheets داری، می‌توانی سطرها را هم کپی‌پیست کنی.
وارد کردن مشتری‌ها یعنی لیستی که از قبل داری را یک‌جا بریزی، به‌جای اینکه هر مشتری را دستی ثبت کنی. Proyecta خودش تشخیص می‌دهد در هر ستون چه چیزی هست و تو هر جا لازم باشد اصلاحش می‌کنی: اسم، فامیل، تلفن، ایمیل، تاریخ تولد، یادداشت یا وارد نشود. عنوان‌ها را هم به اسپانیایی و هم به انگلیسی می‌خواند (اگر اپت «First name» و «Last name» را جدا داده، این دو را با هم ترکیب می‌کند)، تاریخ تولدی مثل «۱۲ مارس» یا «۱۲/۰۳/۱۹۹۰» را می‌فهمد و پیش‌شماره‌های قدیمی ۰۴۴ یا ۰۴۵ را از شماره‌ها حذف می‌کند. هر بار تا ۲٬۰۰۰ مشتری جا می‌شود؛ اگر بیشتر داری، فایل را تقسیم کن.
قبل از وارد کردن، می‌بینی با هر سطر چه اتفاقی می‌افتد. لیست لوردس ۶۴۰ ردیف داشت و صفحه به او گفت «۶۰۷ مشتری اضافه خواهند شد» و «۳۳ سطر رد خواهند شد»، هرکدام با دلیلش: «بدون تلفن یا ایمیل» یا «تکراری در لیست (سطر ۲۱۴)». تکراری‌ها مشتری‌هایی بودند که دو بار با همان موبایل ثبت شده بودند، یک‌بار به اسم «فاتی» و یک‌بار «فاطیما روئیز». آن‌هایی که تلفن یا ایمیل نداشتند از سال ۲۰۲۳ به بعد نیامده بودند، و آن‌ها را کنار گذاشت.
وارد کردن لیست روی چیزی که از قبل داری پا نمی‌گذارد. اگر مشتری‌ای از قبل در «مشتری‌ها» بود چون از طریق WhatsApp برایت پیام فرستاده، پرونده‌اش کامل می‌شود. اگر از قبل ثبتش کرده بودی، اسم یا تلفنش را عوض نمی‌کند؛ فقط تاریخ تولد یا یادداشتی که کم داشت را اضافه می‌کند. و اگر وسط کار قطع شد، همان لیست را دوباره بالا می‌بری: آن‌هایی که قبلاً وارد شده‌اند رد می‌شوند.
ستون توضیحات را به‌عنوان یادداشت تطبیق بده. در لیست لوردس آنجا چیزهایی بود که یک تراپیست جدید باید بداند، مثل «دوست ندارد در طول جلسه صحبت کند» یا «فشار ملایم روی پاها». اگر یکی از مشتری‌ها جلسه‌های باقی‌مانده از یک پکیج در اپ قدیمی دارد، همان را در همین یادداشت بنویس و دستی کسرش کن. این دکمه فقط در حساب کاربری مالک ظاهر می‌شود.
نوبت‌هایی که از قبل ثبت شده بودند، چه می‌شوند؟
نوبت‌ها وارد نمی‌شوند: خودت آن‌ها را، یکی‌یکی، با «نوبت جدید» در تقویم منتقل می‌کنی. از نزدیک‌ترین شروع کن و به دورترینی که داری برس.
چون مشتری‌هایت از قبل در «مشتری‌ها» هستند، وقتی اسم را می‌نویسی، تقویم از تو می‌پرسد «یکی از مشتری‌هایت است؟» و از لیست انتخابش می‌کنی، بدون اینکه یک نسخهٔ تکراری بسازی. لوردس ۴۶ نوبت در سه هفتهٔ بعدی داشت و همه را در یک بعدازظهر منتقل کرد، با اپ قدیمی باز کنار اپ جدید.
