Come cambiare app di prenotazione senza perdere le tue clienti

Lourdes ha uno spa di trattamenti corporei a Coyoacán: drenaggio linfatico, radiofrequenza e trattamenti viso, con due terapiste oltre a lei. Usa un’altra app di prenotazione da tre anni e dall’estate vuole cambiare, perché il suo sito è una cosa, la sua agenda è un’altra e il link con cui le prenotano porta il nome dell’app prima del suo. Quello che la frenava era la domanda che ti fai quando pensi a cambiare app di prenotazione: e se la signora del giovedì arriva e non è segnata da nessuna parte?

Cambiare senza un piano costa davvero delle clienti: quella che ha prenotato nell’app vecchia e arriva a un’agenda che non la trova, quella che continua a usare il link del tuo Instagram, quella che riceve un messaggio da un numero che non conosce e non lo apre. Si evitano tutte e tre se sai cosa si sposta e in che ordine.

Cosa devi spostare quando cambi app di prenotazione?

Tre cose, e solo una si fa in un colpo. La tua lista di clienti (nome, telefono, email, compleanno e note) si importa tutta intera. Gli appuntamenti che hai già fissato li riscrivi nell’agenda nuova. E il link con cui ti prenotano lo cambi in ogni posto dove lo avevi pubblicato.

L’ordine conta: prima la lista, poi gli appuntamenti, infine il link. Se pubblichi il link nuovo prima di trasferire gli appuntamenti, la tua agenda nuova crede che il giovedì alle 11:00 sia libero, e qualcuno lo prenoterà sopra alla signora che lo aveva già.

Come trasferisco la mia lista di clienti a Proyecta?

Scarica la tua lista dall’altra app come file CSV e caricala in Agenda › Clienti › «Importa clienti». Se non trovi come esportarla, chiedila al loro supporto; se l’hai in Excel o Google Sheets, puoi anche incollare le righe.

Importare clienti vuol dire inserire in un colpo la lista che hai già, invece di registrare ogni cliente a mano. Proyecta indovina cosa c’è in ogni colonna e tu correggi quello che serve: Nome, Cognome, Telefono, Email, Compleanno, Nota o Non importare. Legge le intestazioni in spagnolo o in inglese (se la tua app ti dà «First name» e «Last name», li unisce), capisce un compleanno scritto come «12 marzo» o «12/03/1990» e toglie il prefisso 044 o 045 dai numeri vecchi. Entrano fino a 2.000 clienti per importazione; se ne hai di più, dividi il file.

Prima di importare vedi cosa succederà a ogni riga. La lista di Lourdes aveva 640 righe e lo schermo le disse «Verranno aggiunti 607 clienti» e «Verranno omesse 33 righe», ognuna con il suo motivo: «senza telefono né email» o «ripetuta nella lista (riga 214)». Le ripetute erano clienti registrate due volte con lo stesso cellulare, una volta come «Fati» e un’altra come «Fátima Ruiz». Quelle senza telefono né email non le vedeva dal 2023, e le ha lasciate fuori.

L’importazione non sovrascrive quello che hai già. Se una cliente era già in Clienti perché ti aveva scritto su WhatsApp, la sua scheda si completa. Se l’avevi già registrata, non le cambia il nome né il telefono; le aggiunge solo il compleanno o la nota che le mancava. E se si interrompe a metà, carichi di nuovo la stessa lista: quelle già entrate vengono omesse.

Mappa la colonna delle osservazioni come Nota. Nella lista di Lourdes lì c’era quello che una terapista nuova deve sapere, come «non le piace parlare durante la seduta» o «pressione leggera sulle gambe». Se qualcuna ha sedute in sospeso di un pacchetto dell’altra app, scrivilo in quella stessa nota e scalale a mano. Il pulsante appare solo nel tuo account di proprietaria.

Cosa succede agli appuntamenti che aveva già fissato?

Gli appuntamenti non si importano: li sposti tu, uno per uno, con «Nuovo appuntamento» nel Calendario. Comincia dal più vicino e finisci con il più lontano che hai.

Dato che le tue clienti sono già in Clienti, quando scrivi il nome l’agenda ti chiede «È uno dei tuoi clienti?» e la scegli dalla lista, senza crearne un’altra uguale. Lourdes aveva 46 appuntamenti nelle tre settimane successive e li ha trasferiti in un pomeriggio, con l’app vecchia aperta accanto a quella nuova.

Se la tua pagina è già pubblicata e la cliente ha un telefono, quando salvi l’appuntamento le arriva una conferma su WhatsApp e, un giorno prima, il suo promemoria, a meno che non ti abbia detto che non vuole avvisi. Parte dalla linea di avvisi di Proyecta con il nome della tua attività, non dal tuo cellulare, quindi per lei è un numero che non conosce.

Per questo, prima di trasferire gli appuntamenti, Lourdes ha scritto dal proprio WhatsApp a tutte e 46: «Ho cambiato agenda. Ti arriverà un messaggio per confermare il tuo appuntamento di giovedì. È lo stesso orario, non cambia niente». Così, quando è arrivata la conferma, nessuna si è chiesta chi le stesse scrivendo.

Non disattivare ancora l’altra app. Lasciala attiva, senza pubblicizzarla, finché non passa l’ultimo appuntamento fissato lì, e nelle prime due settimane aprila ogni sera: se qualcuno ha prenotato con il link vecchio, trasferisci l’appuntamento e avvisala.

Dove devo cambiare il link perché mi prenotino con quello nuovo?

In tutti i posti dove vive il link vecchio, e lo stesso giorno. I soliti sono la bio di Instagram, il tuo profilo di Google Maps, il profilo di WhatsApp Business e la tua pagina di Facebook.

Lourdes ha cambiato tutti e quattro una domenica sera. Il martedì successivo, una cliente ha prenotato nell’app vecchia. Il link veniva dal messaggio di benvenuto del suo WhatsApp Business, che aveva scritto due anni prima e non ricordava più. Dato che controllava l’app vecchia ogni sera, l’ha visto quello stesso martedì, ha trasferito l’appuntamento e corretto il messaggio. Controlla anche le tue risposte rapide e le tue storie in evidenza.

Quanto tempo ci vuole per cambiare app di prenotazione?

Da due a quattro settimane dall’inizio alla fine, anche se il lavoro vero e proprio sta in un fine settimana. La lista si importa in pochi minuti, una cinquantina di appuntamenti si trasferiscono in un pomeriggio e il link si cambia in un’ora. Quello che allunga il cambio è la sovrapposizione: l’app vecchia resta attiva finché non passa l’ultimo appuntamento fissato lì.

Prima di cambiare qualcosa, segna dove vive il tuo link

Oggi, anche se non ti sei ancora decisa, apri il tuo Instagram, il tuo profilo Google, il tuo WhatsApp Business e il tuo Facebook, e scrivi su un foglio ogni posto dove appare il link della tua app di prenotazione. Con quel foglio, il giorno del cambio non te ne scappa nessuno.

Quando vorrai fare il passo, descrivi il tuo spa su proyecta.dev con qualcosa come «una pagina per il mio spa di trattamenti corporei a Coyoacán, con drenaggio linfatico, radiofrequenza e trattamenti viso, la loro durata e il loro prezzo, e appuntamenti online con ogni terapista». Ottieni la tua pagina con l’agenda integrata, e da Clienti importi la tua lista.