اگر سایتت از قبل منتشر شده و مشتری تلفن دارد، همان لحظه که نوبت را ذخیره می‌کنی، یک تأییدیه از WhatsApp برایش می‌رود و، یک روز قبل، یادآوری‌اش، مگر اینکه خودش گفته باشد نمی‌خواهد اطلاعیه بگیرد. این پیام از شماره اطلاعیه‌های Proyecta با اسم کسب‌وکارت می‌آید، نه از موبایل خودت، پس برای او یک شماره ناشناس است.
به همین دلیل، قبل از انتقال نوبت‌ها، لوردس از WhatsApp خودش به هر ۴۶ نفر نوشت: «تقویمم را عوض کردم. یک پیام برایت می‌آید تا نوبت پنج‌شنبه‌ات را تأیید کنی. همان ساعت است، هیچ‌چیز عوض نمی‌شود.» این‌طوری، وقتی تأییدیه رسید، هیچ‌کس نپرسید چه کسی برایش نوشته.
اپ دیگر را هنوز لغو نکن. بگذار زنده بماند، بدون اینکه خبرش را جایی بدهی، تا آخرین نوبتی که آنجا برایت گرفته‌اند بگذرد، و دو هفتهٔ اول هر شب آن را باز کن: اگر کسی با لینک قدیمی نوبت گرفته، نوبتش را منتقل کن و به او بگو.
لینک را کجاها باید عوض کنم تا در تقویم جدید برایم نوبت بگیرند؟
در هر جایی که لینک قدیمی زندگی می‌کند، و همان روز. جاهای همیشگی‌اش بیوی اینستاگرام، پروفایل Google Maps، پروفایل WhatsApp Business و صفحهٔ فیسبوکت هستند.
لوردس هر چهار تا را یک یکشنبه شب عوض کرد. سه‌شنبهٔ بعد، یک مشتری در اپ قدیمی نوبت گرفت. لینک از پیام خوش‌آمدگویی WhatsApp Business او می‌آمد، پیامی که دو سال پیش نوشته بود و دیگر یادش هم نبود. چون هر شب اپ قدیمی را چک می‌کرد، همان سه‌شنبه آن را دید، نوبت را منتقل کرد و پیام را اصلاح کرد. پاسخ‌های سریع و استوری‌های هایلایت‌شده‌ات را هم چک کن.
عوض کردن اپ نوبت‌دهی چقدر طول می‌کشد؟
از دو تا چهار هفته، از اول تا آخر، هرچند کار واقعی در یک آخر هفته جا می‌شود. لیست در چند دقیقه وارد می‌شود، حدود پنجاه نوبت در یک بعدازظهر منتقل می‌شوند و لینک در یک ساعت عوض می‌شود. چیزی که این انتقال را طول می‌دهد، همپوشانی است: اپ قدیمی باز می‌ماند تا آخرین نوبتی که در آن ثبت شده بگذرد.
قبل از اینکه چیزی را عوض کنی، بنویس لینکت کجاها زندگی می‌کند
همین امروز، حتی اگر هنوز تصمیمت را نگرفته‌ای، اینستاگرامت، پروفایل Google، WhatsApp Business و فیسبوکت را باز کن و در یک برگه هر جایی که لینک اپ نوبت‌دهی‌ات ظاهر می‌شود را بنویس. با آن برگه، روز عوض کردن هیچ‌کدام از دستت در نمی‌رود.
وقتی خواستی این قدم را برداری، اسپایت را در proyecta.dev توصیف کن، چیزی مثل «یک سایت برای اسپای درمان‌های بدنی‌ام در کویوآکان، با تخلیه لنفاوی، رادیوفرکوئنسی و فیشیال، با مدت‌زمان و قیمتشان، و نوبت‌دهی آنلاین با هر تراپیست». سایتت با تقویم داخلش بیرون می‌آید، و از «مشتری‌ها» لیستت را وارد می‌کنی.